Информатика | Мәліметтер базасын арнайы өңдеу әдістерін таңдау

Мәліметтер қоймасын қолдану, ондағы мәліметтерді басқарудың программалық жабдығының бар болуын қажет етеді. Оны мәліметтер қоймасын басқару жүйесі (МҚБЖ) деп атайды.
МҚБЖ – бұл АЖ-ны қолданушылардың қолданбалы есептерден мәліметтерге енуін қамтамасыз ететін, ақпарат массивтеріне кіру-шығу, оны тиеу, жөндеу үшін қажетті жалпы жүйелік программалар жиынтығы. Мәліметтер қоймасын МҚБЖ-мен біріктіріп, мәліметтер банкісі (МБн) деп атайды. МБн құрамы – мәліметтер қоймасы мен МҚБЖ-дан тұрады.

Әрбір МҚБЖ-ның өзіндік тіл жабдығы бар. Олар мәліметтерді сипаттап жазу үшін, мәліметтерді басқару амалдарын жасап және оларға ену үшін қажет.
Қазіргі уақытта АЖ-ны ұйымдастыру үшін көп мөлшерде әртүрлі МҚБЖ-ны қолданып отыр. Әрбір АЖ нақты МҚБЖ-нгы қолданса, экономикада көбінесе FoxBase, FoxPro, PARADOX, Access, ORACLE және басқада МҚБЖ қолданылады.

Кез келген МББЖ мәліметтермен төрт қарапайым операция орындауға мүмкіндік береді:
• Кестеге бір немесе бірнеше жазбаны қосу;
• Кестеден бір немесе бірнеше жазбаны қою;
• Кейбір өрістердің бір немесе бірнеше жазбаларындағы мәндерді жаңарту;
• Берілген шартты қанағаттандыратын бір немесе бірнеше жазбаларды табу.
Кез келген МББЖ-мен жұмыс процесінде мәліметтер базасында файл жасау басталған жері болып саналады.
Access мәліметтер базасын құра алатын объектілердің типтеріне басты
терезенің негізгі бөліктері сәйкес келеді. Бұлар Таблицалар, Сұрау салулар, Есептер, Парақтар, Макростар мен Модульдер.
Терезе тақырыбы – мәліметтер базасының файл атауы.
Мәліметтер базасының негізгі объектілерге арналған қосымшасынан
басқа үш бұйрықтық кнопкалар бар: Ашу, Конструктор, Құру. Олардың көмегімен кесте жұмысының режимі таңдалады.



Егер Таблица қосымшасы таңдалса, бұл қосымшаның терезесінде осы
МБ-да бар кестелердің тізімі бейнеленеді.
Бар кестені ашу үшін оның атын бұл тізімде ерекшелеп, Ашу кнопкасын басу керек.
Жаңа кестедегі МБ-ны іске қосу үшін Құру кнопкасын басу қажет.
Бар кестенің макетін түзеу үшін оның тізімдегі атауын ерекшелеп, Конструктор кнопкасын басу керек.
Жалпы МБ-ның өңдеу әдістері – дайын кестеге өзгерістер енгізу болып табылады. Ең алдымен, кестелермен жұмыс жасаудан бастаған дұрыс. Себебі осы құрылған кестелерге өңдеу жүргізіледі. Сонымен қатар кестенге мәліметтерді енгізу, оны сақтау және тағы басқалары мәліметтерді өңдеу әдістеріне жататындығын айта кеткен жөн.
Конструктор режиміндегі кесте терезесі суретте көрсетілген. Терезенің жоғарғы жағында өрістерді, мәліметтер типі мен баяндауларды көрсеткен өрістердің жай тізімі болып табылатын кестенің жасалатын немесе жаңғыртылып, жетілдірілетін макеті тұрады.



Өріс бағанында өрістердің атауын тересіз. Егер өріс үшін Қол қасиеті-белгісі берілмесе, онда өрістің Атауы бір уақытта болашақ кесте бағанының аты болып шығады. Әрбір өріске арналған тип мәліметтер типін таңдаудың ашылатын кнопкасымен ашылған тізімнен таңдалады. Бұл кнопка – басқарудың жасырын элементі. Ол бланк өрісінде шертуден кейін ғана бейнеленеді.
Бланктің төменгі бөлігінде жоғарғы бөлікте ерекшеленген өріс қасиетьтерінің тізімі болады. Қасиеттердің кейбірі үнсіз келісім бойынша берілген. Өрістердің қасиеттері болуы міндетті емес. Оларды қалау-тілек бойынша баптауға, тіпті қозғамауға да болады.
Енгізілген мәліметтерді жүйе қалай өңдеу керектігін білуі үшін Ай-күн/уақыт өрісі үшін пішімді міндетті түрде көрсету керек. Мысалы, егер Ай-күннің қысқаша пішімін таңдасақ, жүйе сізден нақ ай-күнді енгізуді күтеді, ал егер Уақыттың қысқаша пішімін таңдасақ, бұл өрісте СС.ММ(сағаттар мен минуттар) теруге тура келеді.
Мәнге арналған шарт қасиетінің мәні ретінде верификация ережесін, яғни мәліметтерді осы өріске енгізінгенде «Ақиқат» мәнін қабылдауға тиісті логикалық бейнелеуді көрсетуге болады.
Егер сіздің кестеңіздің алғашқы кілтіне бір өріс кірсе, Өрісті индексациялау қасиетінде ол үшін мынаны таңдайсыз: Иә, тура келу болмайды, сосын Түйінді анықтау кнопкасында құралдар панелінде шертіңіз.
Осылайша кестеңіздің бастапқы кілтін анықтайсыз.
Кесте құрылымын жасау аяқталып, бланк жабылады (мұндайда жүйе кестені сақтауға сұрау береді), сонан соң кестеге атау беріледі, сол сәттен бастап ол Мәліметтер базасындағы негізгі терезеде басқа кестелермен бірге қол жеткізуге боларлықтай жол ашылады. Қажет болған жағдайда оны ашуға болады.
Жасалған кестені Мәліметтер базасы терезесінде оның таңбашасында екі рет қатарынан шертіп ашады. Жаңа кестенің жазбалары жоқ – кесте құрылымын сипаттайтын, бағандардың атаулары ғана бар. Кестелерді мәліметтермен толтыру әдеттегі тәртіппен жүргізіледі. Енгізу меңзері қажетті ұяшыққа тышқан-тетіктің нұсқағышымен қойылады. Кезекті жазбаға көшу соңғы ұяшықты толтырғаннан кейін орындалады.
Кестелерді мәліметтермен толтырғаннан кейін сақтап қажеті жоқ – барлығы нақты уақыт режимінде автоматты түрде сақталады. Нақты уақыт режимі біз кестемен жұмыс істеген кезде үздіксіз сақтау болатындығын білдіреді.
Алайда, егер кестемен жұмыс істеген кезде оның макетін редакциялау болып өтеді, МББЖ осы өзгерістерді сақтауды растауды өтінеді.
Кестеге жазба қосу үшін МБ терезесі арқылы кестені ашып, Кірістіру – Жаңа жазба командасын беру керек.
Кесте соңына бос жол қосылып қойылады. Оған жазбаны енгізіп, ENTER пернесін басу жеткілікті.
Келесі жолға жазбаны осы әдіс бойынша енгізу мүмкін.
Жазбаны таңдап, оны оң түймемен шерткен кезде жазбамен түрлі операцияларды орындауға арналған жанама мәзір көрінеді.
Кестеге жаңа өріс қосу үшін оны ашып, Кірістіру – Баған командасын басу керек. Ашылғане бос өрісті толтыру жолы әдеттегідей.
Кесте өрісін басқа кестеге көшіру
1. Өрісті таңдап, алмастыру буферіне көшіру (Ctrl+C пернелерін басу немесе Түзету – Көшіру командасын беру).
2. Қабылдайтын кестені ашып, жаңа өріс құру. Оның типі көшірілетін өрістің типімен бірдей болуы тиіс.
3. Құрылған өрісті таңдау.
4. Буферден кірістіру командасын беру (Ctrl+V не Түзету - Кірістіру).
Ескерту:
• Көшіру үшін өріс тақырыбын тышқанның оң түймесімен басып, көрінген жанама мәзірді пайдалану да мүмкін.
• Өрістер блогын көшіру тәсілі де бір өрісті көшіру сияқты. Екі кестенің таңдалған блок өрістерінің типтері бірдей болса болғаны.
• Өрісті бір кесте ішінде көшіру үшін оны таңдап, Жылжыту және Қалдыру әдісін пайдалану жеткілікті. Жылжыту алдында көрсеткішке төртбұрышты белгінің қосылуын күту керек.

Кесте не кесте құрылымын көшіру
МБ терезесінен таңдалған кесте не оның құрылымы әдеттегідей алмастыру буфері арқылы көшірілуі мүмкін. Оны жанама мәзір арқылы көшіруге де болады. Бұл кезде орындалуы тиіс әрекеттер:
1. МБ терезесінің Кестелер қондырмасын ашып, кесте атауын оң түймемен шерту.
2. Көрінген жанама мәзірдің Көшіру пунктін таңдау.
3. МБ терезесінің кесте атаулары орналасқан облысын оң түймемен шерту.
4. Көрінген жанама мәзірдің Кірістіру пунктін таңдау терезесі көрінеді.
Одан әрі, кестені толық көшіру үшін терезесінің «Кесте атауы» өрісіне жаңа кесте атауын енгізіп, «Құрылым және берілгендер» ауыстырып қосқышын орнату. Егер тек кесте құрылымын көшіру қажет болса, атау енгізілген соң онда «Тек құрылым» ауыстырып қосқышын орнату жеткілікті. Бұл кезде экранда тек өріс тақырыптары енгізілген бос кесте көрінеді. Оны толтыру әдісі әдеттегідей.
Мәліметтер базасын басқару жүйесінің негізгі артықшылықтары жекелеген кестелермен жұмыста емес, өзара байланысты кестелердің топтарымен атқарылады. МББЖ кестелері арасындағы байланыстарды құру үшін Access Мәліметтер схемасы деп аталатын арнайы терезесі бар. Оны құралдар панелінің кнопкасында шертіп немесе Сервис/Мәліметтер схемасы бұйрығымен ашады.
Мәліметтер схемасын даярлау. Тапсырыс берушінің тұтынатын мәліметтерінің негізгі бөлігін анықтап алып, мәліметтер базасының құрылымын дайындауға кірісеміз. Мәліметтер базасын оның негізгі объектісі – кестелерінің құрылымын дайындаудан бастайды.
1. Жұмыс негізгі өрістер тізімін құрудан басталады.
2. Әр өріске қандай мәлімет орналасқанына қарай ондағы мәліметтердің типтері анықталады.
3. Жалпы тзімдегі өрістерді негізгі кестелерге орналастырады. Егер кестенің қайсыбір өрісіндегі жазбалар қайталанатын болса, онда бұл кестені екі бөлікке бөледі.
4. Әр бір кестеде түйінді өріс белгіленеді. Мұндай өріс ретінде мәліметтері қайталануы мүмкін емес өріс алынады.
5. Қағаз бен қарындаштың көмегімен кестелер аралығындағы байланысты сызып көрсетеді.түйінді өрістер бұл кестелерде майлы қаріппен көрсетілген. Бұл сызба мәліметтер схемасы деп аталады.
Кестелер арасындағы байланыс бірнеше типті болады: бірден бірге және бірден көпке.
6. Мәліметтер схемасын жасаумен мәліметтер базасын құрудың негізгі қағазға түсірілген сатысы аяқталады. Осы схеманы тапсырыс беруші жобалаушымен келісіп бекітіп алғанна кейін барып, мәліметтер базасының электрондық нұсқасын құруға кіріседі.
Мәліметтер схемасына байланыстырылуы керек барлық кестелерді енгізе отырып, кестелер өрісі арасындағы байланыстарды құруға кірісуге болады.
Өрістер арасындағы байланыс өріс атауын бір кестеден басқасына өзіне тиісті байланысты өріске апарып қою арқылы орнатылады.
Байланыстың екі негізгі белгіленген мақсаты бар. Бірінші – мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету, ал екіншісі – базаға қызмет ету міндеттерін автоматтандыру.
Бастапқы және сыртқы кілттік өрістер. МБ-ның бірдей атаулы өрпістері бар кестелерді байланыстыру және олардың кілттік етілген кейбір өрістерін пайдаланып, басқа кесте құру – Access-тің негізгі ерекшеліктерінің бірі. Негіздік кестені басқалармен байланыстыру үшін оның мәндері қайталанбайтын кілттік өрісі болуы және басқа кестенің осы атаулы өрісі болуы тиіс. Ол ұзын сандық типті кілттік өріс болуы міндетті. Егер кестеде мұндай өріс болмаса, онвы құрып алуға болады.
Кестелерді байланыстыру жолдары:
1. Аспаптар панелінің Мәліметтер схемасы (Схема данных) түймесін шертіп не Сервис – Мәліметтер схемасы командасын беріп, осы атаулы терезені ашу.
2. Мәзір арқылы Байланыстыру – кестені қосу командасын беріп не аспаптар панелінің «Кестені қосу» түймесін шертіп, кесте атауларының тізімі енгізілген «Кестені қосу» терезесін шығару.
3. Соңғы терезеден байланыстырылатын кесте атауларын таңдап, «Қосу» түймесін шерту. Таңдалған кестелер Мәліметтер схемасы терезесіне кірістіріліп қойылады.
4. «Кестені қосу» терезесін жабу.
5. Жылжыту және Қалдыру әдісі бойынша көрсеткішті кестенің кілттік өрісінен кестенің байланыстыратын өрісіне жылжытып әкелу. Төменінде «Қатынас типі: «Бірі – Көбіне» жазуы орналасқан «Байланыстар» атаулы сұхбаттық терезе көрінеді».



6. Терезенің «Берілгендер тұтастығын қамтамасыз ету» ауыстырып қосқышын орнатып, «Біріктіру» түймесін шерту. «Біріктіру параметрлері» сұхбаттық терезі көрінеді.
7. Терезеде «Байланыстырылған өрістері бірдей жазбаларын біріктіру» ауыстырып қосқышын орнатып, ОК түймесін шерту. «Байланыстар» терезесі қайта көрінеді.
8. Оның Құру түймесін шерту. Кестелер сызық арқылы байланыстырылып қойылады.




Ескерту: Сервис – Мәліметтер схемасы командасын беріп, кестелер арасында байланыс орнатылғанына көз жеткізуге болады.
Негізгі кестенің бір кілттік кодына бағыныңқы кестекнің біәр ғана жазуы сәйкес келетін жағдайлар да көп. Мұндай қатынас типін Бірі – біріне деп атайды.
Access-тің ерекшеліктерінің бірі – байланысты кестелердің түрлі өрістерін пайдаланып, автоматты түрде жаңа кесте құруға болады.
Кестелерді байланыстырып, жаңа кесте құру сияқты информацияның түрлі категориялары арасындағы қатыстьарды анықтап, өңдей алатын МБ-реляциялық Мәліметтер базасы деп аталады.
Кестені импорттау. Access сыртта құрылған түрлі файлдық деректерді импорттай алады. Оларды FoxBase, FoxPro деректер қорынан импорттау жеңіл. Excel-ден импорттау біраз еңбекті қажет етуі мүмкін, себебі электрондық кесте түрлі типті деректерден тұратын бағандарды да сақтайды. Егер әр бағанында бір типті деректер сақталған болса, электрондық кестені импорттау қиын емес.
МБ терезісінде Кесте – Құру командасын беріп, Жаңа кесте терезесін ашу.
Терезеден Импорттау қатарын таңдап, ОК түймесін шерту. «Импорт» терезесі көрінеді.
Терезеде файл типін және файл атын таңдап, «Импорт» түймесін шерту. Импорт шебері программасы іске қосылып, кесте үлгісі көрсетілген оның бірінші қадам терезесі көрінеді.
Кестені мәліметтердің өсуі бойынша сорттау үшін кестені ашу режимінде ашып алып, таңдау және аспаптар панелінің Өсу бойынша сорттау түймесін шерту жеткілікті.
Мәліметтер базасына пароль орнату үшін Сервис – Қорғау – Пароль орнату командасын беріп, көрінген терезе өрісіне пароль орнату жеткілікті.

Қорытынды

Жалпы қорытындылай келсек, барлық өндірістерде, ауыл шаруашылығы мен оқу орындарында, коммерциялық мекемелерде және банктерде, жеке кәсіпкерлік фирмаларда және де көптеген тағы да басқа салаларда МББЖ қолданылады десек қате айтқанымыз емес. Себебі мұндай салаларда түрлі берілгендерді дайындау, оларды өңдеу, сақтау жиі кездеседі. Мысалы, жоғарғы оқу орындарында дайындалатын мәліметтер:
• Түрлі бөлімдерде жұмыс істейтін адамдардың тізімі (фамилиясы,аты, білімі,адресі,үй телефоны, т.б.);
• Факультеттер, олардың құрамындағы кафедралар мен кафедра қызметкерлерінің тізімдері;
• Студенттер жөнінде мәліметтік тізімдер,т.б.
Әр бір салаға байланысты өзіндік мәліметтері болғандықтан, әр түрлі МБ құрылады, осы құрылған МБ бойынша көптеген өңдеулер, сұраныстар, кесте аралық байланыстар жүргізіледі.
Өңдеу әдістерін таңдау жобалаушы мен қолданушының тапсырысына байланысты болып келеді, яғни қандай өңдеу жұмыстарын жүргізу керектігін тапсырыс беруші өзі біледі.
Жалпы жасалған МБ-н өңдеу жұмыстары, жоғарыда жазылған өңдеу әдістері бойынша жасалады.
Қорыта айтсақ, бұл рефераттың мақсаты – МБ-н құру кезінде, оны тек қана құрып қана қоймай, сонымен қатар оған өңдеу жасай алуды түсіндіру. Және ол өңдеу әдістері қалай жүргізіледі, қандай жағдайда қолданылады, сонымен қатар импорттау арқылы , яғни басқа жерден керек мәліметті қалай алуға болатындығын тағы да басқа көптеген өңдеу әдістеріме,н таныстыру және оны тиімді пайдалануды үйрету болып табылады....