Хаттама Баяндау хат оларды жазу толтыру тәртіптері

Х А Т Т А М А
ХАТТАМА - бұл ұйымдарда, мекемелерде, кәсіпорындарда қаралған жиналыс, отырыс, кеңестің болған жерін, өткізудің мақсат-міндетін, уақытын, қатысушылардың құрамын, жасалған баяндамалардың мазмұнын, сөйлеушілер мен қаралған мәселелер бойынша шешімдерді жазып отыратын ресми құжат.
Мәжілісхат қысқа ғана мазмұнды немесе кең көлемді болуы мүмкін. Оның көлемі жиналыста қаралған мәселедердің мән мазмұнына байланысты.
Мәжіліс (кеңес,жиналыс) дайындауда алдын-ала жұмыстар жүргізіледі. Олар мекеменің жұмыс жоспарымен (уақыты көрсетілген, қаралатын мәселе анықталған) сәйкес жүргізіледі. Жиынның күн тәртібі бір апта, кейде одан да көп уақыт бұрын жасалады. Онда талқыланатын сауалдар тізімі көрсетіледі.
Бұйыру іс қағазының құрылымдық бөліктеріне немесе басшы қызметкерлеріне жүктеледі. Жауапты адамның аты-жөні іс қағазының соңғы пунктінде көрсетіледі. Басшы адамдардың қадағалауы жауапкершілікті арттырады.
Мәжілісхаттың құрама бөліктері:
1. Қағаздың орта тұсына құжаттың аты, рет саны (қатар нөмірі) жазылады.
Мысалы:


Хаттама
..........................................№.................................
2.Оның астынан мекеменің, ұйымның, оқу орындарының т.б. аты жазылады.
Мысалы:
ОҚМУ-нің филология факультеті ұжымының мәжілісі.
3. Қала (ауыл, аудан орталығы т.б.) аты, жиналыс (мәжіліс, кеңес) болған күні,айы, жылы жазылады. Мысалы:
Шымкент қаласы 12 наурыз 2000 жыл.
4. Жиналыс басқаруға сайланған төраға мен хатшының аты-жөні жазылады.
Мысалы:
Төрағасы: ..........................
Хатшысы: .................................
5.Оның төменгі жағынан қатысқан шақырылған адамдардың тізімі (саны) жазылады.
Мысалы: 1) факультет деканы: ..........................
(аты-жөні)
2)
3)
6. Күн тәртібіндегі мәселелер берілді.
Мысалы:
1) Курс аралық өнер конкурсының қорытындысын
шығару тыңдалды: Тасболатов Б.М...........................
баяндаманьщ тексі қоса беріліп отыр.
2) Сөйлегендер:
С.А.Махатова...............сөздің қысқаша жазбасы
А.Б.Ералина ..........................
ХАТТАМА ҮЛПСІМЕН ТАНЫСЫҢЫЗ ХАТТАМА
..........................................№.........................................
Шымкент
..................................................................................
жөніндегі комиссия мәжілісі

Төрағасы- Т.Т. Таласов С.С.Ахметов
Хатшысы- С.Ж.Айдаров Ж.К.Садықов
Қатысқандар 20 адам (тізімі қоса беріліп отыр)

Күн тәртібі: 1.
1. Тыңдалды; Б.М.Кәденовтің баяндамасы
.........................................................................................
Баяндама тексі қоса беріліп отыр
Хаттама - жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдардың мәжілістеріңде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.
Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін.
Қысқа хаттамалрда (оның мәтінінде) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сейлеген сөздерінің тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің толық мәтіні келтірілмейді.
Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі.
Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қам-тамасыз етілгенін көрсетеді.
Мәтіннің кіріспе бөлігілде қатысушылардың құрамы күн тәртібі, негізгі бөлігінде тыңдалған мәселе, сөйленген сөздер және қабылданған қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады.
Осындай үлгі бойынша басқарудың алқалық органдарының ресми мәжілістерінің хаттамалары жасалады (17, 173).
Кәсіпорынды құру туралы хаттаманы машинкада басып толтырудың формуляр-үлгісі мынадай:
ХАТТАМА
00.00.00. № 1
Алматы
Құрылтайшылар жиналысы
Аты
Төраға — тегі, есімі, әкесінің аты
Хатшы — тег, есімі, әкесінің аты
Қатысқандар — аты-жөндері
Күн тәртібі:
1...................құру туралы
2...................Жарғысын бекіту туралы
1. ТЫНДАЛДЫ СӨЙЛЕГЕНДЕР
ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ
2. ТЫҢДАЛДЫ СӨЙЛЕГЕНДЕР
ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ
Төраға қолы Қойылған қолдың анықтамасы
Хатшы қолы Қойылған қолдың анықтамасы

Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден бастап нөмірленеді. (Хаттама –тақырыбы ретінде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрі жазылады. Ол құжат атымен сөйкестіре жазылуы керек. Мысалы, педагогикалық кеңес отырысы. Хаттама мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі.
Кіріспе бөлікте төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртібі, шақырылғандар, қатынасқандар туралы мәлімет жазылады. Фамилиялар алфавит тәртібімен, иерархиялық тәртіппен беріледі, я болмаса олардың жалпы саны көрсетіледі. Ал ат - атымен жазылған тізім хаттамаға қосымша тігіледі. Мысалы, қатынасқандар саны: 43 (тізім беріледі).
Белгілі бір кворум болу міндетгі отырыстарда қатынасушылардың жалпы саны және шешім қабылдауға тиіс қатысушылар саны көрсетіледі.
Күн тәртібіндегі мәселелер маңыздылығына қарай нөмірленіп беріледі. Хаттаманың негізгі бөлігі мынадай үш пункттен тұрады:
1. «ТЫҢДАЛДЫ» 2. ЖАРЫССӨЗ. 3. ҚАУЛЫ.
«ТЫҢДАЛДЫ» бөлімінде қаралатын негізгі мәселе сөз болады, "ҚАУЛЫ" бөлімінде шешім жазылады. Бұл сөздер бас әріптермен азат жолдан жазылады. Сөз сөйлегендер мәтінінің мазмұны үшінші жақ, жекеше түрде жазылады. Қаулы мәтіні нақты және не істеу керектігі, орындаушы-сы, мерзімі көрсетіледі.
Толық редакцияланған және безендірілген хаттамаға алқалық ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.
Алқалық ұйым шешімдері орыңдаушыларына өкілетті құжат ретінде (бұйрық, шешім, қаулы) немесе хаттамадан көшірме я үзінді ретінде жеткізледі.

БАЯНДАУ ХАТ
Баяндаухат - жазылып отырған мекеменің немесе жоғарғы ұйымдардың басшыларына қандай да бір мәселені жан-жақты айтып ұсыныс жасайтын, өтініш ететін іс қағаздардың түрі.
Баяндау хат ұйымның өз ішінде жазылса баяндаушының оң қолымен ақ қағазға жазылып, қол қойлады, күні, айы көрсетіледі.
Егер баяндау хат сыртқы, басқа жоғарғы ұйымдар мен мекемелерге жазылса, онда ол арнаулы қағазға машинкаға теріліп,мекеме басшысьшың қолы қойылып, күні, айы, нөмері, тақырыбы көрсетіліп жіберіледі.
Сонымен бірге баяндау хат еңбек тәртібінің бұзылуына байланысты, яғни келісім шартын дұрыс орындалмауы немесе басқа осы сияқты келісілген мәселелердің бұрмаланған кезінде де жазылады.
Баяндау хат мынандай жағдайларда жазылады:
Келісім шарттың дұрыс орындалуы.

БАЯНДАУ ХАТ
Қазақстан Республикасы Халыққа білім беру министрі__________жолдасқа
Бізді4 мәлімдемсміз бойымша Қазақтың, мемлекеттік қыздар институты мына төмендегі жас мамандарды жолдамамен арнайы жіберген болатын.

1. Мұсабаева С.Қ.
2. Рахманқұлов Ш.С.
3. т.б.
Бірақ осы уақытқа дейін олардың келмеуіне байланысты оқу жұмыстарын жүргізуде үлкен қиындықтар туып отыр. Жас мамандарды қызмет орнына келтіру жөнінде Сіздің көмегіңізді сұраймыз.

Оңтүстік Қазақстан облыстық
Халыққа білім беру
Басқармасының бастығы:- (қолы)....