Бухгалтерлік есеп | Фирманың негізгі қорларының есебінің ақпараттық жүйесі

Мазмұны
Кіріспе
1. Фирманың негізгі қорларының есебінің ақпараттық жүйесін негіздеу
1.1 Қолдану саласын талдау.................................................................5-7
1.2 Ақпараттық жүйені тұрғызудың мақсаты...……………………..7-8
1.3 Ақпараттық жабдықтау құрылымына қойылатын талаптар......8-13
1.4 Ақпараттық жүйенің концептуалды сызбасы............................13-16
1.5 Ақпараттық жүйенің декомпозиция сызбасы.................................17
2. Фирманың негізгі қорларының есебінің ақпараттық жүйесін жобалау
2.1 АЖ жобалау ..................................................................................18-20
2.2 Мәселенің қойылымы.........................................................................21
2.3 Кіріс ақпарат...................................................................................22-24
2.4 Шығыс ақпарат...................................................................................25
2.5 Программалық жабдықтау сипаттамасы......................................26-27
Қорытынды.....................................................................................................28
Пайдаланылған әдебиеттер.........................................................................29
Кіріспе
Ақпарат – латынның “informatio” деген сөзінен шыққан, яғни істің жай-күйі немесе біреудің іс-әректі туралы ақпарат, мәлімдеме немесе қандай да бір нәрсе туралы мәліметтер жиыны.
Ақпарат жүйесі – қандай да бір обьектіні басқаруға қажетті ақпаратты жинау,сақтау,жаңарту,өңдеу,іздеу және шығарып беру жүйесі деп қарастырылады. Әрбір ақпарат жүйесі ақпараттық обьектілердің бірігуін қамтитын қандай да бір ақпараттық кеңістікті бейнелейтін пәндік саланы иемденеді. Ақпарат жүйесіне қатысты ақпарат құрылымын қарастырсақ, оны ақпараттық бірліктерге: реквизиттер, көрсеткіштер, құжат, массив, ақпарат ағыны және ақпарат жүйесі деп бөлуге болады. Мұндағы ақпараттың әрі қарай бөлінуге жатпайтын ең кіші өлшем бірлігі – реквизит десек, оның екі түрі бар екені белгілі: реквизит-негіз және реквизит-белгі. Әрбір реквизит әріптер мен сандар жиынтығынан тұрады және мән-мағынаның сандық қасиетін сипаттайды. Бұл жағдайда ол реквизит-негіз деп аталады. Ал ол мән-мағынаның сапалық қасиетін білдірсе, ол – реквизит-белгі деп аталады.
Ақпарат жүйесін тұрғызу мақсаты – Фирманың негізгі қорларының есебінің ақпараттық жүйесін талдау және автоматтандыру. Ақпараттық жүйені тұрғызудағы мақсат – ақпарат қорларының өзара тиімді әсерлесуін өзгертпей біріктіру болып табылады.Мен осы курстық жұмысымда фирманы қорлар есебін дұрыс жүргізу жолдарын, кезеңдерін, нарыққа өтудің жолдарын, даму перспективаларын жасаумен, шаруашылық жүргізудің түрлі формаларын қолдану тиімділігін, жедел басқарушылық шешімдерді орындауымен, ауқымды кеңейтілуіне талдау жасау болып табылады. Осыған байланысты ЭЕМ негізінде экономикалық талдауды автоматтандыру объективті қажеттілік болуда. Ол басқару процесінде сапалы ақпараттық қызмет көрсетудің маңызын арттыру, техникалық мүмкіндіктердің қарқынды дамуы мен экономиканың дамуының негізінде орындалады.
Осы курстық жұмыстың мақсаты- фирманы негізгі қорларың есептеудың дұрыс және тиімді жолдарын құру. Қолда бар потенциалды қолдану және фирманың ыдырауына жол бермеу. Бұл стратегиялық жоспарлау мен басқаруға анағұрлым салмақты қарауды, фирманың іскерлік белсенділігінің дамуына негіз жасайтын заман талабына сай ақпараттық технологияларды қолдану.
Іскерлік белсенділік деп ұйымның, оны құраушыларының сыртқы ортамен үйлесімді келісілген дамуы негізінде экономикалық өсуіне, соның ішінде өндірістік-өткізу жүйесі себептесетін әрекерттердің жиынтығын түсіну қажет.
Іскерлік белсенділікті сандық бағалау дәстүрлі түрде екі бағыт бойынша жүзеге асырылады- жоспардың орындалу дәрежесі бойынша және ресурстарды қолдану тиімділігінің деңгейі бойынша.
Қазақстан Республикасында осы күнгі қолданылып жүрген ереже бойынша фирмалар жылына кем дегенде бір рет өздерінің меншігіндегі материалдық қорларына түгендеу жұмысын жүргізуі керек. Түгендеу жұмысы міндетті түрде мынадай жағдайда жүргізіледі:
• Жылдық есеп беру (жыл аяғында) алдында маусыммен жұмыс істейтін қайта өндіруші ұйымдар, сондай-ақ дайындаушы және басқа ұйымдар материалдар мен шикізаттарға олардың қалдығының азайған кезінде түгендеу жұмысын жүргізе алады.
• Материалдық қорларды міндетті түрде түгендеу материалдарға жауапты адамның ауысуына байланысты, ұрлық және қиянат жасалғанда, сондай-ақ материалдық қорлар бұзылғанда, табиғи апат, өрт болғанда, ұйым таратылғанда (қайта құрылғанда) тағы да басқа жағдайларда жүргізіледі.
Түгендеу жүргізу үшін фирма басшысының бұйрығымен орталық түгендеу комиссиясы құрылады. Бұл комиссияны кәсіпорын басшысы немесе оның орынбасары басқарады. Сонымен қатар әрбір цех, бөлімше бойынша жергілікті түгендеу комиссиясы құрылады. Оның жұмысын орталық комиссия ұйымдастырып және басқарып отырады.
Фирма басшысының бұйрығымен түгендеу жүргізу оның басталуы және аяқталуы мерзіміне жауапты адам тағайындалады. Түгендеу жұмысы материалдарға жауапты адамның жауап-кершілігіндегі материалдардың түрлері және олардың сақтаулы тұрған жерлері бойынша жүргізіледі.Фирмада сақталып тұрған, бірақ оның өз меншігіне жатпайтын яғни басқа ұйымдардың немесе жеке адамның материалдарында түгендеу керек.[12]
1. Фирманың негізгі қорларының есебінің ақпараттық жүйесін негіздеу
1.1 Қолдану саласын талдау
Материалдар өздері сақталып тұрған жері бойынша, яғни кәсіпорын қоймасында және кәсіпорын бухгалтериясында есептеледі. Материалдық қорлардың қоймадағы есебінің дұрыс ұйымдастырылуы олардың дұрыс сақталуына, қоймадағы жұмыстың дұрыс жүргізілуіне және олардағы жұмыстың қалай қойылғандығына байланысты. Қоймада материалдық қорлардың әрбір түрлері, сорттары бойынша бөлек сақталуы тиіс. Материалдардың маркасы, сорты, көлемі, номенклатуралық нөмірі, өлшем бірлігі,сақталып тұрған материалдардың мөлшері , тағы да басқа көрсеткіштер картон немесе фанерге жазылып, материалдарға байланып немесе жапсырылып қойылады. Қоймадағы және цехтағы материалдардың талдамалық есебі белгіленген түрі бойынша олардың ішінде сорттары мен маркаларына орай жүргізіледі. Қоймада материалдық қорлардың тек қана сандық есебі жүргізіледі. Материалдардың әрбір номенклатуралық нөмірі бойынша бөлек үлгілі түрі М-17 карточкасы ашылады. Бұл карточкада материалдық қорлардың аты, мөлшері, көлемі, сорты, өлшем бірлігі, номенклатуралық нөмірі және есептеу бағасы көрсетіледі. Бұл карточканы жаңадан кіріске алынған материалға кәсіпорынның бухгалтериясы дайындап, одан кейін кіріс ету ордерімен тізілім (реестр) бірге қоймаға беріледі. Қойма қызметкері немесе қойма меңгерушісі алынған карточкаға материалдық қорлардың қай жерде сақталып тұрғаны жайлы деректер толтырады. Материалдық кіріс-шығысының сорттық-сандық есебін сол материалдарға жауапты адам жүргізеді. Кейбір жағдайда материалдарға жауапты адамның келісімі бойынша қойманың карточкалық есебін жүргізу жұмысы басқа адамға, яғни есепшіге немесе операторға жүктелуі мүмкін. Материалдардың түрі номенклатуралық нөмірі аз болатын кәсіпорынның қоймаларында бұл карточканың орнына материалдар есебін тиісті түрде жүргізуге дайындалып жасалған сорттық есеп кітабында жүргізуге болады. Мұндай жағдайларда сорттық есеп кітабында қойма есебінің карточкасындағы деректер болуы қажет. Қоймашы белгіленген тәртіп бойынша толтырылған алғашқы құжаттардың негізінде материалдардың кіріске алынуын және есептен шығару операцияларын, олардың іске асырылған күнін қойманың есеп карточкасына жазып, онда материалдық құндылықтардың сол күннің соңындағы қалдығын шығарып отыруы керек. Бұл карточкада материалдардың қалдығы әрбір операциядан кейін шығарылып отырылады.
Айта кететін жағдай, ай соныңда бухгалтерияға ондағы көрсетілген материалдың алынған немесе алынып болмағанына қарамастан шектеулі-заборлық карточкасының барлығы тапсырылуы тиіс. Толық алынып болмаған материалдар үшін келесі айға жаңа шектеулі-заборлық карта жазылып береді.Қоймашы материалдардың қоймалық сорттық есеп карточкасының деректері негзінде жабдықтау бөліміне материалдардың әр номенклатуралық түрінің қалдығы, оның тұрақты қор мөлшерден ауытқуы, көптен бері пайдаланылмай жатқан материалдар жайы деректер беріп отырады. Қоймалық сорттық карточканың дұрыс жүргізілуіне бухгалтерия бақылап отыруы керек.Бухгалтерия қызметкері жиі-жиі (апта сайын, 10 күнде) қоймашымен қоймадағы операцияларды жүргізуге негіз болған алғашқы құжаттардың дұрыс жазылуын, қоймалық сорттық карточканың дұрыс жүргізілуін және карточкадағы материалдар қалдығының дұрыс шығарылуын тексеріп отыруы қажет. Карточкадағы жазылған операциялардың дұрыстығын және оны тексергені жайлы бухгалтерия қызметкері есеп карточкасының тиісті жеріне қол қояды. Қоймалық-сорттық карточкалардағы жазуды тексеру, қойма меңгерушісінің бухгалтерияға материалдарды кіріске алуы кезінде тапсыратын есептерінің негізінде жүргізіледі. Қойма меңгерушісінің бухгалтерияға тапсыратын құжаттары үлгілі түрі М-18А «Құжаттарды қабылдау-өткізу құжатына» тіркеледі. Материалдарға жауапты адамның келісімі бойынша бухгалтерия қызметкері әр операцияның дұрыстығын тексергені жайында және құжатты қабылдағаны жайында карточкаға қол қояды.Мұндай жағдайда құжаттарды қабылдау-өткізу тіркелімін жасаудың керегі болмайды. Егер орталық қойма немесе цех қоймасы ұйымның басқармасынан қашық жерде орналасқан жағдайда жүргізілетін операциялардың дұрыс құжатталынуы, материалдарға жауап беретін адамның есеп карточкасын дұрыс жүргізуі орталық бухгалтерияда тексеріледі. Мұндай жағдайда кіріс және шығыс ету құжаттары белгіленген уақытта тіркелімдермен бірге бухгалтерияға табыс етілуі керек. Фирманың орталығынан қашық жерде орналасқан қойма меңгерушісі белгіленген күні бухгалтерияға екі дана етіп материалдардың ай соныңдағы қалдық тізімдемесін тапсыруы керек. Тізімдеме құрамында өзгерісі (кірісі мен шығысы ) бар материалдар бойынша жасаланып, онда тек қана материалдардың сандық қалдығы көрсетіледі. Тізімдемеге цех, қойма, бөлімше бастығы және ол құжатты толтырушы қол қояды. Дұрыстығын тексеріп болғаннан кейін тізімдеменің бір данасы жіберілген қателіктер жөніндегі ескертумен қоймаға қайтарылады. Материалдардың есебін жедел оперативтік, бухгалтерлік, қалдықтық әдіспен жүргізген жағдайда қоймалық есеп карточкасымен қатар үлгілі түрі М-20 қоймадағы материалдар қалдығын есептеу тізімдемесі жүргізіледі. Қойма меңгерушісі карточкалардағы ай бойындағы жиынтық деректері бойынша материалдардың келесі айдың бірінші күніне қалған қалдықтарын осы тізімдемеге көшіріп жазады. Тізімдемеде материалдар қоймалық есепте қаралған номенклатуралары бойынша аралық шоттарға(субшоттарға) және синтетикалық шоттарға топталғаны күйінде көрсетіледі. Бухгалтерияда материалдардың қалдығы олардың жоспарланған есептеу бағасына көбейтіліп, ай аяғына қалған материалдардың жалпы сомасы анықталады. Егер пайдаланатын материалдар номенклатуралары аз болған жағдайда материалдарды алған адамдардың қолың тек қоймалық есеп карточкасында қою арқылы босатуға болады. Мұндай карточкалар тек 1 айға ғана ашылып, ай соңында бухгалтерияға тапсырылады. Келесі айда олардың орнына жаңа қоймалық есеп карточкасы ашылып, оған материалдардың ай басындағы қалдығы жазылады. Құрылыс ұйымдарның құрылыс басындағы бөлімшелері қоймалық-сорттық карточкасының орнына ай сайын материалдардың кірісі, босатылуы және қалдығы жайлы үлгілі түрі М-19А санды карточкасын толтырып есеп беріледі. Бұл есепте материалдарға жауапты адамның жауапкершілігіндегі материалдардың барлығы кіргізіледі. Берілетін есепте материалдардың кіріске алынуы, шығыс етілуі және қалдығы алғашқы құжаттары(кіріс ету, босату,түгендеу) негізінде көрсетіледі. Құрылыс бөлімшелері құрлысықа жұмсалған материалдарға босату құжатын толтырмайды. Сондықтан да олардың бухгалтерияға берген есеп мәліметтеріне құрылысқа пайдаланылған материалдардың алғашқы құжаты тіркелмейді.[12]
1.2 Ақпараттық жүйені тұрғызудың мақсаты
XX және XXI ғасырлар тоғысуындағы ғылыми-техникалық прогрестің адамзат алдындағы басты жетістіктерінің бірі- ақпаратты басқару құралына, ал ақпарат ағынын қажетті қор көзіне айналдырып және оны тиімді өңдеу құралы - компьютерлік техниканы қоғамдағы барлық салаларға жаппай ендіру болып отыр. Басқару үрдісіндегі негізгі элемент болып саналатын ақпарат жүйесінің және оған қатысты жаңа технологиялардың даму қарқыны - оны жобалаудағы жаңаша ыңғайларды қалыптастыруда. Ақпарат жүйесін күрделі динамикалық жүйе ретінде қарастырып, оны жүйелік ыңғаймен зерттеу қолға алынды. Жүйелер теориясын ақпарат жүйелерін зерттеуде қолдану – обьектілерді басқару мен реттеу барысын үлгілеуде аса қажетті өзара әсерлесетін еркін құрылымдағы агрегаттар жүйесі ретінде қарастыратын, күрделі жүйелерді үлгілеуді ұйымдастыру әдісін ұсынды.
Елімізде өтіп жатқан нарықтық қатынастар тек экономиканы дамыту үшін ғана емес, бүкіл қоғамдық өмір үшін де орасан зор маңызы бар екендігін республикамыздың тәуелсіздігінің 10 жыл ішінде атқарылған жұмыстар көз жеткізе дәлелдейді. Реформа қалыптасқан экономикалық қатынастарға елеулі өзгерістер енгізді және сайып келгенде әрбір еңбекшінің мүддесін қамтыды. Сондықтан бұған дейін ынта-ықыластың уақыт өткен сайын әлсіремейтіндігінің, қайта арта түсетіндігін өмір көрсетіп отыр[1].
Нарықтық экономика жағдайында экономикалық қызметтің барлық экономикадағы негізгі буыны – бұл фирмалар. Міне, сондықтан да , бұл деңгейде қоғамға қажетті өнім өндіріліп, қызмет көрсетілуі тиіс. Бұған жағдайлар да бар. Өйткені фирмаларда ең білікті кадрлар жинақталады. Мұнда ресурстарды үнемдеп жасау, жоғары өнімді техникалар мен технологияларды қолдану мәселелері кең түрде шешіледі. Фирмаларда өндірісті және өнімдерді сатуға кететін шығындарды мейлінші азайтуға қол жетеді. Сол сияқты бизнес-жоспарлар әзірленеді, маркетинг қолданылады, тиімді басқару жүйесі – менеджмент іске асырылады.
Ақпараттандыру - жеке және заңды тұлғалардың ақпаратық қажеттіліктерін қанағаттандыру мақсатында ақпараттық ресурстарды, ақпараттық жүйелерді ақпараттық технологияларды қолдану негізінде құруға және дамытуға бағытталған ұйымдастырушылық, әлеуметтік - экономикалық және ғылыми - техникалық үрдіс[2].
Мен осы курстық жұмысымда фирманы қорлар есебін дұрыс жүргізу жолдарын, кезеңдерін, нарыққа өтудің жолдарын, даму перспективаларын жасаумен, шаруашылық жүргізудің түрлі формаларын қолдану тиімділігін, жедел басқарушылық шешімдерді орындауымен, ауқымды кеңейтілуіне талдау жасау болып табылады. Осыған байланысты ЭЕМ негізінде экономикалық талдауды автоматтандыру объективті қажеттілік болуда. Ол басқару процесінде сапалы ақпараттық қызмет көрсетудің маңызын арттыру, техникалық мүмкіндіктердің қарқынды дамуы мен экономиканың дамуының негізінде орындалады.
Осы курстық жұмыстың мақсаты- фирманы негізгі қорларың есептеудың дұрыс және тиімді жолдарын құру. Қолда бар потенциалды қолдану және фирманың ыдырауына жол бермеу. Бұл стратегиялық жоспарлау мен басқаруға анағұрлым салмақты қарауды, фирманың іскерлік белсенділігінің дамуына негіз жасайтын заман талабына сай ақпараттық технологияларды қолдану.
Іскерлік белсенділік деп ұйымның, оны құраушыларының сыртқы ортамен үйлесімді келісілген дамуы негізінде экономикалық өсуіне, соның ішінде өндірістік-өткізу жүйесі себептесетін әрекерттердің жиынтығын түсіну қажет.
Іскерлік белсенділікті сандық бағалау дәстүрлі түрде екі бағыт бойынша жүзеге асырылады- жоспардың орындалу дәрежесі бойынша және ресурстарды қолдану тиімділігінің деңгейі бойынша.
1.3Ақпараттық жабдықтау құрылымына қойылатын талаптар
Ақпараттық жабдықтау (АЖ) – бұл ақпараттық жүйеде қолданатын экономикалық ақпаратты жіктеудің және шартты белгілеудің бірыңғай жүйелері мен құжаттардың және ақпарат массивтерінің үйлестірілген жүйелерінің бірігуі болып табылады. Ақпараттық жабдықтаудың негізгі бағыты сақталуынан, ақпараттың жинақталуынан, ақпараттық базаға өзгеріс енгізуден басқару шешімдерін қабылдау үшін кіріс ақпараттарының берілуінен тұрады.
Ақпараттық жүйенің жабдықтау жүйелері, функционалды ішкі жүйелеріне қарамастан барлық экономикалық ақпарат жүйелеріне бірдей болады. Оның құрамы белгілі бір пәндік аймаққа қатысты емес. Жабдықтаушы ішкі жүйелеріне: ұйымдастырушылық, техникалық, математикалық, программалық, ақпараттық, лингвистикалық, және технологиялық ішкі жүйелері кіреді.
Ақпараттық жабдықтау - ҚЕАЖ-де қолданылатын техникалық-экономикалық ақпараттарды сыныптаудың және кодтаудың бірыңғай жүйелері, құжаттар жүйесінің және ақпараттар ауқымының үйлестірілген жүйелерінің жиынтығы.
Шешім қабылдаудың тиімділігі айналымдағы ақпаратты толықтығына, сапасына, сенімділігіне және жеделдігіне байланысты:
• Қорларды есептеу жүйесінде болатын үрдістерді объективті бейнелеу;
• практикалық нысаналылықтың болуы, яғни АЖ-ды жобалауда шешілетін мәселелерді ескере отырып атқарылуы қажет;
• тікелей бақылау және өлшеу үрдістерінде алынбайтын есепті-талдамалы ақпараттардың болуын қамтамасыз етеді;
• қорларды есептеу ұйымдастырудың барлық деңгейлерінде ақпаратты пайдаланудағы коэфициентті көтеру;
• ақпарат жүйелерінің барлық түрінің ақпараттық сиымдылығын қамтамасыз ету.
Ақпаратты жабдықтауды жобалау – бірқатар жұмыстар атқаруды қажет ететін күрделі және еңбекті көп керек ететін үрдіс:
• ақпаратты жабдықтауды ұйымдастырудың әдістемелік негіздерін жасау;
• ақпаратты сыныптаудың және кодтаудың бірыңғай жүйесін құру;
• ақпарат көлемдері мен ағындарын анықтау;
• деректер базасының құрылымы мен құрамын анықтау;
• деректер базасын бақылау және түзету тәсілдерін таңдау;
• тұтынушылардың сұраныс тілі мен деректердің сипаттамсын сәйкестендіру;
Осыған байланысты ақпараттық жабдықтауды, ақпараттық базаны құрудың құралдары мен әдістерінің жиынтығы ретінде қарастырып анықтауға болады. Ақпаратпен жабдықтау машинадан тыс және машина ішіндегі база болып бөлінеді. Сыртқы машиналық база деген бұл басқару функцияларды жүзеге асыруды реттейтін нормативтік құжаттар, заңдар және анықтамалар. Ішкі машиналық ақпараттық база кіріс және шығыс құжаттарынан тұрады.
ҚЕАЖ-нің машинадан тыс ақпараттық жабдықтау.
ҚЕАЖ-нің машинадан тыс ақпараттық жабдықтауға мыналар кіреді:
• Рейтингті талдау ақпарат ұғымы, оның сыныптамасы және құрылымы;
• Сыныптау және кодтау;
• Нормативті-анықтамалық құжаттар;
Рейтингті талдау ақпарат ұғымы банк қызметінің, жұмысының қандай деңгейде екендігін анықтау үшін керекті мәліметтер, ақпараттар.
Сыныптау дегеніміз – берілген жиындағы объектілерді әр түрлі белгілері бойынша ретке келтіріп тарату болып табылады. Объектілер сыныпталатын топтық белгілер мыналар: сынып, қосымша сынып, топ, қосымша топ, түр, қосымша түр, тип.
Кодтау – объектілерге кодтық белгілер беру үрдісі. Кодтау жүйесі дегеніміз – бұл объектілерге код беру ережелерінің жиынтығы.
Нормативті-анықтамалық құжаттарға есептеуде ұзақ уақыт өзгеріссіз пайдаланатын, әр түрлі реттемелік нормативтер, мөлшерлер және басқа деректер кіреді..........