Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні

Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні

Жоспар

КІРІСПЕ........................................................................................................

І тарау. ҚҰЖАТ ЖӘНЕ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ОРНЫ МЕН РӨЛІ

1.1.Құжат түсінігі мен мақсаты...................................................................

1.2.Құжат жүйесінің мәні мен маңыздылығы............................................

ІІ тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМІ АППАРАТЫНЫҢ ҰЙЫМДЫҚ ҚҰЖАТЫНЫҢ МАҢЫЗЫ

2.1.Түрксіб ауданының әкімі мен әкім орынбасарлары, әкім аппараты басшысы арасындағы міндеттерді үйлестіру............................................

2.2.Әкімшіліктегі басқару құжаттары жүйесін ұйымдастырудың құқықтық құжаттары...........................................................................................................

ІІI тарау. АЛМАТЫ ҚАЛАСЫ ТҮРКСІБ АУДАНЫ ӘКІМШІЛІГІНІҢ ҚҰЖАТ ЖҮЙЕСІНІҢ ЕРЕКШЕЛІГІ

3.1. Әкімшіліктегі жүргізілетін құжат түрлері мен құжат жүйесінің ерекшелігі...........................................................................................................

3.2. Әкімшілік құқық, құқықтың саласы ретінде және ғылым ретінде......

ҚОРЫТЫНДЫ...........................................................................................

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ......................................

Кіріспе

Қазақстан республикасында тәжірибемен тұжырымдалған жасалатын және қолданылатын құжаттарға деген жауапкершілікті шектейтін бірыңғай заңды орган жоқ. Бұл жауапкершілік атқаратын қызыметтеріне байланысты бірқатар мемлекеттік басқару және билік органдарына үйлестірілген. Ал арнайы осы органдарды құжаттандыру жүйесіне келетін болсақ, ол әрбір саланың министрліктері мен ведомстволарына жүктелген. Бұл министрліктер мен ведомстволар басқа да салаларды қамтитын нормативтік құжаттарды қабылдауы мүмкін. Кез келген ұйым немесе мекемеде және басқада да олардың құрылымдық бөлімшелерінде құжаттандыруды атқару үшін Республикада енгізілген нормативтік құқықтық актілер ескеріледі. Себебі құжаттандыруды және іс жүргізуді айналасын арнайы қабылданған, заңмен бекітілген нормативтік құқықтық актілерге байланысты атқарған жөн. Жалпы құжаттандыру дегеніміз басқару саласындағы қызметтерінің құжатталуы бойынша мәселелерді реттеуші. Құжаттану қолжазба немесе арнайы тасымалдаушыға түсірілген ақпараттар мен қамтамасыз ету болып табылады.

Мен «Ұйымдағы құжат және құжат жүйесінің мәні» тақырыбында жазған диплом жұмысымның негізгі мақсаты қоғамда басқаруды құжатпен қамту қандай болмасын салада, әсіресе өндірістік-шаруашылық жүйесінде, мемлекеттік және жеке меншік ұйымдарда құжат және құжат жүйесінің орны мен рөді өте жоғары екенін терең қарастырдым.

Қазақстан өз мемлекеттік тәуелсіздігіне ие болғаннан кейін егемен мемлекет пен оның азаматтарына тірек болған, ьарша құқықтық негіздер құрылды. Мемлекетті басқару, экономика, әлеуметтік саяси өмір, қорғау сыртқы саясат ал салаларын реттейтін көптеген заңдар мен жарлықтар қабылданып, жүзеге асырылуда. Бірнеше жыл дербес өмір сүру нәтижесінде Қазақстан Республикасында көптеген заңдар, нормативтік құқықтық актілер қабылданды. Барлық қабылданатын заңдардың басқа да нормативтік құқықтық актілердің басым көпшілігі тікелей немесе жанама түрде азаматтарға жеке адамдарға туғаннан бастап қатысты болады.

Құжаттандыру өзінің пайда болуынан бастап осы кезге дейін мемлекеттік мекемелерді құжаттық қамтудың нәтижесінде негіздерін атқарып келеді. Құжаттандыру басқаруды қамту қызметтеріндегі ерекше бір сала бастады. Ал құжаттандырудың негізгі яғни іс қағаздарын жүргізу. Іс қағаздарды өздерінің сипаты және маңызы жағынан ерекшеленеді. Мәселен, мемлекеттік маңызы бар құжаттандыруға Қазақстан Республикасының жазба түрінде берілген заңы болып табылады. Қазақстан Республикасының дерективалық шешімдері басқару іс қағаздарының көптеген түрлері бар.

І тарау. Құжат және құжат жүйесінің орны мен рөлі

1.1. Құжат түсінігі мен мақсаты

Халықаралық ұйым құжат ұғымын негіздеп бір қалыпқа келтіреді құжаттардың ресми түрде негізделген түсініктемесі келесі ұйымға бекітіледі.

1. Құжат дегеніміз ақпараттық іс-әрекетінің нәтижесінде пайдаланылатын бірлік болып табылады, не болмаса жазылған ақпарат. 2. Құжат дегеніміз материалдық объект болып табылады. Яғни адам ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізу үшін арнайы бір тәсілдер ойлап тауып алып ақпаратты жеткізетін дәрежеге жетті. 3. Материалдық объект, яғни арнайы бір тәртіппен рәсімделіп және заң арқылы сәйкестіріліп жазылатын ақпарат болып табылады. Құжат ұғымы латынша «dokumentum» сөзінің сабақ боларлық үлгі айғақ деген мағынансын береді. Құжаттың барлық қолданыс жағы ескеріліп, құжат ұғымының бірнеше мағына беретініне көз жеткізіледі. Шын мәнінде полифункционалдық сипаттағы құжаттың бұлай болуы да заңдылық.Сонымен біріншіден құжат – объективті шындықты және адамның ойлау қызметін түрлі әдістермен мәтіндік, суретті, дыбыстық және тағы басқа құжаттауды материалдық нәтижесі,екіншіден, құжаттың заңдық күшіне сәйкес ондағы бейнеленген нәрсенің заңдық тұрғыдан дәлелдеу құралы және әдісі, үшіншіден, құжатта бейнеленген фактілер, құбылыстар, оқиғалар туралы мәліметтерді сақтау құралы және әдісі, төртіншіден, тарихи мәліметтердің деректері. Сондай-ақ құжат мәдени ескерткіш және түрлі әдістермен ақпаратты бейнелейтін материалдық зат та болып табылады. Құжат ұғымының мәнін ашу құжаттарды жіктеуді неден бастау керек және оның барысында нені ескеру қажеттігіне мүмкіндік береді. Жеке құжаттардан құралатын құжаттар жиынтығы. Жиынтықтан қалыптасқан құжаттама жүйесі құжаттарды атқаратын функциялары да ескеріледі. Құжаттарды мақсаты шығаруы қызметі тағы басқа оларды жіктеу барысында басты факторлар болып табылады. Жіктеудің негізіне алатын мәнді белгілер құжаттарды сипаттайтын қасиеттерден туындайды. Демек құжаттарды мақсатынан бастап қызметін атқаруын аяқтағанға дейін барлық қасиеттері сипатталады. Сипаттау жеке құжатқа құжаттар жиынтығына құжаттама жүйесіне де ортақ құжаттарды жіктеуде жеке құжат тұрғысынан емес, жалпы құжаттама жүйесінің тұрғысынан келеді. Сипатталатын құжаттама жүйелеріне ортақ нәрсе оларды ұйымдастыру нақты ұйым кәсіпорын мекеме көлемінде алынады. Олардың басым көпшілігінде ортақ мұрағат кадр бөлімі бухгалтерия тәрізді ақпараттық қорлар бар. Құжат ұғымы құжаттандыру жүйесінде негізгі фундаменті болып табылады. Себебі, олар әрбір заттың негізін ұғындырады. Сонымен қатар, қоғамдағы болып жатқан өзгерісті практикалық тұрғыдан құралып бір нәрсе бекітіліп, жинастырылып, оларға аналитика – синтез өңдеу жүргізіледі, сақтауға, іздестіруге жариялауға, пайдалануға мүмкіндік туғызады. Аналитикалық-синтетикалық өңдеу дегеніміз адам бір ақпаратты хабарлап, өзінің ойлау қабілеті арқылы таңдау жүргізіледі және оны өңдейді. Нәтижесінде ақпарат аналитика-синтетикалық өзгерістер нәтижесінде қабылданып бір тасымалдаушыға бекітіліп, егер де оны құжаттандыру қажет болмаса оң қатар құжат ұғымы қоғамда жан-жақты пайдаланылады. Қандай да болмасын салада құжат ұғымына көзқарас қалыптасады. Тіпті оның бірнеше салалы мағынасы бар айталық келесі ғылыми бағытта құжат ұғымы әртүрлі қабылданады. Ақпараттық жүйелер басқару саласында тарихи дерек ретінде архив ұғымында тағы басқа сол сияқты. Сондықтан құжат ұғымының жалпы негізін зерттейтін арнайы ғылыми бағыт негізінде құжат ұғымы термині қалуы жақын арада пайда болды. Осы сұрақты зерттеуші арнайы дайындалған мамандар Ресейде, Францияда, Венгрияда қаллыптасты. Ресей мамандарының бір таман дегендерді атауға болады. Бұлар әйгілі материалдар аталып салысқандар. Негізінен құжаттар ұғымы латын тілінен шыққан ол «dokumentum» деп жазылады. Яғни үлгі және бір нәрсені дәлелдеуші деген ұғымға сәйкес келеді.

Ал сөйлемнің түбірі оқыту, оқу «dokumentum» ұғымын аңғартады. Негізінен өздерінің түп тамыры индоевропалық көне тілінде шыққан яғни бір нәрсені жеткізіп беру және оны қабылдау ұғымының аңғартқан біртіндеп сөздердің түбірі «dok» «doke» деген сөзімен алмастырылады. Яғни ол толқынды қимылын, оқытылатын және біртіндеп құжаттың анықтамасы жазылатын ақпарат деп делінген және құжаттық процесте бірлік ұғымына пайдаланылады. Бұл ұғым дүниежүзілік стандарттың ұйымға төрт ұғым кіреді. Бірінші ұғым дүниежүзілік библиотекалық федерациясының қоғамы, ал екінші ұғымы дүниежүзілік құжаттанудың қоғамы үшінші дүниежүзілік архив кезеңі, төртінші дүниежүзілік интеляциясының жеке меншік қоғамы дүниежүзілік стандарттық қоғамның ұйымы барша, ақпарат қандай да болмасын тәсіл мен жазылу мүмкіндігін яғни тек қана жазу белгісімен емес, сонымен қатар бейнелеу, дыбыс және тағы сол сияқты. Сондықтан жалпы Қазақстанда ресми тұрғыда, құжат ұғымына қатысты мемлекеттік стандартта үш мағына бар.

Бірінші Мемлекеттік стандарт құжат жазылған ақпарат, яғни ақпараттың іс-әрекетте бірлік единиция деген ұғымды қамтиды.

Екінші Мемлекеттік стандарт құжат бір материалдың объекті ақпараттың тасымалдауға бекітіліп, яғни адам ойлап тапқан әдіспен уақыт және кеңістікте жеткізу үшін арналған.

Үшінші Мемлекеттік стандарт құжат бұл арнайы материалдың объектісі, онда бекітілген түрді ақпаратты жазылған және заңға сәйкес, құқықтық мағынасы бар арнайы талапқа сәйкес өңделіп жазылған құжатты жүргізу тәсілін зерттейтін арнайы талаптарға сәйкес өңделіп жазылған. Құжаттардың жүргізілу тәсіілін зерттейді, яғни неге жазады, қандай да затқа жазады, немен жазады және жазудың даму кезектерін зерттейтін арнайы ғылыми пән полеография деп аталады. Жылдам жазу әдістемесі – скоропис деп аталады. Құжат анықтамасы барлық нормативтік құжаттарға тән құжат анықтамасы тарихи, архив, оқулық ұғымына сәйкес. Құжат басқару құжаттарын қамту толық қамтиды. Термин жүйесінде құжат ұғымын толықтыруға Бельгия ғалымы Поль Отле болып саналады, 1868 жылы туылып, 1941 жылы қайтыс болады.

Сонымен қатар, онымен бірге еңбек еткен Анри Лафонтенмен бірге қосылып құжаттама теориясын негіздейді. Құжаттама теориясын зерттеу халықаралық библиографиялық институтында жүргізіледі. Жалпы институт Бруссель қаласында құрастырылған. Біртіндеп келе халықаралық құжаттама институты болып құрылады. Сонымен, дүниежүзілік құжаттама конгресінің шешімі болып табылады. Парижде институтының базасының деңгейінен халықаралық құжаттама федерациясында құрылды, мемлекеттік федерациясының дамуында документация дүниежүзілік құжаттама федерациясы осы тұста халықаралық құжаттама федерациясы үкіметтік емес халықаралық ұйымның білі болып саналады.

Сондықтан оның құрамына алдынғы қатарлы ақпараттық орталықтар, кітапханалар кіреді. Негізінен бұлардың жұмысы құжаттандыру мен ғылыми техникалық ақпараттарға теориялық және методикалық зерттеулер жүргізіледі. Международный форум по информации и документации. Алғашқы рет ғылыми айналымға құжат ұғымын толығырақ ұсынуды қажет деп түсінді. Оның негізгі еңбегінде басылып шықты. Ол «трактат о документации» деп аталады. Құжат ұғымын П.Отле бірнеше салаға бөледі. Кітап томдары, брошюралар, журнал, мақала, карта, диограмма, партретте стандарттық мәлімдеме, фонография ақпаратты жалған дыбыс және деопозитпен киномонтографиялық фильмдер. Сонымен отель алғаш рет құжаттардың типтік жүйеленуіне комплекстік кезінде қалыптасады. Яғни құжаттардың мазмұны және формасы толық айқындалады, ал ғылым құжатының барлық жиынтығын үш топқа бөледі.

• Библиографиялық құжаттар оның құрамына жазу өнімдері және басылымдары кіргізіледі. Олардың брошюра монографиялық ат серік ғылыми паракталар энциклопедия, сөздік және арнайы басылымдар енгізілді. Сонымен қатар жоғарыда аталған библиотекалық құжаттардың қатынастар мен мәлімдемелерде озуын маңдайша белгілер, билеттер жататын болады.
• Графикалық құжаттар яғни мәтіні көрсетілген құжаттар картографиялық құжаттар сурет құжаттар ноталар енгізіледі. Тіпті суреттелген құжаттың өзі ішкі жүйемен қалыптасады. Эстам, гравюра, открытка тағы басқа сол сияқты. Сонымен қатар екінші топтағы құжаттардағы фотосуреттер монеталар медаль мөр енгізіледі.
• Оған дискілер, фонограммалар кино фильм, сонымен қатар радио ақпараттары таратылатын ақпараттар, құжаттар кіргізіледі.

Бертін келе тұжырымдай келе П.Отле ғылыми айналымға құжаттардың келесі мағынансын бекітеді. Қандай да болмасын ақпарат деректің көзі. Адамдардың ойын жеткізу білім міндетті түрде уақыт және кеңістікте жеткізіледі. Оны құжат деп санауға болады. Құжат болып қандай да болмасын материалдық объект ақпараттарды жазса және адам оны коллекция ретінде жинақтаса оны де құжат деп тануға болады. Адамдардың іс-әрекетінде жасалған табиғи емес заттар айталық музейдегі жинақтар. Құжат ұғымы терминнің қалыптасуы осы жақында ғана пайда болған. Енді осы құжат ұғымын реттеуші арнайы дайындайтын мамандар Ресей, Франция негізінен құжатұғымы латын тілінен шыққан. Үлгі және бір нәрсені дәлдеуші деген ұғымға сәйкес келеді. Құжат ұғымы орыс мәдениетінде петр І-шісінің кезінде қалыптасты, ал олар болса, поляк және неміс тілінен өз қажеттілігін керегіне жаратты. Францияға келетін себебі ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізе отырып, тіпті алмастыруға мүмкіншілік туғызады. Әлеуметтік коммуникацияда пайдалану үшін арнаулы яғни құжаттарды адамдар коммуналдық мақсат үшін әдейі ойлап тапты. Негізінен құжат оларға қажетті функциясын атқарады және оған қоғамның өзі тудырады.

Сондықтан құжаттың ақпараттық көптеген функциялық рөлі бар. Құжаттың функциясы дегеніміз оның қоғамдық рөлі әлеуметтік қажеттілігі мақсаты және мәселесі. Сондықтан құжат негізінен функциялық объект болып табылады және бір-бірімен тағы байқалады. Әлеуметтік функциясының атқаратын әлеуметтік функциясының барлығы үш топқа бөлінеді. Бірінші топ топқа бастапқы, екінші топ жалпы, үшінші топ арнайы құжаттың бастапқы функциясының ол ақпаратты сақтап және уақыт ен кеңістікте жеткізу рөлі. Жалпы функциясы коллективті байланысының кумулятивті және жалпы ақпараттық ролі болып табылады.

Егер де ақпараттық функциясы деп атайтын барлық құжаттың қоғамды ақпаратты қамтуы, яғни құжат ақпараттық көзі білімінің көзі деп ұғынуға болады. Құжаттың ақпараттық критериі оның ақпараттық толықтығынан, яғни ақпараттың соңы және деп ұғынуымыз керек. Айталық кішігірім құжатта ақпарат толық және көп болса ол сапалы. Құжаттың 1 коммуналдық функциясы адамдардың қарым-қатынасында ақпараттық жабдық ретінде бір нәрсені жеткізу, алмастыру байланыс жүргізу қарым-қатынаста болу ұрпақтан-ұрпаққа жеткізу яғни құжат осы тұрғыда адамдардың қарым-қатынасын біріктіріп, аттардың коммуналын орындайды, кумулятивтік функция ақпараттардың құжжиынтықтауы реттеуі, толықтыруы деп ұғынуға болады.

Себебі, сонымен ақпарат мәлімдеме мазмұн және материалдық сақтаушы екеуінің арасында өте тығыз байланыс бар және осыған сәйкес арнайы термин қолданып отырамыз. Ол құжаттық құжаттаған ақпарат деп аталады. Яғни ақпаратты уақыт және кеңістікте жеткізу үшін орындалады яғни құжат көп функциясындағы объект, себебі ол қоғамның ақпарат және білімде қажет ететін қамтиды және құжаттың негізгі ақпаратының рөлі ақпаратының көзі, негізгі ретінде әлеуметтік құжаттық коммуникация рөлін атқарады, құжаттың жүйелік құрамы яғни оның элементтері мен жүйесінің тығыз байланыстылығы. Ол құжаттың негізгі сипатының сақтайды қамтиды, тіпті қандай да болмасын ішкі және сыртқы өзгерістер болсадағы.

Типтік құрылымы қандай да болмасын құжатқа тән және ол құжаттың ерекшесіне сәйкес арнайы стандарттар ерекшеліктер арқылы бекітіледі. Сонымен қатар тек қана қандай да болмасын өзіне тән ішкі құрамы бар мыс; өтініш және бұйрық жоғарыда аталған сипаттың барлығы нәтижесінде құжат ұғымында аса маңызды орнын алды және қоғамның құжатқа жүктелген міндетін атқаруға жеңілдік туғызады.

Сонымен қатар олардың арасы бір-бірімен өте тығыз байланысты егер де бір жүйе болмаса онда құжатты пайдалану, сақтау, құжат ақпараттық жұмыс жүргізу мүмкін емес. Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызымет етудің алғы шарттарының бірі – оның қоғамдық өмірінің әр алуан саласында қызымет етуі және соған орай құжаттардың қазақша жүргізілуі. Құжаттардың тілі бір жүйеге түсіп стильдік жағынан қалыптасып мемлекеттік ресми құжаттардың барлығы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық құрылымдағы құжаттар қазақ тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызымет қарымы өрісін кеңейте алмайды.

Құжаттарды қоғам өмірінде үлкен қызымет атқарады. Құжаттардың саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңыздылығы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлері шешімдері, басқару істері, атқарған қызметтерді құжаттарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланыты. Құжаттарды жүргізу-басқару процестерінің ажырамас бөлігінің білі болып табылады. Мемлекеттер арасындағы ақпарат алмасу хат, жедел хат, телефон хат сияқты құжаттар арқылы іске асырылады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Құжаттардың жүргізілуі мекеме жұмысының нақты құжаттарымен, дерекетерімен реттелген, дәйектелген жүйесі.

Құжаттану дегеніміз кез-келген мекеменің қызметінің, әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дейін құжаттармен жұмыс та мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та сырттан келген құжаттармен жұмыс та сондай-ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді. Адамдар өмірін де құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат-тууы туралы куәлік жазылады. Он алты жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат – жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендегі – орта білім туралы аттестатпен расталады. Жоғарғы оқу орнына түсу үшін түрлі үлгідегі іс қағаздарын жазады. Жоғарғы оқу орнын бітірген шақта диплом беріледі. Жұмысқа орналасу барысында да арыз, резюме, жеке іс парағы тағы басқа қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығын куәландыру үшін еңбек кітапшасын жазады.

Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек кітапшасын жасауға, өмірбаян мен мінездеме жасауға, жеделхат, телефонға, факс жіберуге тура келеді. Құжаттарды қазақша жүргізу – пән ретінде жоғарғы және орта дәрежелі арнаулы оқу орындарын оқытыла бастады. Бұл пәннің міндеті құжаттарды қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлеуметтік маңыздылығын оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғыну, құжат жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту, құжат жүргізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі педагогика сияқты ғылым салаларымен байланысын көрсету.

Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелері құжаттарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздері сияқты қаруландырып, қазақ тілініңқоғам дамуындағы рөлінің күшеюі олардың өз тигізуін қамтамасыз ету. Құжаттардың түрлері оларға қойылатын талаптар олардың безендірілуі, лексика сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.

Оқулық қазақ іс қағаздар тілінің тарихы іс қағаздары және құжаттарын екі тілде жүргізу деген үш бөлімнен тұрады. Қазақ даласында ХХ ғасырдан бұрын қазақша жазылған құжаттар болған. Олардың тілдік ерекшелігі жазылу мақсаты стилі қандай болған деген мәселелерге тереңірек үңілу үшін бірінші бөлімінде ХХ ғасырдан бастап қазіргі кезеңге дейін құжаттарға тоқталдық. Қазақ даласындағы қоғамдық саяси-әлеуметтік жағдайларға, сол кездегі қазақ тілін, қазақ ресми іс қағаздар тілін сипаттайтын нұсқауларға, ресми іс қағаздар стилдің ерекшеліктеріне байланысты, тақырыптарды кезең-кезеңге бөліп қарастырдық. Олардың ХҮІІІ-ғасырда қазақ даласында қолданылған ХІХ ғасырдың бірінші жартысындағы құжаттарды айтуға болады. ХІХ ғасырдың екінші жартысындағы әкімшілік орындарының бұйрық, жарлықтары жазылған қазақша заң жинақтары мен ережелер жатады.

ХХ ғасырдың басындағы құжаттар 1920 жыл мен 1930 жылдардағы құжаттар бар. 1940 жылдардан кейін ресми құжаттар бар Қазақстан тарихының хрестоматиясынан алынған жекеленген құжаттар беріліп отырды. Құжат толық берілмеген жағдайда текстің тасталып кеткен бөлігі көп нүктелермен белгіленеді. Құжатты жақсырақ түсіру үшін қажет, бірақ түп нұсқада жоқ сөздер тік жақшаға алынған құжаттар сол кезде қолданылған ерекше кеңсе тілімен жазылады. Құжат түп нұсқасындағы шағатай, татар тілінің әсерінен болған тілдік ауытқулары, грамматикалық ерекшеліктер тағы басқа.

Қазіргі қазақ оқырманына түсініксіз тілдік құбылыстар қазіргі қазақ тілінің нормасына икемделіп, тыныс белгілері қойылып түсінікті етіп берілген. Ресей құжаттарының қолданылуы түрлі мазмұны мән мақсаты қоғамдағы саяси-әлеуметтік жағдайымен тікелей байланысты болғандықтан қай кезеңнің болмасын құжаттарын қарастырғанда сол кезеңдегі қазақ даласының ішкі, сыртқы саяси-экономикалық, әлеуметтік жай-күйіне де шолу жасап отырдық. Бұл кезеңде патша үкіметі өзінің отаршылдық саясатын жүргізуде татар тілмаштарының көмегінен бас тартып қазақтың ұлттық буржуазиясына ақсүйектер бастаған белгі.

Патша әкімшілігінің бұйрық-жарлықтарының жергілікті әкімдерге өз тілінде жеткізу, өкілетті құжаттарды жергілікті халықтардың ана тілінде жариялап, сөзсіз орындаттыру патша үкіметінің ресми көзқарастарының халық арасына кең тарату мақсаты қазақ тілінде шығатын газетті қажет етті. Сөйтіп басқару ісін жеңілдету ниетімен алғашқы қазақ газеттері шығарыла бастады. Ташкентте Түркістан уәлаятының газеті омбыда газеттер шығарыла бастады, бұл газеттер қазақ әдеби тілінен дамуға оның бір тармағы ресми құжаттар дамуға үлкен үлес қосты.

Газеттердің негізгі мақсаты үкіметтердің бұйрық-жарлықтарының сот орындарының үкімдерінің сауда хабарларын Ресей және басқа мемлекеттердің өмірінде кездесетін оқиғаларды шаруашылық хабарларын жазып тұру болды. Алғашқы қазақ газеттерінде жарияланған ресми құжаттар тіл газеттерінің қазақ ресми құжаттар ілінің стилінің қалыптастырудағы рөлі жайлы шыққан алғашқы газеттерінде жарияланған ресми құжаттар жан-жақты сөз болды. Сондай-ақ оқулықты шыққаг «АЙҚАП» журналының ресми іс қағаздар стилінқалыптастырудағы рөлі жайлы даайтылады. Бірінші бөлімде сонымен қатар әдеби тіл, стиль, ресми іс қағаздар стилі мәселелері де сөз болады.

Әр дәуір тақырыптарына орай пайдаланылған мысалдар бір ыңғайластырылып, мезгілдік, дәуірлік сипатына байланысты ерекшеліктер, кеткен қателер түзетілмей, қазіргі таңбамызбен графикамен транскрипцияланып беріледі.

Қазақстан ресми құжаттар стилі халықтың қоғамдық өмірімен, мәдени өркенденуімен, әдеби тілдің дамып, жанрлық тармақтанылуымен, қоғамдық қызметінің артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Қазақ ресми іс қағаздар тілінің тарихына шолу жасай отырып, оның екі түрлі арнадан сусындағанын байқауға болады. Бірі – сонау көне дәуірден бері келе жатқан хан жарлықтары және басқа да ресми құжат үлгілері. Екіншісі – қазақ жерінің Ресей мелекетінің қол астына кіруімен байланысты қазақ тіліне аударылып таратылған орыс әкімшілігі орындарының бұйрық-жарлықтары, заңдары, қатынас қағаздары. Яғни, қазіргі қазақ ресми іс қағаздар тілі жоқ жерден пайда бола салмаған, өзіндік тарихы бар құбылыс. Құжаттар деп аталатын екінші бөлімде тұратын құжаттардың түрлері, олардағы рекыизиттер құжаттардың жазылу стилі сөз болады. Бұған дейін қазақтар саны басым алыс аудандарда ғана құжаттардың қазақша жүргізіліп келгені мәлім.

Құжаттың жүйелік мағынасы және орны, құжат өте күрделі объект, себебі ол екі бағытты бірлестіріп қызмет атқаратын ақпарат және заттық тасымалдаушы. Оның негізгі мағынасын түсіну үшін жүйелік ұғым арқылы яғни тәсілдік бағыт және зерттеу арқылы жетуіміз керек. Негізінен құжат іріктелген жүйе арқылы қалыптасады яғни бір-бірімен тығыз байланыстылығы элементтер нәтижесінде бір жүйе болып бекітіледі. Құжат ұғымында элемент дегеніміз құжаттың бөлшегінен ең негізі сонымен біркелкі элементтерінің тығыз байланыстылығы және оның атқаратын функциясын бір қалыпқа келтіретін рөлін жүйесінің ішіндегі жүйелер реквизит, құжат бірлігі сонымен құжат ұғымы күрделі бағытталған оның жүйелік қолдану реті болған элементтерінің құрылымын конструкциялық элемент арқылы ұғынуға болады. Титульдік парақта құжат элемент орнының жүйелік ретінде және жаңа жүйе болып бернеше ретке бөлінеді, реквизит, құжат, құжат бірлігі, құжат жиынтығы, архив, мәлімдеме базасы, сонымен құжат жекеленген жүйе болып қалады және оның тек өзіне ғана тән сипаты немесе өзіне тән қолдану құрылымы болып табылады. Ерекшелігі сыртқы ерекшелігі белгілі ол сипаты оның сапалық жағын яғни ішкі айырмашылығын көрсетеді.

Сондықтан құжат қандай да болмасын объект ретінде өзіне ғана тән сапалық айырмашылығымен белгіленеді, оның негізі мыналар құжаттың отрибутивтік ерекшелігі, яңһғни құжат бір жүйе ретінде екі негізгі қосындыдан тұрады, ақпараттық және материалдық. Егер де осы қосындының біреуі болмаса онда құжат құжат емес, құжат өзіне ғана тән табиғаты арқылы белгіленеді, яғни оның екі жағы бар мазмұны яғни ой идеясы тасымалдаушыға түсіру себебі нәтижесінде ақпарат уақыт және кеңістікте жеткізу қажет. Сонымен қатар радио арқылы таратылатын ақпараттық құжаттар кіргізіледі, бертін келе тұжырымдай келе ғылыми айналымға құжаттың келесі мағынасын бекітеді.

Қандай да болмасын ақпарат дерегінің көзі адамның ойын жеткізу білім міндеті түрде уақыт және кеңістікте жеткізілсе оны құжат деп санауға болады, құжат болуы қандай да болмасын материалдық коллекция ретінде жинақтаса оны да құжат деп ұғынуға болып табылады. Адамның іс-әрекеті нәтижесінде музейдегі жинақтарда құжат ретінде жатады.

Құжат қандай да болмасын ақпаратты сақтау үшін жасалынады, яғни құжат ақпаратты ұйымды жүйелендіреді және жазылған түрде жеткізіледі. Сондықтан ақпаратын ұғыну үшін ақпараттық айыруын және ақпаратты сақтаушы материал керектілігін бөлек зерттейміз. Құжаттың ұғымы латын тілінде болып табылады. Ол элементарлық ақпарат дегеніміз өлі табиғатқа тән, себебі ол ақпаратты көп мерзімде сақтап көп уақытқа пайдалану және ақпаратты уақыт және кеңістікті жеткізе отырып, тіпті алмастыруға мүмкіншілік туғызады. Қазіргі таңда республикада мемлекеттік органдарда құжаттарды мемлекеттік тілде жеткізуге бет бұрды. Бұл әрине әр мекемеде әр түрлі дәрежеде атқарылып жатқан іс. Бұл үлкен істің оп-оңай орындалып, тір түнде қалыптаса қалмайтыны белгілі. Осыған байланысты проблемалар да жетерлік. Оның бірі – мемлекеттік қызметшілердің ана тілінде еркін сөйлеп, жаза алмайтындығы. Ал орыс тілін кез-келген маман орыс тіліндегі ресми құжатты еркін жазып шығарады. Бұның себебі, біріншіден тілді жетік меңгермегендігі болса, екіншіден орыс тіліндегі құжаттарды ғасырлар бойы уақыт кезінен өтіп әбден қалыптасқан, қай салада да дайын, мәтіндері стандартқа айналған. Оларда бұл дәстүрлі мектеп. Біз қазақ тіліндегі құжаттарын да осындай дәрежеге көрсетуіміз керек. Екінші проблема – қазақ тілінде құжаттарын жүргізуге байланысты оқулықтар, оқу құралдары, сөздіктер, құжаттанудың үлгілері өте аз, жоққа тән десе де болады. Үшінші проблеме – жоғарғы оқу орындарында да, арнаулы оқу орындарында да құжаттарын қазақша жүргізуге байланысты пән арнаулы курс оқу бағдарламасына енгізілмеген, сондықтан оқу орынын аяқтаған маман өндіріске мемлекеттік органға құжаттарын қазақша жүргізуге еш дайындықсыз келеді.

Осыған орай жоғарғы және арнаулы оқу орындарында оқулық ретінде ұсынылып отырған бұл еңбекте құжаттарын қалай дайындау керек, оның қандай стандартары бар, жазылу стилінде нені басшылыққа алу керек деген мәселелер сөз болады. Жиі кездесетін қызметтік хат, резюме, мінездеме, арыз, еңбек келісімі, визит карточкасы сияқты құжаттардың құрылымы, жазылуы, тағы басқа мәселелеріне арнайы параграфтар беріледі. Есте ұстайтын бір жайт, құжаттарды қарапайым жұрттың бәріне түсінікті ауызекі тілде жазылмайды. Ол әдеби тілдің күрделірек, ресми, саяси, экономикалық сипаттағы нұсқасы десе де болады. Оның өзіне тән қалыптасқан терминдері, сөз орамдары, мәндер-нақышы, белгілі бір стандарты бар. Құжаттарды өркениетті елдің бәрінде осындай.

Құжаттарды көптеген терминдері орыс тілінен, орыс тілі сияқты басқа тілдерден енген. Олардың көпшілігінің қазақшаланған нұсқасы бар. Кейбрінің орыс тіліндегі нұсқасы да, қазақшаланған нұсқасы да қатар қолданылып жүр. Оқулықта осындай нұсқалардың әлі қалыптасып үлгермегендерін екі тілде қатар беріп отырдық. Мысалы, резолюция – бұрыштама, резюме – түйіндеме тағы басқа Протокол терминінің аудармасы ретінде осы уақытқа дейін мәжіліс хат, хаттама сөздері қатар қолданылып келді. Соңғы уақытта «хаттама» сөзі термин ретінде көп қолданылып, қалыптаса бастағандықтан оқулықта хаттама нұсқасын алдық. Хаттаманың қолға берілетін белгілі бөлігін (выписка из протокола) осыған дейін хаттамадан көшірме деп атап келдік. Енді осындағы көшірме сөзі копия сөзінің аудармасы және оның мағынасын дәл беретіндіктен және копия мен выписканы бір-бірімен шатастырмас үшін хаттамадан көшірме емес, хаттамадан үзінді деп алдық.

Біріншіден, екі терминді бір сөзбен атағанша, әрқайсысының өз атауы болғаны дұрыс, екіншіден, копия мен выписка бір нәрсе емес, үшіншіден, үзінді сөзі хаттамадан үзінді выписка из протокола деп аталатын құжаттың мағынасын көшірмеге қарағанда дәл ашады. Шынында да хаттамадан көшірме деп атап жүрген құжатымыз хаттаманың бүкіл мазмұнының көшірмесі емес, тек белгілі бір қажетті бөлігінің ғана үзіндісі.

Қазіргі таңда белең алған бір құбылыс құжаттарды, олардағы терминдерді түгелдей орыс тілінен аударып алып жатырмыз. Тіпті бір сөзін, бір тіркесін мүлт жібергіміз келмейді, түгендеп отырамыз, кейде осыны қатаң ұстанамыз деп шарттылыққа, түсінбеушілікке ұрынамыз. Мысалы, орыс тіліндегі делопроизводство термині іс қағаздарын жүргізу болып қалыптасқан,соңғы кезде орыс тіліндегі нұсқасында қағаз сөзінің баламасы жоқ болғандықтан оны алып тастап құжаттандыру деп айту, жазу белең алып жүр. Негізінде іс жүргізу заң орындарында қолданылатын термин болып қалыптасқан. Беретін мағынасы да көпшілікке түсінікті – белгілі бір қылмыстық істі жүргізу. Осыған орай істі болды, ісі сотта қаралды, қылмыстық іс тоқтатылды, істі жүргізу «Пәленшеевке» тапсырылды деген сияқты тіркестерді жиі қолданамыз. Олай болса, делопроизводство сөзін іс жүргізу деп алудың қанша қажеттігі бар?

Оқулықта делопроизводство сөзі іс қағаздарын жүргізу деп берілді. Біріншіден іс қағаздарын жүргізу сөзі бұрыннан қалыптасып, тілге сіңісті болған, екіншіден өз мағынасын толық, айқын бере алады, үшіншіден іс жүргізу заң термині ретінде қалыптасқан, өзінің беретін мағынасы, атқаратын қызметі, қолданылу ерекшелігі бар, төртіншіден әрқайсысының өз атауы тұрғанда екі терминді бір сөзбен беру қажеттігі жоқ. Қазақ тілі бай, терминдердің баламалары да жетерлік, бәрін ғылыми негіздеп, байыптап алу керек.

Құжаттарын қазақша жүргізуді қалыптастыру үлкен де жауапты іс. Бұл қалыптасып, бір ізге түскенше құжаттардың түрлі нұсқалары, түрлі сөз қолданыстары белең алуы мүмкін. Оны жүйеге түсіру үшін де біраз уақыт керек болады. Біздің мақсатымыз іс қағаздарын жазудағы, оның стандарт нұсқауларын қалыптастырудағы өркениетті елдер тәжірибесіне сүйене отырып, ана тілінің өз заңдылықтарын сақтап, өз мүмкіншілігін сарқа пайдалана отырып, ұлттық іс қағаздарының құжаттарын қалыптастыру.

ХҮІІІ ғасырда қазақ даласында қолданылған ресми іс қағаздар стилінің өзіндік ерекшеліктері сол кездегі жазбалар тілінің лексика-фразеологиялық құрамынан, грамматикалық тәсілдерінен, синтаксистік құрылымынан, орфографиясынан көрінеді. Бұл кездегі ресми құжаттарының түрлі дәрежедегі лауазымды адамдарды, әкімдерді дәріптейтін тұрақты эпитеттердің қолданылуы шарт болды.

Әкімшілік орындарынан шығатын бұйрық, жарлық мағынасындағы іс қағаздары ярлұқ, әмір ярлұқ, фарман деп аталған. Қазір біз қолданып жүрген жарлық, бұйрық, қарар, қаулы сөздері бұл құжаттарда кездеспейді. Ярлұқ – түркілік сөз, қазір біз оны жарлық түрінде қолданамыз. Ал әмір ярлұқ сөзі хан, сұлтандар тарапынан берілетін жарлық мағынасында қолданылған. Мұндағы әмір – араб сөзі. Фарман сөзінің қолданылуы қазіргі бұйрық сөзінің қолданылу аясымен сәйкес келеді.

Халық, ел, көпшілік мағынасын білдіру үшін жамағат, йурт, халық, қара халық, ел сөздері қолданылған. Бұл жердегі йурт сөзі белгілі бір этникалық территориялық тұтастық ретінде біріккен топ мағынасын беретін термин сөз ретінде жұмсалған. Себебі, құжаттарда қырғыз-қазақ йурты, Руссия йурты, Орал йуртындағы башқуртлар, күллі йуртымыздың жамағатлары сияқты қолданыстар кездеседі. Халық сөзі аталған құжаттарда сирек қолданылғанымен осы күнгі мағынасында жұмсалған. Құжаттарда кездесетін араб сөзі – кіріфтар. Тұтқын сөзінің синонимі ретінде қолданылады. Құжаттарда елші, тұтқын, бастық деген түркі сөздері осы күнгі мағынасында қолданылған. Мал сөзі өзінің тура мағынасымен қатар товар терминінің де қызметін атқарады. Сайдагер, шабуыл сияқты араб-парсы сөздері де қазіргі қолданыстағы қызметін атқарады. Сол сияқты гаскер – әскер, сахара – дала, баж – салық, мехкеме – мекеме, хаким, әкім – бастық, әкім, йаманлық – жамандық, қияпат – сатқындық сөздері жиі қолданылады.

Құжаттарда қала сөзімен қатар шаһар сөзі де қолданылады. Қала деп көлемі жағынан кішілерін атаса, шаһар деп үлкен қалаларды атаған. Қала сөзі сонымен қатар крепость ұғымын да бере отырған. Кейбір құжаттарда крепость – кірпіс, кірепос, крепиш деп те аталады.

Қазақ даласына әкімшілік орындарына белгілі бір мерзімге сайлап қою тәртібі келгенімен, сайлау сөзі қолданылмаған. Сайлау ұғымын білдіретін хан қоярға, хан ясадшар тіркестері кездеседі.

Ресми іс қағаздар тіліне талдау жасай отырып, ондағы лексикалық ерекшеліктің бірі араб парсы элементтерінің өте көп кездесетіндігі.

Қазақ тіліне араб, иран тілдерінен сөз ауысу процесі күшейе бастағаны белгілі.

Лексикалық ерекшеліктің тағы бірі – қазақ жерінің Ресей империясына бағынуына байланысты ресми іс қағаздарында орыс сөздерінің қолданыла бастауы. Мысалы, генерал сөзі аударылмай генерал, жанарал, ганерал түрінде қолданылған. Кавалер сөзі кауалер, кұалер түрінде кездеседі. Іс қағаздарында жиі кездесетін орыс сөздері қатарына старшина, господин, губернатор, полковник, граф, пристав, команда сөздерін жатқызуға болады.

Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар, басқару аппараттық құрылымы, құрамы, штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер. Жарғы, ереже, нұсқау (инструкция) т.б. құжаттар жатады.

Мекеме мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін мемлекеттік реестрге алынады. Ұйымдық-құқықтық әрекетіне қарай мекеменің ұйымдық құжаттарына – мекеме жарғысы; құрылтайшылар келісімі және жарғы; коммерциялық емес ұйымдарда жалпы ережелер жатады. Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі.

Жарғыда мекеменің іс-әрекеті, негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке, заңды тұлғалармен қарым-қатынасы, құқықтары мен міндеттері жазылады. Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның атын, мекен-жайын, басқару органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылушы, ісін тоқтатуын реттейді, растайды.

Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің көздеген мақсатын, принциптерін, басқару органдарынның құрамы мен мүмкіндіктерін, келісім-шарт уақытын белгілейді.

Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесі мен жұмысшылар саны анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар көрсетіледі.

Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда құрылымдық бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін, қызметтерін белгілейтін бағыттағы ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін ұйымдатыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп ережелерінен көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекеті мен қызметтік бағыты негізінде бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала отырып жасалады.

Ішкі тәртіп ережесінің текстін мекеме әкімшілігі кәсіподақ қызметкерлерімен бірлесе отырып жазады және ол еңбек ұжымында өткізілетін жалпы мәжілісте талқыланады, соңынан мекеме жетекшісі бекітеді.

Кейбір мекемелерде қызметкерлер құқығы жайында ережелер болады. Онда қызметкерлердің мекемемен жұмыс барысындағы құқықтық қатынасын, мекеме жетекшісі мен қызметкерлердің құқықтық қарым-қатынастары және т.б. мәселелер жазылады. Қызметтік нұсқаулар мекеме қызметкерлерінің құқықтары мен міндеттерін айқындайды.

өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықта ұйымның, өндірістік-шаруашылық және маңызды бағыттағы мәселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруде, сақтауда нақтылы талаптар қойылады.

Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толық болуы тиіс және оның безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.

Бұйрыққа қол қойылған соң, ол тіркеуге алынады түпнұсқасы немесе оның көшірмесінің үзіндісі бұйрықты орындаушыларға беріледі және оларға бақылау жасалады.

Бұйрықты безендірудің ең маңызды бөлігі – оның мәтіні. Бұйрық мәтіні өкілеттік бөлімдерден құралып, «БҰЙЫРАМЫН» деген сөзбен беріледі және жеке жолға жазылады.

Орындалуы міндетті бұл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттің орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.

Егер бұйрық бірнеше іс-әрекеттің орындалуына негізделген болса, мәтіннің өкілеттік бөлігі пункттерге бөлінеді және олар араб цифрларымен, белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.

Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы, қызметі толық жазылуы тиіс.

Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды, яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.

Бұйрықтың соңғы пунктінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның қызметі көрсетіледі. Бұл құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс-әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні, іс-әрекетті белгілейді, баяндайды. Хат, жеделхат, телефонхаттар арқылы мекемелер арасында ақпарат алмасуы болады, ұсыныстар айтылып, алдын ала келісімдер жасалады, мекеме басқа бірлестіктермен ресми байланыс жасайды.

Анықтама-ақпараттық құжаттардың бірі – акт. Ол мекеме жетекшісінің тағайындалуымен құрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Актілердің бірнеше түрлері кездеседі. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санауы, құжаттарды қабылдап алу, өткізу, материалдық құндылықтарды қабылдауы, өткізу тағы басқа.

Құжатта акт жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Олардың ұсыныстары мен көзқарастары актіде белгіленбейді. Тексеруші топ мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және мекеме мөрі басылады.

Мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік деп бөлінеді. Қызметтік құжаттары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамның атынан, ал жеке құжаттары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты іс қағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, хат, төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік тағы басқа. Төлқұжат, куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік құжаттарына мекемелер мен ұйымдардың құжаттандыру барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама тағы басқа.

Құжаттары формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып бөлінеді. Типтік іс қағаздары деп қалыптасқан мәтін үлгі бойынша жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш, тағы басқа. Трафареттік іс қағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын ала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, студенттің белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын анықтама. Мұнда студенттің аты-жөні, фамилиясы, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы орын қалдырылып, қалған бөлігі типографиялық әдіспен басылып, алдын-ала дайындалады. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар, Мысалы, пікір. Еркін мәтінді іс қағаздарын безендіруде де жалпы іс қағаздарына қойылатын талаптар сақталады.

Мекеменің ішкі құжаттарына мекеменің қызмет ету барысында, оны құжаттау процесінде мекеме ішінде дайындалған құжаттары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін іс қағаздарына жатады. Шығу, жасалу деңгейіне қарай іс қағаздары түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді. Түпнұсқалық іс қағаздарына кез-келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы оригинал жатады. Ал көшірмелік ісқағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік іс қағаздарына кез-келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі,бұйрықтың көшірмесі тағы басқа. Үзіндісін хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді тағы басқа. дубликатын жатқызуға болады.Үзінді-құжаттың қажетті бөлігінің мәтініөзгертілмей жазылған, қолға берілетін нұсқасы.Дубликат – құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың тұпнұсқасымен күші бірдей көшірмесі.Кез-келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар. Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып қол қойылғанда ғана күші бар. Егер көшірме мекемеден тыс жерге берілетін болса ғана мөр басылады.Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер куәландырады. Нотариалдық кеңселер жоқ елдімекендерде жергілікті әкімшілік қызметкері құжаттарды олардың түпнұсқасымен салыстыра отырып куәландырады. Азаматтардың мүліктік, отбасылық.Қазіргі кезде визит карточкалары адамдардың іскерлік қарым – қатынасыныңбөлінбес атрибутына айналады. Бүгінгі таңда бірден көзге ұратын әдемі визиткалармен ешкімді таңдандыра алмайсыз. Дегенмен де сіздің визиткаңыз іскерлік қатынастыда, жеке басыңызға қатысты қарым- қатынасты да дамыту үшін не істеу керек? Визит карточкасы қандай болу керек? Бұл әрине онда не жазылғанына және қалай жазылғанына байланысты.Әдетте визикарточкасының бет жағына, анық оқылатын шрифтімен негізгі жазулар үшін жартылай қанық бояулы Tites-14 қолданылады.Аты, жөні жазылады. Фамилия үлкен әріптермен теріледі. Мысалы, Болатов Нұржан Қайырбекұлы. Ағылшын тілінде жазылатын вариантында алдымен фамилия, содан кейін әкесінің атыныңбірінші әріпі және өз аты жазылады.Қызметі. Тек ресми атқаратын қызметі жазылады. Міндетін атқарушы, уақытша орындаушы «уақытша» сөздері визит карточкаларына жазылмайды. Мысалы, уақытша директор, бөлім бастығының міндетін атқарушы, тағы сол сияқты. Ресми қабылданған, көпшілікке тусінікті қысқарған сөздерді ғана пайдаланыңыз. Бұл сіздің визиткаңыз мүмкіндіктерін дұрыс пайдалануға өз әсерін тигізеді Түсініксіз қысқартылғансөздер мен шартты белгілерді қолданудан аулақ болыңыз. Одан да мейлінше ұсақ шрифтімен беріңіз я болмаса визитканың артқы бетін пайдаланыңыз. Қызмет істейтін мекеменің аты толық жазылғанда иерархия сақталуы керек.Ғылыми дәреже, әскери тағы басқа атақтар визит карточка иесінің іскерлік қатынас қажеттілігіне қарай көрсетіледі. Визитка иесін белгілі қызметі болғанда немесе атқаратын қызметін жасырын ұстау қажетболғанда ғылыми дәрежесі, әскери т.б. атағы ғана көрсетіледі. Толық адресті жазған кезде хат-хабар алуға оңай болу үшін индексті жазыпқоюға болады. Үйдің телефоны, жұмыс орнының толық адресі көрсетіледі, жұмыс телефоны. Алдымен хатшының немесе Департамент бойынша кезекшінің телефоны жазылады. Қажет деп тапқан сенімді жағдайда өзіңіздіңжеке телефоныңызды да көрсетуге болады. Мобиль жүйесіндегі байланысыңыз болса ол кодымен толық көрсетіледі. Егер мобиль жүйесіндегі байланыс бірнешеуболса әрқайсысы кодымен жеке көрсетіледі.Басқа информацияға карточкада орын да қалмайды.Енді Визит карточкаларының безендірілуі туралы. Визит карточкасының стандарт көлемі жоқ. Бірақ көбінесе ол 50 х 90 мм-лік көлемдегі қатты қағазда жасалады.Визит карточкаларының түр түсі:Үкімет құрылымында, сайлау органдарында істейтін тқызметкерлер көбіне ақ мемлекеттік ту түсімен сәйкестіріп жасайды. Ақ түс – қолының және ниетінің ақтығының символы болса, мемлекеттік ту түсі – мемлекеттік құрылымда істейтіндігін бідіреді және Отанына адал қызмет ететіндігін көрсетеді.Қаржы бөлімдерінің банктердің қызметкерлері сенімділікті, орнықтылы көрсететін ауырлау түспен жасатады. Олар: алтын түсті, металл түсті, қызыл, сұр, күміс, жасыл түсті. Түрлі дәрежедегі басқару орындарында істейтіндер классикалық үлгідегі түстерді (фон- көгілдір, шрифт қара көк, фон – ақшыл сия түсті, шрифт – сия түсті, фон –ақшыл қоңыр, шрифт – қара қоңыр т.б.) қалайды. Әр мамандық иесі өз қалауына қарай таңдап жасатады. Мысалы теңіз, әуе жолы қызметкерлері көгілдір түспен жасатқанды жақсы көреді. Орман шаруашылығы қызметкерлері өз визиткаларының фонын көп жағдайда жасыл түске жақын етіп жасатады. Полиграфист қай тонды таңдаса да шрифті міндетті түрде қара түспен береді. Творчество адамдары өз визиткаларының бірден көзге ұрып тұратынын қалайды. Оссыдан келіп өз визиткаларын түрлі фигуралар мен өрнектер, бедерлер сала отырып жасайды. Сондықтан жазушы визиткасынан төгілген сияның суретін, музыкант визиткасынан нота белгілерін көруге болады.Ғылыми интеллигенция, ішкі істер министірлігі, қорғаныс министірлігі, мемлекеттік қауіпсіздік комитеті, мемлекеттік құрылым қызметкерлері көбіне ақ фонменғ, шрифтері қара, артық-ауыс белгі, фигуралары, сызықтары жоқ визиткалар жасатады.Қызғылт және қызыл түсті визиткалар сирек кездеседі. Енді визиткалардағы рәміздерге символдар келейік. Мемлекет қайраткерлері иен партия қызметкерлері өз визиткаларында мемлекеттік ту мен елтаңба белгісін орынды, орынсыз орнастыра береді. Түрлі сала қызметкерлері өз мамандығына байланысты эмблемаларды көрсетеді. Фирма қызметкерлері - өз фирмасының эмблемасын береді. Географ визиткасынан компас тағы сол сияқты белгілерді көруге болады. Творчество адамдары пушкин қаламынан бастап, түрлі сән үлгісімен жасалған ашақа дейінгі кез-келген нәрсені бере береді.Іс сапар, конференция, семинар, көрме тағы басқа іскерлік байланыс жасалатын жерлерге жиналғанда визиткаларды жеткілікті етіп алып шығыңыз. Бұл жерлерде визиткалар сіздің жеке басыңыздың құжаты ретінде де, кепілдеме ретінде де сізге коп пайдасын тигізеді.Визиткаларды кімкөрінгенге бере бермеңіз, тек өзіңіз байланыс жасағаныңыз келген адамға ғана ұсынған дұрыс. Визитканы оң қолмен алады және бірден қалтаға сала салмай, мазмұнымен танысады.Визит карточкаларына кейбір жағдайда бір-екі ауыз сөз жазып та тапсыруға болады. Мысалы, сіз кездесу үшін іздеп келген адамыңыз орнында болмады. Өз визиткаңызды ол адамға тапсыру үшін хатшыға тастап кетуге болады. Ол адамға арадағы жұмыс мақсаты мен мазмұнына қарай: Жауап күтемін, сейсенбі сағ. 14-00 келемін, жұма сағ.15-00 де күтемін, тағы басқа түрінде жазыпберуге болады. Сол сияқты үлкен жиын, конференция кезінде сөйлесудің сәті түспеген, бірақ кейін қарым – қатынас жасағаныңыз келетін адамға да бір-екі ауыз сөз жазып екінші адам арқылы тікелей визиткаңызды тапсыруыңызға болады. Кейбір тығыз жағдайда байланысты кездесу алдын-ала келісілген адаммен жолыға алмайтындай болғанда визиткаға кешірім өтінемін, Алматыға кетіп барамын, келген соң жолығамыз, 20.02. күнітелефон соқ тағы басқа жазып егер кездесу сіздің мекемеде өтуге тиіс болған жағдайда өз хатшыңызға, егер ол адамның жұмыс орнында өтуге тиіс болған жағдайда хатшысына немесе көмекшісіне беріп кетуге болады. Осы сияқты жағдайларда визиткаларға жазылатын сөздер қысқа, нұсқа, нақты, ркін стильде жазылады. Мұны да жазбаша қатынастың бір түріне жатқызуға болады. Бұл қолданыс әрине сіздің екінші адаммен арадағы қарым-қатынасыңыздың жақындық деңгейіне іскерлік қатынасыңыздың түріне, дәл сол уақыттағы жағдайға орай, сіз қажет деп тапқан жағдайда жүзеге асырады.Дүние жүзі практикасында іскерлік қатынас кезінде де, жеке басқа қатысты жағдайда да қолданылатын, визит карточкаларв арқылы жүзеге асыруға болатынбірнеше жағдайды ескерте кеткенді жөн көрдік.1. Латын әріптерімен берілетін белгісі құтықтау мағынасын береді. Жаңа жыл қарсаңында, 8-наурыз мерекесі тағы басқа мейрамдар қарсаңында өткізілген іскерлік кездесу, ресми кездесу, конференция, семинар тағы басқа кезінде өзіңіз кейін байланыс жасағаныңыз келетін, я болмаса, осы сәтті пайдаланып танысқыңыз келген, болмаса, ол адамға деген өз ниетіңізді білдіргіңіз келген жағдайда жаңа жыл қарсаңында 8 наурыз қарсаңында кез-келген қуанышты күн, мейрам күндері белгілерін қойып визит карточкаңызды тікелей өзіңіз, екінші адам арқылы тапсыруыңызға болады.2. Латын - әріптері арқылы берілетін белгі көңіл айту мағынасын береді. Мұны да қажет болған жағдайда визиткаға жазып почта арқылы жіберуге, екінші адам арқылы табыс етуге, тікелей беруге болады.

1.2. Құжат жүйесінің мәні мен маңызы.

Құжаттама жүйесі, құжат сияқты тарихи дамудың нәтижесі. Құжаттарды пайда болуы адам қоғамының дамуында адамдарды қатынас арқылы құралы ретінде ерекше оқиға болған. Мемлекетті дамуы мен оны мемлекеттік басқару аппаратында кейбір құжаттар сапада пайда бола бастады. Оларды құжаттама жүйесіне реттеп жинады. Біртіндеп хаттама жүйесінің баяғы біркелкілігінен мемлекеттік салаларды айналысуы және бөлек қызмет көрсетуі функциялары өз бетінше құжаттама жүйесіне салалық және функционалды бағыттарында ерекшеленіп, басқару дифференциясы мен специализациясының дамуында күшейді. Құжаттама жүйесін дифференциясы барлық ұйымдарға тән жалпы іс-жүргізу жүйесін бірнеше кезекке бөліп шығаруға басқару функциясында процесін қолдануға әкеледі. Орыс мемлекетінде жергілікті және орталықтанған ұйымдары белгіленіп, басқару құжаттамасынкіргізе отырып, 16 ғ бұйрықтарында «жалпы құжаттама» жүйесіпайда болды. Басқаруды функциясының күрделенуі мен кеңеюіне байланысты бухгалтерлік есеп беру, статистикалар, әскери, дипломатиялық және басқа да құжаттама жұйесі басқаруды бөлек функциясын көрсетіп, құжаттама жүйесінен бөлүге әкеп соқтырады.Революцияға дейін Ресейде қалыптасқан дипломатиялық кұжаттама жүйесі сыртқы қарым қатынастарды функциясын анық көрсетеді. Құжаттарда белгіленетін негізгі мақсаттар оны жүйелері болып келеді: 1.Шетел мемлекеттерімен келісім жүргізуді құжаттандыру; 2.Дипломатиялық хат алмасу;3.Дипломатиялық агенттерді шет елдегі айналасу және құжаттандыру жағдайы;Бірнеше жүйеге келесі құжаттар кіреді; келісім грамоталары /18ғ. дейінкелісім шарттар, трактаттар, конвенциялар, хаттамалар, ратификацияланған грамоталар.Екінші жүйеге өз кезегінде сыртқы басқарды негізгі мақсатына сәйкес одан да кіші 4 жүйеден тұрады:1/ Шетел мемлекеттерімен билік басқару органдарына дипломатиялық хат алмасу;2/ Шетелдегі өздеріне дипломатиялық агенттері мен билік органдарына хат алмасу;3/ Шетелдегі дипломатиялық агенттерді шетел мемлекеттеріне билік органымен хат алмасу;

Осы жүйелерді бірнешесі ноталардан, мемурандумдардан, ультиматумдардан, мемуарлардан, хаттардан тұрады. Екіншісі, ресклиптілерден, хаттардан, үшіншісі, грамоталар, реляциялардан, баяндамалар, хаттардан, төртіншісі записка, хаттардан тұрады.Жүйеге «дипломдық агенттерді» шетелдегі айналысу мен құжаттандыру жағдайы 18ғ. дейін статьялық тізбелерді, заказы, кредетивті граммоталарды, нұсқауларды, есеп беру, күнделік, әңгімелесуді записі, прессаныңкөзқарасы, запискалар, паспорттар құрамына кіреді.Осылайша бізді құжаттама жүйесінің мақсаты мен критерилерінің болуы мінездеме мен кейбір көлеммен анықталып және жүйелене бөлшектеріне бөлініп, кейбір үлкен жүйелерге элемент құрамы болып кіріп, кейбір біртұтас ретінде қарастырылуы мүмкін, ол дегеніміз барлық негізгі жүйе анықтамаларын қанағаттандырады. Құжаттама жұйесі ХҮ-ХҮІ ғғ. басқару органдарының салаларының құрылуы уақытынан пайда болғаннан өзгеріссіз қалмады. Жаңа ұйымдардың пайда болуынан және басқаруды өзіндік мақсатының күрделінуі, ал министерствода жүйені функционалды салалық сияқты мазмұндарының құрамына сапалы өзгеріс кіргізілген. Мысалы, шаруашылық операцияларының жазылуға арналған есеп беру кітабы және олардың бөлек түрлері умолотные, кедендік және т.б., ақталу құжаттары бухгалтерлік есеп беруді пайда болуына байланысты. Бұл бухгалтерлік есеп беру жүйесінің жай құжаттары. Бухгалтерлік құжаттама жүйесінің құрамында маңызды өзгерістер болды. Бухгалтерлік есеп беру жүйесінің екілігінің пайда болуы болуына байланысты, есеп сияқты құжат түрі шыға бастады. Басты кітапты шаруашылық опрацияларыжазылған брошюраланған есеп құрады. Негізгі кітапта шаруашылық операциялары жазылған журналда хронологиябойынша тізбектеле жүргізілген. Байланыста жалпыланған көрсеткіштерде нақты уақыт периодына барлық құралдар көрсетілген.Бухгалтерлік есеп беру құжаттандыруында маңызды өзгерістер болған жоқ. Жаңа құжаттар түрлері есеп беру кітаптары болған. Ақшалай құралына есеп беру үшін шығыс-кіріс немесе барлық капиталдарды жағдайы туралы бухгалтерлік мәлімет кітап негізінде айлақ және жылдық есеп беру құрастырылған.ХҮІ-ХҮІІІ ғ-ға тамансанақтық есеп беру жүйесі туа бастайды.Тесцовый кітаптары қалалар мен уездері суреттеуін мазмұндады.Подворные тұрғындарының перепись кітабында белгіленіп отырған. Анықтама мақсатында писцовые кітаптарынан приправочные книги-списки құрастырылады.Статистика құжаттама құрамындағы өзгерістер ең бірінші подворный переписінен подушныйға өтумен байланысты. Тұрғындарды тізбесі ревизиялық ертегі деп аталған. Жерге есеп беру, тұрғындарға, егіндерге, мал және үлкен феодалдарды шаруашылығында оны өнімділігі есеп беруде көрсетіледі. Өнеркәсіп саласында статистикалық есеп беруң болуы туралы мағлұмат бар. Шіркеу метрлік кітабында статистикалық қайнар көзінің мағынасы бар. Арнайы статистикалық ұйымдардың пайда болуына байланысты соңғылары департаменттерді есеп беруі, министерствоны көзқарасы, губернаторларды есеп беруі үшін әр мекемеден статистикалық мәлімет жинауға тиісті болды. Олар реформаға дейінгі Ресей шаруашылық өмірін зерттеуде негізгі статистикалық қайнар көзі болып табылады.Бюджет тексеріс құжаттары крестьяндық хуторларын бейнеленуі болған. Тұрғындары переписін жасау үшін ревизиялық ертегілер құрастырылған. Тұрғындарды динамикалық кезекті есеп беру үшін метірлік кітаптардан басқа отбасылық тізбелер, әскери шақырулар,қалалық жеке тізбесі құрастырылған.ХІХ ғ-дың ІІ-ші жартысында статистикалыққұжаттар құрамында жаңа түрлері пайда болды. 1897 жылы бүкіл Ресейлік біркүнді тұрғындардың бірінші переписі өткізілді. Оны өткізуге дайындық қоныстанған жерлердің тізімін құрастыру болған. Тұрғындарды переписі кезінде барлық мәліметтер жеке және пәтер карточкаларына кіргізілді.Ірі қалалардың тұрғындарына перепись өткізілді. Жалпы қабылданған формулалар канализация, сумен ұқамсыздандыру, құрылымының көлемі подворлы ведомость және т.с.с.бөлімдердің саны туралы жарықтандыру, туралы пәтер қағазы, жеке парақ. Кейбір жағдайда отын және азық-түлікті карточкада құрылған. Сауалнама бланкілер тарату жолымен ауылшаруашылық переписі жүргізілді. Фабрика инспекторының есеп беруі жұмысшыларды бюджеті туралы мәлімет берген. Бағалы кітаптар, карталар, бланкілер, шаруашылықты бейнелеу кітаптары, статистикалық материалдар болып табылады. Земскаястатистикасы материалдары өңдеуді жаңа таблицалық формасын жасады. Топтық және комбинациялық барлық белгілерді жиынтығына тәелді мүмкіндік орнату берілді; тіркелген бірлік тек қана статистикалық бейнелеуді берген жай таблицалар қолданылды. Өнеркәсіп пен сауданың дамуы іскерлік қатынастың күрделенуі өмірге коммерциялық ерекше құжат түрін тудырады. Олар мекемелер мен тұлғалар арасында жасалған келісім шарттар, контрактілер, келісімдер мекемелерді ликвидациялау, ашылуы туралы хаттар, өзара қарым-қатынас жасауға шақырулар. Құжаттар тобы вексельді құқық нормаларымен байланысты.Бояр кітаптары - әсіресе боярлардың думны дворяндарының, дьяктардың тізімі және т.с.с. адамдар саны аталып кіргізілген боярлар тізімі, Москвада әртүрлі тапсырмалармен болған міндетті кезекті тұрғындардың тізімі, ақшалы жалақысын тарату және верстанцияларды талдау кезінде құратын бояр балалары мен городовой дворяндарды аталған тізімі – десятни; строельді кітаптармен засечные, городовой, жүздік және полктік тізімдер т.б. әскери құжаттама жүйесіне кіргізіледі. Үнемдік әскерді пайда болуы қарулы күштерді ұйымдастырылған құрылысында, функцияларында түпкілікті өзгерістер кіргізеді. Осыған байланысты әскери құжаттама жүйесінің құрамы өзгертілді жаңа құжаттар түрінің пайда болуы көптеген ескі құжаттар түрлерінің формасымен атаулары өзгертілді және жойылды.Бағынушы тұлғаларғаөкімдер бұйрықтары мен ордерлері , рәсімделуі, бұйрықтарды орындау, нұсқауларда, ережелерде түсіндіріледі. Бағынушылар өздерінің бастықтарына рапорттар және баяндамалармен баяндайды. Әскери бөлімшелер сандық есеп беру құрамы штаттарында, табельдерде, тізімдерде, ведомстволарда жүзеге асады. Офицерлерге шеніне патенттер, кіші шендерге паспорттар менаттестаттар беріліп отырған. Әскери қызметкерлерді іс-сапарлары нарядтармен рәсімделген. Әскери іс-әрекет жүргізу журналдарда, дислокацияларда, болжауларда және басқа құжат түрлерінде көрсетілген. Әскери құжаттама жүйесіндегі аса маңызды өзгерістер әскери реформалардан кейін болды. Әскери постановленияларды сводкасына сәйкес хат алмасуда хаттар мен қатынас, рапорттар қолданылған. Құжат түрінің тәуелділігі инстанцияларды жоғарғысына, тегіне және төменгісіне жіберілген құжатқа байланысты. Құжат түрі шеніне емес, лауазымына байланысты анықталған. Строевой бөлімшесінің канцеляриясында бұйрықтар, бұйырулар, шендерді кластық және офицерліктізімі, аттар /жылқылар/ описі, мобилизацияланған жоспарлар, тізімдері ведомстволар, тәркілеу журналдары және басқа құжаттар түрлері жүргізілген. Әскери ведомствоны іс-жүргізу мен хаттануы туралы құжат түрлерінің санын қысқартып және іс жүргізуді жеңілдетті. Қызметтік хатар 3 түрге бөлінген: рапорттар, предписаниялар, снашениялар. Хаттар мен арнайы хаттар сақталып отырған. Революцияға дейінгі мемлекеттік мекемелер құжаттамасымен қатар, шіркеулер, вотчинді шаруашылық құжаттама жүйесі, кейінірек капиталистік кәсәпорындарды құжаттама жүйесі дамуын алды. Ерекше өзгеріске сауда және өндіріс дамуына байланысты функционалды жүйе ұшырады. Өндірісітк кәсіпорындардың құжаттамасы, коммерциялық құжаттама пайда болып, тез дамыды. Құжаттама жүйесінің құрамында және мазмұнында сапалы өзгерістер Ұлы Октябрь социалистікреволюциясының жеңсінен кейін болды. Сол уақытта Кеңес қоғамына тән жоспарлы құжаттама жүйесі, материалды-техникалық қамсыздандыру туралы және т.б. мүлде жаңа құжаттама жүйесі пайда болды.Материалды-техникалық қамсыздандыу туралы құжаттама жүйесі өз кезегінде бөлек жүешелерден тұратын басқа жүйелер сияқты құрылады. Оларға административті сұрақтардан тұратын құжаттама жүйешелерін көбінесе ұйымдастырушы өкімгерлікке келетін; келісім байланыс жүйешелерін төлеп операциялар мен қаржы өтеу жүйешелерді, арбитражды және претензионды қайшылықтарды рәсімдеу жүйелерін жатқызуға болады. Құжаттама жүйелері қажеттіліктер тізбесінде жартылай фабрикаттарда, материалдарда, шикізаттарда қажеттіліктерді төлеу, жеткізу, келісімдеріне, бөлшекті келісімшарт, толықтырылған келісімшарттарда, азық-түлік бойынша қамту және өткізуге келісім байланыстарды көрсетеді. Басқа жүйешелер материалды-техникалық қамсыздандыру басқаруды мақсаттарына сәйкес құжаттарды кіргізеді. Жұмысшылар және крестьяндар мемлекеттерінде жаңа типті мекекмелерді басқаруды айналысуында белгіленген, ұйымдастырушы-өкімгерлік құжаттар жаңа мән мен мазмұн алады. Совет кеңес периодында құжаттама жүйесі өзгеріссіз қалмады. Олар кеңестік мемлекеттенуді дамуымен бірге дамыды. Құжаттама жүйесінің мазмұны мен құрамына маңызды көрсеткен кеңестік құрылыс бөлек этаптарында кеңес мемлекеттік аппараттарының алдында тұрған жаңа мақсаттар. Қазіргі уақытта құжаттама жүйесінің саласына сай ақпараттық базалар болып келетін, басқаруды автоматизацияланған жүйесі кіргізіледі және зерттеледі. Олардың әр жүйелері өз бетінше құжаттама жүйесі сияқты өз кезегінде әрқайсысын қарастыруға болатын функционалды болып келеді. Олардың ішіндегі әсіресе маңыздысы келесі хаттама жүйесін бірінші кезекте унификациялануға жататын, автоматизацияланған құжаттану базасының орнықтыруын көрсетеді.1. Стандартты және техникалық шарттар2. Жобалы-конструкторлық және техникалық құжаттама3. Толық құрылыс бойынша жобалық құжаттама4. Жоспарлы құжаттама5. Есеп беру – статистикалық және алғашқы есеп беру құжаттамасы6. Бюджетті мекемелерң бухгалтерлік, қаржы және алғашқы есеп беру құжаттамасы7. Ұйымдастырушы-өкімгерлік құжаттамасы8. Материалды-техникалық қамсыздандыру бойынша құжаттама9. Баға орнату бойынша құжаттама10. Сыртқы сауда бойынша құжаттама11. Ақшалы төлем құжаттамасы12. Сауда бойынша құжаттамаҰйымдастырушы өкімгерлік құжаттама жүйесінің аса маңызды мазмұны бар. Басқару процесстері мен жүйесін ұйымдастыру функциосына қызмет көрсететін ұйымдастырушы өкімгерлік құжаттамалар КСРО-ны мемлекет және құқық Ғылым Академия институтының басқару функциясы классификациясын жүргізуіне сай келеді. Осыдан шығатын басқару процессін өзін жақсарту, басқару еңбегін жақсарту, сұрақтарды рационализациялау, көрсететін құжаттаманың осы жүйесінің айналасуында белгіленеді.Бөлек мақсаттар ұйымдастырушы-өкімгерлік құжаттама құжаттарында көрсетілетін басқару процесстері мен жүйесін ұйымдастыру функцияларын жүзеге асыру процесстерінде реализацияланады. Өз кезегінде ұйымдастырушы өкімгерлік құжаттамасының жүйешелері көрсетілген функцияларды негізгі мақсаттарымен сәйкес келеді. Осыдан шығатын ведомстволар ішіндегі ведомстволарды басқару; басқару аппаратарының жұмысын жақсарту, басқару аппараттарын кадр қызметкерлерімен қамсыздандыру; құжаттардың орындалуын бақылау. Унификацияланған ұйымдастырушы өкімгерлік құжаттама жүйесінің аталғаншарттыжүйешелері, алғашқы кезекте келесі мақсаттар топтарын өңдеулеп, унификацияланған ұйымдастырушы өкімгерлік құжаттама жүйесін өңдеуде шығады. Онда белгіленетін басқару функциясының процесінде жузеге асатын мақсаттар тобы немесе бір мақсат көрсетілген өзкезегінде құжаттаманың функционалды жүйесінде бөлінеді. Бөлек салалы құжаттама жүйелерін ақпартты өңдеу /ОГАС/ және жинау жалпы мемлекеттік жүйесі жүйешелер сияқты қарастыруға болады. Иерархиялық жоспарды құжаттама жұйесін қарастыра отырып, жалпы мемлекеттік құжаттама жүйесінің болуын, ал функционалды және салалық құжаттама жүйесін жүйеше ретінде ескертуге болады. Өз кезегінде жүйеше ретінде салалық құжаттама жүйесіндегі кәсіпорын мен мекемелер, ұйымдардың ведомстволық құжаттамасы кіргізіледі. Функционалды жүйе аналогиялық бойынша бөлінуі мүмкін.Құжаттардың қозғалысы оларды алған сәттен бастап немесе атқарылап болғанға дейін жасау, жіберу немесе Қазақстан Республикасының заңдарына тапсыру ұйымдардың, компаниялардың, акционерлік қоғамдардың және шаруашылық жүргізуші субъектілердің құжат айналысын құрайды.Кірістік құжат, оның ішінде есептеуіш техника құралдарының ірі кәсіпорындарға түсетін құжаттар атқарылуға өз жолын экспедиция арқылы бастайды. Бұл жерде олармен мынандай бірқатар операциялар жасалады. Қабылданған құжаттарды рәсімдеу, құжаттардың дұрыс жіктелуі, конверттерді ашу, конвертке құжаттың дұрыс салынуы, сұрыптау, атқарылуға беру.Экспедициялық құжаттар: тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар ағыны болады. Тіркелмейтін құжаттар мен «жеке өзіне» деген белгісі бар құжаттар мақсатты түрде беріледі.Тіркелетін құжаттар мынадай екі ағымға бөлінеді: басшылардың атына жіберілген және нақтылы алушының аты көрсетілмей жіберілген құжаттар және құрылымдық бөлімшенің атына жіберілген құжаттар. Бірінші ағынның құжаттары кеңсеге, екінші ағынның құжаттары –құрылымдық бөлімшеге беріледі. Орталықтандырылған тіркеуден өтетін жағдайда көрсетілген барлық құжаттар кеңсеге түседі. Құжаттарды тіркеу үшін мынадай міндетті реквизиттердің реттік белгілері: . құжаттың түскен күні (кірістік құжаттары үшін);. түскен құжаттың индексі (кірістік құжаттар үшін);. құжаттың тақырыбы немесе оның қысқаша мазмұны;. қарар (атқарушы, тапсырманың мазмұны, авторы күні),. атқарылу мерзімі;. атқарылғандығы туралы хабарлама (қысқаша жазба);. істің номері.Қажет болған жағдайда міндетті реквизиттердің құрамына мыналар:. атқарушылар;. құжатты алғандығы туралы атқарушының қолхаты;. атқарылудың барысы;. қосымшалар және т.б. толықтырылуы мүмкін. Бастықтың көмекшілері немесе кеңсеніңбастығы түскен құжаттарға алдын-ала шолу жасайды. Құжаттарды алдын-ала қараудың қажеттілігі мекемелердегі нұсқаулық ақпараттар көлемінің өсуіне, оның шұғыл өңделуіне қойылатын талаптың өсуіне және тиімді шешім қабылдау үшін қажетті білім көлемінің артынуына негізделген, әрбір құжаттың атқарылуы бойынша бастық нақтылы нұсқау бере алмайды.Алдын-ал қараудың мақсаты басшылардың міндетті қарауын қажет етпейтін құжаттарды бөлу, құжаттың жіберілуі тиісті бөлімшені немесе адамды анықтау болып табылады. Құжатты қарау кезінде мазмұнының маңыздылығы, көтеріліпотырған мәселелердің күрделілігі, жіберіп отырған иесі, атқарылуының жеделдігі, құжаттыңтүрі есепке алынады. Құжатты бағалауды және бөлімше мен атқарушының функцияларына және құзыретіне сәйкес негізгі ала отырып олар құжаттарды жіберуді жүзеге асырады.Осылайша, алдын-ала қарау: басшылықтың және құрылымдық бөлімшенің атына жіберілетін құжаттардың екі түрлі ағынын құрайды. Мекеменің басшылығына үкіметтік және басқарудың жоғары тұрған органдарының құжаттары және мекеме қызметінің маңызды мәселелері бойынша қажетті ақпараттарға ие басқа да құжаттар беріледі. Қалған құжаттар құрылымдық бөлімшелердің басшыларына немесе атқарылуға беріледі.Тіркеуге жататын құжаттар олар қаралып болғаннан кейін тіркеледі және мекеменің немесе құрылымдық бөлімшенің басшысына беріледі.Сонымен, құжат ағынының бағыты тіркеу фактісіне тәуелді. Тіркелмеген құжаттардың тізбесін жасау, олрды күн сайын қарап отыру басты міндет. Құжат ағымының бағыты құжаттың атаулы жіберілуіне де байланысты. Мекеме басшылығына жіберілген құжаттар атқарылу жолында көптеген инстанциялардан өтеді,олармен бірнеше операциялар жасалады, олар қайтарымдық қозғалысқа ие. Мұндай жағдайларда құжаттар мынадай сұлба бойынша қозғалады:. Мекеме басшысы;. Басқарма басшысы;. Бөлім басшысы;. Атқарушы;

 Құрылымдық бөлімшелердің атына түскен құжаттардың бағыты негізінен қысқа. Құжаттардың бұл ағыны мынадай сұлба бойынша қозғалады:

. Басқарма бастығы;

 . Бөлім бастығы;

 . Атқарушы;

 Құжаттардың басшыға қарай қозғалысы қарарда көрсетілетін құжаттардың атқарылуы бойынша анық және нақтылы нұсқаулықтарды алудың қажеттілігіне негізделген. Қарарда құжаттағы қаралған мәселелердің мәні мен оның жүзеге асырылу жолдары бойынша басшылықтың шешімі беріледі.Атқарылуға түскеннен кейін құжат мәселе толық шешілгенге дейін онда болады. Құжатпен жұмыс істеу толықаяқталғанда және қажет болған жағдайда жауап құжаты жасалса, бастамашылық құжатқа оның атқарылғандығы және іске жіберілгендігі туралы белгі қойылады. Құжатқа белгі соғылғаннан кейін оған қатысты барлық басқа құжаттармен және жауаптың көшірмесімен бірге оны іске тігу үшін іс жүргізуші қызметкерге беріледі.Шығыстық құжаттардың қозғалысына ең алдымен құжаттарды жасауға қатысқан бөлімшелердің саны ықпал етеді. Бөлімшелердің саны құжат өтетін инстанциялардың санын, келісім операцияларының санын, виза қоюды, түзетуді айқындайды. Құжаттарды әзірлеуге арналған уақытты қысқарту үшін жобаның көшірмесі даярланады және оны әзірлеуге қатысқандардың барлығына жіберіледі, келісім автоматтандырылған режимде одан да тез жүргізіледі. Құжаттардың саны, оның компаниясы мен стилінің анықтап олрмен жасалатын жұмыстарды жеңілдетуге және тездетуге әсер етеді.Атқарылған және қол қойылған құжат алушыға жіберу үшін рәсімделеді. Құжаттар тіркелгеннен кейін экспедицияға жіберіледі. Бұл жерде шығыстық құжаттардың дұрыстығы: қызметтік бланкалардың сәйкестігі, қол қойған адамныңқолы мен лауазымы, күнінің бар-жоғы, кірістік номері қосымшалары (егер олар бар болуы тиіс болса) және парақтардың саны көрсетіле отырып мәтіннің соңындаол туралы белгі жасалғандығы тексеріледі.Конверттерге мекен-жайы жазылғаннан кейін почталық жіберілімге виза қойылады (тапсырыстық, авиа және т.б.), жіберілімнің құны айқындалады, конверттер почталық төлемі, күнін, мекеменің атауы, оның мекен-жайы, жіберілімнің реттік номерін механикалық штемпельдік белгімен қоятын машинада маркіленеді. Почталық жіберілім маркіленгеннен кейін кейін тізімі жасалады. Кірістік құжаттар тіркеу кітабымен бірге байланыс бөлімшесіне беріледі, онда байланыс қызметкері қабылдаған жедел хаттардың саны, байланыс бөлімшесіне олардың жеткізілген уақыты туралы белгі жасайды, қол қояды және өздерінің қойылған қолдарын почталық штемпельмен растайды. ІШКІ ҚҰЖАТТАР осы мекеменің шегінде айқындалады және атқарылады. Олардың даярлық жою рәсімдеу кезеңінен өтуі кірістік құжаттардың даярланғанындай және рәсімделгеніндей ұйымдастырылады, ал атқарылу кезеңінде ол шығыстық құжаттардың бағыттарымен сәйкес келеді.Ішкі құжаттар құжат жобасын даярлау, рәсімдеу, келісу, қол қою, атқару кезеңіндегілей өтеді. Нормалары баяндалатын хаттамалар даналары көбейтіліпнемесе хаттамалардан үзінді көшірме түрінде соңғысына беріледі. Мекеме немесе құрылымдық бөлімше басшысының атына жіберілген жедел сипаттағы – баяндау жазбаларды, анықтамаларды, мәліметтерді және т.б. құжаттарды олар қарап шыққанынан кейін атқары (пайдаланалу) үшін жалпы тәртіпте беріледі. Бұйрықтардың, нұсқаулардың және басқа да таратушы құжаттардың жобалары шығарылатын құжаттардың заңға сәйкестігін растайтын заң қызметі арқылы өтеді.БАСҚАРУДЫҢ құрамдас бөлігінің бірі ақпараттарды алу беру процессі болып табылады. Іс жүргізу қызметкерлері арқылы мекемедегі ақпараттардың түгелге жуықтасқыны өтеді, өзінше олар құжаттарды алудың, өңдеудің және берудің жеделдігіне тікелей әсер етеді. Құжаттарды өңдеу бекетіне уақытылы жеткізу құжат айналысын тиімді ұйымдастырудың негізгі шарты болып табылады.Сондай-ақ құжатайналысы көлемінің есебі мыналарды: 1)мекемелерге, оның құрылымдық бөлімшелеріне, жекелеген атқарушыларға, іс жүргізу қызметі құрылымдарына жүктемелердің жүктелуін;2) осы немесе басқа құжаттардың бөлімшелердің міндеттері мен функцияларына сәйкестігін;3) мекеменің ұйымдастырушылық және электрондық есептеу техникасына қажеттілігін айқындау үшін ұйымдастырылады.Құжаттардың сандық сипатын зерттеу: жекелеген құжаттар арасындағы арақатынасты, олардың динамикасын белгілеуге мүмкіндік береді. ҚҰЖАТ АЙНАЛЫСЫНЫҢ КӨЛЕМІН айқындау кезінде барлық құжаттар бір рет есепке алынады. Кірістік, шығыстық ішкі құжаттар жеке-жеке есептеледі. Машинкаға басылған көшірмелер мен жедел көбейту құралдарымен көбейтілген көшірмелер бөлек есепке алынады. Құжат айналысының жалпы көлемі көшірмелердің қосынды саны көрсетілетін көлбеу сызықпен көрсетіледі.Кірістік құжаттардың ішінде мыналар: жеделхаттар, бандерольдер.үкіметтік және жоғары тұрған ұйымдардың құжаттары, ұсыныстар, шығымдар және өтініштер болып көрсетілед және факстер жеке есептеледі. Құжаттардың көлемі туралы деректердің мәліметтері кезең-кезеңмен жасалып отырылады.Құжаттарды есептеу кезіндеқұжаттарды тіркеудің көпқырлы мүмкіндігіне, тіркелмеген құжаттардың бар-жоғына, құжаттардың барлығы даэкспедиция арқылы өте бермейтіндігіне, телетайптық жеделхаттардың, телефонограммалардың, факстердің көрсетіле бермейтіндігіне айрықша назар аудару керек.Одан басқа, жеделхат сияқты құжаттарды беру тәртібін сақтау қажет. Олар мазмұны бойынша әдетте айтарлықтай аз болғанымен мекен жайлары бойынша есепкеалынады.Құжат айналысының сандық сипаты оның көлемін ғана емес, қайсы ұйымның болсын уақыт бірлігінде өтетін құжаттар көлемінің тығыздығын да көрсетеді.Құжат айналысы тығыздығының динамикасы, құжат айналысының көлемі әр ай сайын есептеледі.

ІІ ТАРАУ. Алматы қаласы Түрксіб ауданы әкімі аппаратының сипаты мен міндеттері.2.1.Түрксіб ауданының әкімі және әкім орынбасарлары, әкім аппараты басшысы арасындағы міндеттерді үйлестіру. Аудан әкімі

Қазақстан Республикасы Президентінің анықтамасы мен лауазымдық тәртіппен сайланады. Аудан әкімі Түрксіб ауданы оның аумағындағы мемлекеттік саясатты сенімділікпен қарап өткізуді қарап өткізуді қамтамасыз етеді.Аудан әкіміне сәйкес заңдылықтар:1. Азаматтар және ұйымдар, мемлекеттік органдармен өзара қарым-қатынастарымен және әкімшілік-аумақтық бірлігінде аудан әкімдігіне қатысты тұлғалардың лауазымы болып табылады.2. Азаматтардың бостандығын және құқығын қорғау жөнінде шараларды қабылдайды, азаматтардың шағым, арыз, үндеулерін қарастырады.3. Бюджеттік төлемнің және басқада салық жинақтарының міндеттерін жәрдемдікке алады.4. Әкімшілік –аймақтық бірлікке сәйкес шығындардың сақтауын бекіту, жоғары тұрған әкімдік Маслихатына сметаны бекітуді ұсынады және жетілдіреді.5. Орталық жергілікті мемлекеттік органның нормалық құқығы, Қазақстан Республикасы үкіметінің және Президент актісі, Қазақстан Республикасы Конституциясының нормалық тұлғалары және азаматтардың орындауын жетілдіреді.6. Жер қатынасын реттеуді компетенциялық шамасында жүзеге асырады.7. Жолды сақтау және пайдалану, тұрғын ұй қорын жөндеу және құрлысты ұйымдастыру.8. Кәсіпкерлік қызметті дамытуды жетілдіру. 9. Жалпылама әскери, азаматтық қорғаныс, сонымен қатар дайындықты жұмылдыру жөніндегісұранысы бойынша заңды орындауды қамтамасыз ету және компетенциялық шамада ұйымдастырады.10. Заңдылық тәртібін белгілеудегі азаматтық жағдайда актіні тіркеу, нотариалдық іс-әрекетті мүліксіз ұйымдастыру.11. Тұрғындарға әлеуметтік жағынан қайырымдылық көмек көрсету бойынша жоғары тұрған органдарға ұсыныс енгізеді.12. Жергілікті әлеуметтік инфрақұрылымдықты жетілдіріп дамыту.13. Өзара өзін-өзі басқару аймақтық органымен Аудан әкімі өзгеде сұрақтарды шешіп беруді жүргізеді.Аудан әкімі өзгеде сұрақтарды шешіп беруді жүргізеді 1.Тікелей басшылармен қызмет жасайды; 1.1.Аудан әкімінің орынбасары; 1.2.Аппарат басшысы; 1.3.Мемлекеттік құқық бөлімі2.Қызметті бағыттайды және үйлестіреді: 2.1Аудандық ішкі істер басқармасы: 3. Өзара іс-әрекеттер: 3.1.Аудандық сотпен 3.2.Аудандық прокуратурамен 3.3.Түрксіб ауданы бойынша Ұлттық қауіпсіздік комитетінің Департаментімен;4. Аудан мүддесіне ұсынады: 4.1.Мемлекеттік органдарда; 4.2.Қоғамдық бірлестікте; 4.3.Ішкі экономикалық қызметте; 4.4.Республикада, қалада, өзгеде мәдени кәсіпорындарда; 5. Коммисияны басқарады: 5.1.Нашақорлық және наркобизнеспен күресу жөнінде; Аудан әкімі орынбасарыТұрмыстық және қоғамдық тамақтандыру, сауда саласын дамыту, азаматтардың құқығы мен бостандығын қорғау, инфрақұрылымдық кәсіпкерліктің қасиетін санақты(статистиканы),байланыс қызметі, көлік, өнеркәсіп, экономика жөніндегі сұраныстары бойынша аудан әкімінің өкімі мен шешімінің орындалуын қамтамасыз етеді.Ұсақ бөлшекті сауда желісіндегі кәсіпорындар өркениеті түрінде дамытуды қамтамасыз етеді.Аудан әкімінің алдында оған жүктелген қызметін іске асыруы жөніндегі сұранысын енгізеді.1. Тікелей басқарады:1.1. Кәсіпкерлікті дамыту және қолдау бөлімін;1.2. Сауда және өнеркәсіп Департамент бөлімін;2. Қызметті бағыттайды және басқарады:2.1. Аудандық қаржы бөлім;2.2. Аудандық салық комитетін;2.3. «Алматы қаласы ВЦС» ДГП санақ (статистика) бөлімінің бас маманын;2.4. Мемлекеттік ветеринарлық қадағалау бөлімін;2.5. Банкті;2.6. ТҚС, ҚМҚС;2.7. Моншаны;2.8. Ұсақ бөлшекті сауда орындарын, базарды;3. Байланыс қызметін үйлестіреді және жүзеге асырады; 3.1.Шағын өндіріспен, кәсіпорынмен, өнеркәсіппен;3.2.Жеке меншікпен және байланыс қызметімен көлік кәсіпорындарымен; 3.3.Шағын және орта бизнес; оның ішінде: шағын өндіріспен, қамтамасыздандыру саласымен, қоғамдық тамақтандырумен, кәсіпорын саудасымен;3.4.МАИ;3.5.Әділет басқармасымен;4. Байланыс қызметін жүзеге асырады:4.1.Мемлекеттік мүлікті жекешелендіру және басқарма бойынша қалалық аймақтық комитетімен;4.2. Қалалық экономикалық комитетімен;4.3. Антимонопольді саясатпен; құнды және санақ (статистика) бойынша қалалық басқармасымен;4.4. Шағын және орта бизнестік қауымдастығымен;4.5. Шағын және орта кәсіпорынмен;4.6. Шағын өндіріспен;базармен, қамсыздандыру саласымен, қоғамдық тамақтандыру және сауда кәсіпорынмен;5. Комиссияны басқарады:5.1. Жалақы төлемінің төленуіне бақылау бойынша жедел жұмыс тобын;5.2.Қозғалыс қауіпсіздігі бойынша;5.3. Лицензия түріндегі қызметтің орны үшін талап біліктілігіне сәйкес берілуі жөнінде;Аудан әкімінің орынбасарыСпорт, туризм, мәдениет, тұрғындарды әлеуметтік жағынан қорғау, денсеулық сақтау, білім, ішкі саясат сұрақтары жөнінде жүргізеді. Аудан әкімінің мәселелері жөнінде өкімі мен шешімін жүзеге асыру бойынша жұмыстарды ұйымдастырады.Жалпылама әскери міндеттің дайындығын жұмылдыру жөніндегі сұранысы бойынша заңды орындауды қамтамасыз ету және компетенциялық шамада ұйымдастырады.Тұрғындарға әлеуметтік қайырымдылық көрсету бойынша жоғары тұрған органдарға ұсыныс енгізеді.Аудан әкімінің алдында оған жүктелген қызметін іске асыруы жөніндегі сұраныс енгізеді.1. Тікелей басқарады:1.1. Еңбекпен қамту және әлеуметтік бағдарлама бөлімін;1.2. Мәдениет, тілді дамыту, білім және спорт бөлімін;1.3. Ішкі саясат Департаменті бөлімін;1.4. Кәмелетке толмағандар құқығын қорғау бойынша хатшыны;1.5. Аудандақ білім бөлімін;2. Қызметті бағыттайды және басқарады:2.1.Еңбекпен қамту және әлеуметтік бағдарлама Департамент бөлімін;2.2.Қорғаныс Ісі жөніндегі Басқармасын;2.3.Ардагерлер кеңесін;2.4. «ҚАзақ тілі» қоғамын;2.5. Алдын-ала емдеу мәселесін;2.6. Қамқорлық және қамқорлыққа алу жөніндегі мекемесін;3. Байланыс қызметін жүзеге асырады:3.1. КТС төрағасын;3.2. Жоғарғы және орта оқу орындарын;3.3. Білім және ғылым Министірлігін;3.4. Мәдени-ағартушылық мекемесін, творчествалық одағы;3.5. Ақпарат-насихатшы тобын;3.6. Жарнама және ақпарат бұрыштамасының сұранысы бойынша «Жарнама» акционерлік қоғамын;3.7. Бұқаралық ақпарат саласын;3.8. Аймақтық біріккен және ұлттық-мәдени орталығын;3.9. Саясат партиялық қозғалысын, қоғамдық ұйымдарды;-мүгедектер қоғамын;4. Комиссияны басқарады:4.1. Кәмелетке толмағандар құқығын қорғау жөнінде;4.2. Мемлекеттік мекен-жай көрсету бойынша тұрғындарға әлеуметтік көмек көрсету жөнінде;4.3. Эпидемиологияға қарсы төтенше жағдайын;4.4. Ішімдік және нашақорлық, СПИД-ке, тері аурыларына қарсы, өкпе ауруларымен күресу жөнінде алдын алу бойынша;4.5. Жанұя және әйелдер мәселесі жөнінде;4.6. Жастарды әскерге шақыруға дейінгі және әскерге шақырылу жұмыстары бойынша;4.7. Семей ядролық полигон сынағында зардап шеккен азаматтардың тіркелген есебі жөнінде;4.8. Ұлы Отан соғысының еңбек анықтамасы жөнінде; Аудан әкімінің орынбасарыТұрғын үй-комуналдық реформасын және тұрғын үй бағдарламасын жүзеге асыру, жер қаржысын пайдалану нәтижесінде және рационалдық қала салу сәулет құрлысын дамытукомуналдық-шаруашылық және көріктендіру сұранысы жөнінде әкім шешімін орындауды ұйымдастыру. Сұрапыл апат бола қалған жағдай туындаған кезде төтенше жағдайға жүктелген аудан бөлімшесінің қызметші жұмыстарын ұйымдастырады.Аудан әкімінің алдында оған жүктелген қызметін іске асыруы жөніндегі сұранысы енгізеді.1. Тікелей басқарады.1.1. Тұрғын үй-коммуналды шаруашылық бөлімін;1.2. Көріктендіру және құрылыс бөлімін;1.3. Экологиялық инспекциясын;2. Қызметті бағыттайды және басқарады:2.1. Аудан сәулетшісін;2.2. Төтенше жағдай жөнінідегі бөлімін;2.3. Жеке меншік пәтер кооперативінің Қауымдастығын;2.4. Өрт сөндіру ГПС;2.5. Жолды пайдалану басқармасын;2.6. Аудандық су желісін;2.7. Аудандық су құбырын;2.8. Аудандық электр желісін; 2.9. Аудандық газын;2.10. «Зеленстрой» АҚ учаскесін;2.11. Дезинфекциялық қызметін;2.12. ОСВОД-ын;2.13. Саясат және бағбан жайының серіктестігін3. Байланыс қызметін жүзеге асырады:3.1. Аудандық институт жобасымен;3.2. Құрылыс салушы ведомствалық коммерциясымен; 4. Комиссияны басқарады:4.1. Төтенше жағдайды.Аудан әкімі аппараты басқармасыЕңбек тәртібін және оның орындалуын қадағалайды, аудан әкімі аппаратының қызметшілері және бөлім жұмыстарын үйлестіруді қамтамасыз етеді.Аудан қызметшілерінің және жоғары тұрған орган бөлімдерімен, аудан әкімінің өкімі мен шешімінің орындалуын бақылау бойынша жұмыстарды ұйымдастыру іске асырады. Аудан әкімі қызметші қызметкерлерінің және бөлім қызметін жетілдіру жөнінде ұсыныс енгізеді.Аудан әкімінің алдында оған жүктелген қызметін іске асыруы жөніндегі сұраныс енгізеді.1.Тікелей басқарады:1.1. Жалпы бөлімін;1.2. Ұйымдастыру-кадр жұмысы бөлімін;2. Қызметті басқарады:2.1. Аудандық архивті;2. Комиссияны басқарады:2.1. Тәртіп комиссиясын;Ұйымда жасалатын құжаттардың кешені қызмет барысында шешілетін мәселелердің ауқымына, құзырлық көлемі мен сипатына, мәселелердің шешілу ретінде басқа ұйымдар мен өзара байланыстың көлемі мен сипатынақарай айқындалады. Нысаны жағынан бірдей құжаттар (бұйрықтар, қаулылар және т.б.) шығаратын ұйымдардың бірлескен өкіметтік құжаттары тиісті нысанда шығарылады (бұйрық, қаулы және т.б.)Нысаны жағынан бір – бірінен өзгеше құжаттар шығаруға өкілеттілігі бар ұйымдардың бірлескен өкімдік құжаттары «бірлескен шешім» түрінде шығарылады. Ал оның сол құжаттарды қабылдаған әрбір ұйымның өкімдік құжаты болатын құқығы бар. Жоғарыда тұрған органдардың құжаттары немесе басқа ұйымдардың құжаттарын қарамағындағы ұйымдарға, құрылымдық бөлімшелерге жеткізу құжаттың авторы белгіленген нысанды жүзеге асырылады.Ал қала органдарының хаттама шешімдері орындаушыларға сол органдар туралы ережемен белгіленген нысанды жеткізіледі. Өкімдік құжатты сол ұйымның өзінің немесе жоғары тұрған ұйымның өкімдік құжаты арқылы жоюға немесе өзгертуге болады. Өкімдік құжаттың күшін тиісті құзырлы органдар тоқтата алады. Басқа ұйымдардың мүдделеріне қатысты құжаттардың жобалары олар мен алдынала келісілуге тиіс. Келіспеген жағдайда жобаға ескерушілер тіркеледі немесе келіспеудің мәні келесі хатта көрсетіледі. Мәселелерді талқылаудың барысы және алқалы органдардың мәжілісінде, кеңестерде, жиналыстарда,бас қосуларда қабылданатын шешімдер хаттамаға жазылады. Хаттамалар мәжілістердің барысын жазу, стенограмма, дыбыс жазбалары және мәжілістерде пайдаланған материалдар (баяндама, сөздердің мәтіндері, анықтамалар,қаулылардың немесе шешімдердің жобалары, күн тәртібі,қатысқандардың тізімі, т.б.) негізінде ресімделеді.Егер мәжілістің барысы стенография арқылыжазылып отырса, онда стенограммалардың мәні ашылып беріледі. Ол машинаға басылып куәландыру қолы қойылғаннан кейін хаттамамен бірге сақталады. Ерекше жағдайларда сөз сөйлеуші сөздің стенограммасына өзі қол қойып беруге тиіс. Егер мәжілістің барысы магнит таспаға жазылатын болса, ол мемлекеттік архивтердің кино-фото құжаттармен жұмыс істеудің негізгі ережелеріне сәйкес сақталады. Барлық деңгейдегі басқару ұйымдары өз құзырының шеңберінде жоғары тұрған сапалық және қызмет ұйымдарымен, қарамағындағы және басқа ұйымдармен, сондай-ақ жеке азаматтармен жедел байланыс жасаған кезде хаттар жолдай алады.Ұйымдар өз құзырлығын айқындайтын ережелердің және басқа актілердің негізінде басқа да құжаттар: жұмыс жоспарларын, есептер, анықтамаларының, стандарттар, жарғылар, ережелер, қағидалар және басқаларын шығарады. Олардың тізбесін басқару құжаттамасының топтастырғыштарында беріледі. Құжаттардың заңды күшін, олардың жедел әрі сапалы орындалуы мен іздестірілуін, есептеу техникасы құралдарының көмегімен өңделу мүмкіндігін, ықтимал тарихи куәландырушы ретінде құжаттардың сапасын қамтамасыз ететін талаптар сақталуы тиіс, ал бұған құжаттарға стандарттарды қолдану арқылы қол жеткізеді.Басқару – адамзат тарихында әртүрлі қоғамдық жекеменшік формасы қалыптасқаннан бастап пайда болды. Басқару ұғымын негізін теориялық әртүрлі көзқарастар бар.Яғни, әрбір формацияда басқару әр тұрғыдаұғым негізінен қалыптасқан ереже бойынша басқару дегеніміз – айрықша іфункция т үрі. Ол қоғамдық еңбек табиғатынан пайда болған. Яғни қандайда қоғамдық жағдайда көп болсын, аз болған әйтеуір басқаруды қажет етеді. Яғни осы арқылы жетеленген жұмыстарды келістіріп сонымен қатар жалпы функцияны атқарады. Айталық сондықтан басқаруды адамдардың қандайда болмасын ұйымы қажет етеді. Себебі, ол қойылған бір мақсатты шешуге ықпал жасайды мысалы, университетті алайық қандай болмасын ұйым бірінші иақсат болады. Университеттің мақсаты-білім беру ең біріншісі, жабдықтау керек, адамдар бар. Олардың бәрін қаржыландыру керек.Адамдардың мақсаты әртүрлі. Осы мақсатты орындау үшін адамдар басы қосылады және әртүрлі ұйымдар құрады. Сонымен қатар осы ұйымның тек өзіне ғана тән жұмысты атқарады. Осы мақсатты орындау кезінде әртүрлі ресурстар ұйымдар пайдаланады: материалдық, еңбек табиғи. Бұлардың өзі келесі топқа бөледі. Техникалық, технологиялық, кадр, құрылымдық ұйымдастыру, басқару, ақпарат құжатболып табылады.Нәтижесінде адамдар мақсатқа жету үшін жоғарыдағы ресурстарды өзгертеді. Яғни келесі жоғарыдағы аталғанды.Сондықтан басқару дегеніміз – күрделі ұғым. Әр ұйымның элементтерін бір-бірімен байланыстырады және қойылған мақсаттың орындалуын ықпал етеді. Сонымен қатар ұйымды жүйе ретінде қарастыратын болсақ, онда бірнеше жүйелердің жүйесін байқауға болады. (иерархиялық) яғни биологиялық, технологиялық, ақпараттық, экономикалық, экономикалық, әлеуметтік, т.с.с. Айта келгенде еңбек өнімін алу үшін ұйымның ішкі қарым қатынасыменшектеліп қана қоймайды, сонымен қатар сыртқы ортамен де байланыста болады. Яғни әр уақытта ақпаратпен, ресурстармен, тауар өнімділігімен, атқаратын қызмет түрімен тығыз байланыста болады. 2.2. Әкімшілік басқару құжаттары жүйесін ұйымдастыру құқықтық құжаттарӘкімшілік басқарудың құжаттама жүйесі басқарудың нақты функцияларын атқарады. Олар келесі түрде қалыптасқан:1. Басқару жүйесін ұйымдастыру2. Басқарудың ұйымдастырушылық негізін қалау.Яғни ол дегеніміз келесі сұрақтардан тұрады. а) бақылау, басқаруды құқықпен қамту, басқару құжаттарын қамту, кадрмен жұмыс жүргізу, үкімгерлік жұмысты болжау жоспарлау, баға қалып, қаржыландыру, есеп алу және есеп беру, статистикалық және күнделікті есеп алу.Есеп ресурстарын ұйымдастыру және оларды пайдалану еңбек ақыны қарастырады, ғылыми ақпараттық жұмыс жүргізу. Сонымен қатар материалдық техникалық қамту, әкімшілік шаруашылық қамту т.с.с.сондықтан қандай да болмасын ұйымдарда, мекемелерде, фирмаларда арнайы ұйымдастырушықұқықтық бағыт қалыптастырады және оның осыған сәйкес құрылымы негізделеді. Сонымен қатар осы ұйым жұмыстарда атқаратындар:1. Штат сан құрамы анықталады. Оған лауазымдық наменклатура, басқарушы адамдар, мамандар, техникалық жұмыскерлер кіреді.Содан кейін басқару жүйесінің дұмысы реттеледі. Жұмыс жүйесі тәртібі қалыптасады. Қорғау жүйесі бекітіледі. Жұмыскерлердің еңбегін ұйымдастырады. Қажетті жағдайларда ұйым қайта құрылады немесе жабылады. Сондықтан жоғарыда аталғанжұмысшының барлығы яғнимекемелердің ұйымдастырушы еңбегін дұрыс реттеу үшін арнайы ұйымдастырушы құқықтық құжаттар жасалып, бекітіледі. Бұл құжаттарда арнайы ережелер, нормалар және басқаталаптар көрсетіледі. 2. Ұйымның статусы көрсетіледі. Штаттық құрамы, саны көрсетіледі. Олардың жұмыскерлермен әр бір бөлімнің құқығы міндетті, жауапкершіліктерде жазылады. Ұйымдастырушы құқықтық құжатқа:1. Ұйымдастырудың жарғысы.2. Ұйымдастырудың ережесі.3. Ұйымдастырушының құрылымдық ережесі. Сонымен қатар коллегиялық органдардың ережесі.4. Регламент.5. Штаттық кесте.6. Жұмысшының әр бір бағытына қатысты ережелер.7. Лауазымдық ереже және т.б. қосымша құжаттар. Айталық естеліктер.Ұйымдастырушы құқықтық құжаттың айырмашылығы бұларға қатал орындауға қатысты ережелер көрсетеді. Екіншіден, бұл құқықтарға әкімшілік нормалардың орындарын қадағалау. Үшіншіден , осы мекемелердің құқықтық негізі болып табылады.Сонымен қатар ұйымдастырушы құқықтық құжат міндетті түрде арнайы органдардың қарауынан өтіп, бекіту процедурасынан өтеді. Яғни жоғарыда дәрежелі мекемелердің немесе осы ұйымдастырушылық басқарушы адамдардың және қажетті жағдайда коллегиялық органдардың бекітуінен өтеді.

ІІI ТАРАУ. Алматы қаласы Түрксіб ауданы әкімішілігінің құжат жүйесінің ерекшелігі.3.1. Әкімшіліктегі жүргізілетін құжат түрлері мен құжат жүйесінің ерекшелігі .Түрксіб ауданы әкімі аппаратында қолданылатын құжаттар көбінесе:1. Өтініш хаттар2. Арыздар3. Ұсыныстар4. Бұйрықтар (негізгі қызмет құрамы бойынша)5. Актілер6. Анықтама 7. Есепке алу8. Еңбек қатынастарын құжаттау9. Өмірбаян10. Хаттама жәнежолдама хатыӨтініш хат дегеніміз – бір мекеме мен екінші мекеме арасындағы жазылатын ақпарат немесе құжаттарда және маңызды басқа заттарды сұрап, өтініп жазылатын хат. Өтініштен өтініш хаттың айырмашылығы оның заңдытұлғаның атымен жазылуында. Тілдік формуласын болып өтінішін өтінеміз, сұраймыз деген сөздер болып табылады.Бұйрық сол мекеменің атындағы ұйымға Бұйрықтың номері, күні, айы, жылы.Бұйырамын Түрксіб ауданындағы бұзықтықістегенадамдар жазалансын, олардың саны тез арада азаюі туралы жұмыстар жүргізілсін. Осы бұйрықтың орындалуын қадағалауды аудан жөніндегі тәртіп сақшысы қадағалауы тиіс.АнықтамаАлматы қаласы түрксіб ауданыәкімі аппаратының мөрі, күні, айы, жылы. Осы анықтама аты-жөні жазылып сол сұраған жерге туратылып жұмыс істеуінің, тағы басқа сұраған ұйымдарына жазылып жіберіледі. Сол мекеменің директорының қолы, мөрі болуы тиісті.ӨмірбаянАзамат немесе азаматшаның өмірбаяны қай жерде туылғанын, қай ұлттан шыққан, білімі мінезі т.б.ХаттамаХаттама – мәліметтерде жиналыстарда оның өту барысымен қабылданған қаулылардың жиынтығының тұратын іс қағаздар түрі. Ұйымдық құжаттар және олардың түрлеріҰйымның жүйесіндегі ұйымдық құжаттар. Бұл ішкі ұйымдық іс-әрекеттерді ұйымдастыру,жоспарлау, реттеу, бақылау, міндеттерін анықтау үшін жасалынатын құрал.1. Ұйымның құрылысы іс-әрекеттерді бөлісу әр қызметкерлерге функциялық және жауапкершілігін ұжымдық бағынышты тәртібін реттеу және ұйымдық түрлерін мақсатын орындау үшін жасалатын ұйымдық құралы.1. Ұйымның келесі штат кестесі. Бұл ішкі ұйымдық құрал. Оның мақсаты мен қызметкерлерімен жұмысшыларының айлық және ұжымбойынша әлеуметтік салық жүйесін есептеу сияқты жылдық еңбекақысында 21%, үстеме салық есептеп оның 15% мемлекеттік зейнет ақы қорының салығы 6% әлеуметтік салаға.2. Ұжымның күн тәртібі. Бұл құжаттың мақсаты реттелінетін құжат. Онда жұмысшыларды жұмысқа алу, босату тәртібі еңбекақы туралы ережелер ынталандыру әдістері еңбекшарттарының мазмұны мен іс-әрекеттері.Сондағы күн тәртібінің реттелуі, құрылуы және жасалған құжаттарды толық орындалуы ұйымдағы әрбір кадрлармен мамандардың іс жүзінде орындалуы керек. Жұмысшының жалақысы демалысы болуы керек. Күнделікті уақыты белгілі болуы, ұйымдастыру тәртібі көрсетіледі. Құжаттың мазмұны келесі тарауларды қамтиды:І – жалпы ережелерІІ – жұмысқа қабылдану тәртібіІІІ – құқықтары мен міндеттеріIV – жұмыс және демалыс уақытыV – еңбек демалысыVI – іс-сапарға жіберу уақытылы іссапарға жіберу және жаңа жұмыс орнына ауыстыруVII – жалақы әлеуметтік сақтандыру және өтемақыларVIII – көтермелеу шаралары мен тәртіптік шараларIX – жұмыстан шығару1. Жалпы ережелер1.1. Осы ереже кәсіпорын қызметкерлерінің еңбек шартын белгілейді.1.2. Кәсіпорын қызметкерлерінің келісім-шартта жарғыда ұйымдық шартта осы ережелер беттер реттелген еңбек шарттары Қазақстан Республикасының еңбек жөніндегі заң актілерімен белгіленеді.1.3. Кәсіпорында мыналардың төмендегідей шарттары болады:Кәсіпорынның жұмыскерлері – кәсіпорынмен еңбек кәсіпорынның еңбек қатынасында тұрған тұлға:Кәсіпорынның басшысы қызметкерлері – меншік иесі шешсе директор тағайындаған қызметкер кәсіпорн қызметкері кәсіпорнның директоры Лауазымға тағайындаған талап:Кәсіпорынның – басқа да жұмысшылары мен қызметкерлері – кәсіпорынның директоры тағайындаған басшы қызметкерлерінен басқа кәсіпорнның барлық жұмысшылары мен қызметкерлері. 1.4. Кәсіпорынның басшы қызметкерлері.Кәсіпорынның директорв оның орынбасары бас бухгалтер маркетолог болып табылады.2. Жұмысқа қабылдау

2.1. Басшықызметіне жұмысқа қабылданатын азаматтармен шарт жарғыда белгіленген мерзімге, ал кәсіпорынның қызметкерлерімен 5- сыныптың дейінгі мерзімге жасалады.2.2. еңбек шарттары лауазымын жұмыс орынның еңбектегі құқықтық қатынастардың туындауы күні және лауазымның жалақысының мөлшері көрсетіліп жазбаша түрде толтырылады.2.3. еңбек шарттарын мынандай жағдайда құрылтайшылардың шешімі бойынша басшы қызметкерлерінің шарттың жаңа мерзімдегі екі жақты келісім бойынша кәсіпорын қызметкерлерінің еңбек шартын созуға болады.2.4. құқықтық қатынастарының туындайтын және еңбек шарттарында келісілген мерзім болып табылады.2.5. еңбек шарттарын жасау кезінде жұмысқа қабылданып отырған қызметкерлерінің сол лауазымға лайықталған бақылау үшін сынақ мерзімі белгіленеді.2.6. сынақ мерзімі басшы қызметкер үшін де қатардағы қызметкер үшін де 3-ай аспауға тиіс ол басқа жұмысшылар мен қызметкерлер үшін 2-ай болады. Қызметкерлер ауырып қалса келісім басқа себеп жағдаймен жұмыста болмаса, онда ол сандық мерзіміне енбейді. Жұмыстың нәтижесі кәсіпорынды қанағаттандырмаса ол қызметкер жұмыстан босатылады.3. Құқықтық міндеттері3.1.кәсіпорын қызметкерлері Қазақстан Республикасының актілерінде құрылтай құжаттарында белгіленген демалыс әлеуметтік сақтандыру менәлеуметтік қамтамасыз ету және жұмыс төлеміне қатысты барлық құқықтарды пайдаланады.3.2. кәсіпорын қызметкерлері белгіленген уақытта кәсіпорын басшыларына кіріп өз жұмысына байланысты мәселелерді айта алады.3.3. кәсіпорын әкімшілігі ұйымдық шартта көзделген шаралардыңорындауы туралы еңбек ұжымы кеңесінің алдында есеп беріледі.3.4. қызметкерді жұмысқа алғаннан кейін оның басшылары қызметкерлерді құрылтай құжаттарымен, ережелермен, еңбек шарттарымен, ішкі еңбек тәртібімен, лауазымдық нұсқаулықпен таныстыруға тиіс.3.5. кәсіпорын қызметкерлерін міндеті Қазақстан Республикасының қолданылып жүрген заң актілерін бұзбауға, кәсіпорынның ішкі еңбек тәртібін қатаң сақтауға тиісті. Басшылардың өкімдерін орындауға тиіс кәсіорын немесе оның қаржысы мен мүлкіне зиян келтіретін әрекеттерді жасамауға тиіс.3.6. әкімшілік қызметкерлерден еңбек шарттарында көрсетілетін жұмыстарды талап етуге құқығы жоқ.4. Жұмыс уақыты және демалыс4.1. кәсіпорын қызметкерлері үшін жұмыс аптасының жұмыс күнінің және жұмыс уақытының ұзақтығы сонымен бірге демалыскүндері және мереке күндері Қазақстан Республикасының заң актілерімен кәсіпорынның ішкі еңбек тәртібі туралы ережемен белгіленеді.4.2. ереже жағдайларда кәсіпорын директорының немесе оның орынбасарының өкімі мен қызметкер жедел жұмыстары орындау үшін белгіленген жұмыс күнінен кейін қалуы, сонымен бірге өтемақы төлеген жағдайды мереке күндері және демалыс күндері жұмысқа шақырылуы мүмкін.4.3. кәсіпорын өз қызметкерлері үшін икемді жұмыс уақытын енгізе алады. Оның нормативтік негізі жұмыс уақытының жиынтық есебі болып табылады.5. Демалыстар.5.1. кәсіпорынның басшылары және қызметкерлері бір ай ішіндегі 24 күнтізбелік күнге созылатын жалақысы сақталатын еңбек демалысын ала алады.5.2. кәсіпорынның басқа қызметкерлері еңбек шарттарын жасаған кезде ұзақтығы әрбір ақылы жағдайға байланысты белгіленген жыл сайынғы демалысты пайдаланады. Соның өзінде жыл соңында демалысының ұзақтығы 18 күнтізбелік күннен аз болмауға тиіс.5.3. кәсіпорын қызметкерлерінің жылдың демалысты жұмысқа қабылданған уақыттан соң 12 ай өткеннен кейінғана алуға құқығы бар.5.4. жыл сайынғы демалыс уақыты алдын-ала белгіленген кесте бойынша берілуге тиіс, егер қызметкердің демалыс алған уақыты кәсіпорынның жұмысына зиян тигізетін болса, онда қызметкердің келісімімен демалыс кестесі басқа уақытқа жылжытылады.5.5. жоспарлы демалыс уақытының басқа мерзімге ауысқаны туралы қызметкерге 30 күн бұрын хабарлау қажет. 5.6. пайдаланылмаған демалыс қызметкердің келесі жылғы демалысына қосылып берілуі мүмкін, бірақ жыл бойы демалыс ошағын қызметкер қажет болған жағдайда. Кейінге қалдырылған демалыстың есебінен 12 күнтізбелік күнге демалыс алуға құқығы бар.5.7. жыл сайынғы еңбек демалысын 2 жыл қатарынан бермеуге тыйым салынады. Сонымен бірге 2 жыл пайдалынылмаған демалыс үшін өтемақы төлеуге де болмайды. 2 жылғы еңбек демалысын қосып алып демалыста жүрген кезде жұмыс орнында сақталатын орташа жалақының мөлшерін анықтау тәртібі кәсіпорының ішкі тәртібі туралы ережеде көрсетіледі.5.8. өндірістік маңызды себептерге байланысты кәсіпорынның басшысын немесе қызметкерлерін оның рет бойынша шешімді кәсіпорынның директоры немесе оның орынбасары қабылдайды. Қызметкерлердің жеке басындағы немесе отбасындағы жекелеген демалыс бере алады.6. Іссапарға жіберу, уақытша іссапарға жіберу және жаңа жұмыс орнына ауыстыру.6.1. кәсіпорынның қызметкері өз кепілі бойынша басқа жұыс орнына белгілі бір мерзімге 1 айдан 6айға дейінгі мерзімшегінде іссапарға жіберілуі мүмкін. Іссапарға уақытша жіберілгендер үшін еңбек шартын өзгертудің қажеті жоқ. Егер кәсіпорын тиісті үй-жай беретін болса, онда қызметкер іссапарға жіберілген жерге отбасымен баруға құқылы. Қазметкерді басқа жұмысқа ауыстыру қызметкерлердің келісімімен ғана жүзеге асырылады және қажет болған кәсіпорын басшысының келісімнауыстырылады. Еңбек шарттарының негізделген тиісті өзгерістер екі тараптың келісімімен жазбаша түрде ресімделеді.6.2. өндірістік қажеттілікке байланысты қызметкер басқа жұмысқа уақытша 3 айға дейінгі мерзімге ауыстырылуы мүкін. 7. Жалақы әлеуметтік сақтандыру және өтемақылар.7.1. кәсіпорындағы қызметкерлерге кәсіпорын өзі қызметкерлері мен келісе отырып белгіленген мерзімгеақы несие еңбек оның жүйесінің басқа түрлері мен жалақы төлейді.7.2. әрбір қызметкерлердің жалақысы оның жұмысшысының нәтижелеріне байланысты белгіленеді және ол белгілі бір жоғарғы мөлшерлермен шектелмейді.7.3. кәсіпорын еңбек ақы жүйесіне қосымша ретінде жекеленген жұмыстың нәтижесі үшін материалдық ынталандыру және сыйлықақы белгіленуі мүмкін.7.4. басшы қызметкерлерге және қызметкергештаттық кесте бойынша олардың атқаратын қызметтеріне байланысты жалақы беріледі. Біліктілігі мен жұмыс тәжірибесінің сонымен бірге қол жеткен табыстары үшін кәсіпорын директорының жекеленген қызметкерлерге дербес жалақы төлеуге құқығы бар.7.5. кәсіпорынның қызметкері жәрдемақылар мен әлеуметтік сақтандыру бойынша жеңілдіктерді пайдалана алады.7.6. іссапарға жіберілген қызметкердің сол уақыт ішінде негізгі жұмыс орнының негізгі жалақысы сақталады.7.7. қызметкерді жұмыстан босатқан кезде оған тиісті барлық сол жұмыс босатылған күні төлеуге тиіс.8. Көтермелеу шаралары мен тәртіптік шаралар.8.1. кәсіпорын қызметкерлері көтермелеу шаралары* алғыс айту;* бағалы сыйлықтар мен ақшалай сыйлықтармен марапаттау;* лауазымдық жалақының көтеру және дербес үстем ақы белгілеу;* лауазымын көтеру;8.1. кәсіпорын қызметкеріне қолданатын тәртіптік шаралар:* ескерту;* сөгіс;* тәртіп бұзуына немесе кәсіпорын жұмысшысын құрып орындамағаны үшін еңбек шараларында көрсетілген мерзімі мен бұрынғы қызметінен босатады.

 9. Жұмыстан шығару.9.1. кәсіпорынның басшы қызметкерлері мен жекеменшік иесінің шешімі құрылтай кеңсесі қабылданған шешімі негізінде шығарылған директордың бұйрығы бойынша басталады.9.2. кәсіпорын басқа да қызметкері директордың бұйрығы арқылы шығарылады. 9.3. кәсіпорында жұмысты босатуды мүмкін еңбек шарттарының келісімнің мерзімнің аяқталуына байланысты және еңбек шарттылық мерзімі біткенге дейін еш мерзімінен бұрын жұмыстан шығаруы мүмкін. 9.4. еңбек шараларының мерзімі аяқталмай жұмыстан шығару мынадай жағдайларды жүзеге асыруы мүмкін:* атқарылып отырған қызметіне сәйкестілігі;* қызметкер атқарып келген лауазымның қысқаруына байланысты қызметкерді басқа лауазымға ауыстыруға лауазымдық қызметкерді бөлуде белгіленген шекке оның білімінің сәйкес келмеуі және тәжірибенің аздығы себеп болады;* кәсіпорын жұмысына сыйымсыз әрекет жасауы;* өзара келісім бойынша;9.5. 4 айдан астам уақыт бойынша жұмысқа қабілетсіз болмаған жағдайда кәсіпорын өзінің бастамасы мен қызметкерлерімен жасалынған еңбек шартын бұзуға құқылы.9.6. жұмыстан босатылатын туралы қызметкерлерге бір ай бұрын жазбаша түрде ескертіледі. Егер қызметкер өз қалауы бойынша өтініш білдірсе жұмыстан шығарылатын болса, онда ескертудің қажеті жоқ.9.7. қызметкерді жұмыстан шығарған кезде оған атқарған лауазымын орында істеген мерзімі лауазымның жалақысы және үстем ақысы сонымен бірге басқа жерге басқаша жұмысқа тұруға қажетті басқа да ақпараттар туралы анықтама беріледі.3.2. Әкімшілік құқық, құқықтың саласы ретінде және ғылым ретіндеӘкімшілік саласы әкімшілік құқық Қазақстан құқығының саласы мемлекеттік басқару қызметін ұйымдастыру мен жүзеге асыру процесінде пайда болатын қоғамдық қатынастарды реттейтін заңдық нормалардың жиынтығы. Әкімшілік құқық саласының белгіліктері Қазақстан құқығының негізгі жариясы мемлекеттік салалардың бірі. Өзінің реттейтін негізгібилікті іске асыру жөнінде пайда болатын басқару қатынастары. Өзінің құқықты реттейтін әдісі ішкі ұйымдастыру құқы нормативтік базасын нормативтік қайнар көзі. Әкімшілік құқықтың пәні әкімшілік құқық нормаларымен реттелетін мемлекеттік басқару аясындағы қоғамдық қатынастарының жергілікті атқарушы биліктің бірінің-біріне бағынышты субъектілердің арасындағы тік қатынастар, біріне-бірі бағынышты немесе атқарушыға билік субъектілерінің арасындағы көлбеу қатынасты. Атқарушы билік субъектілерінің қоғамныңғ бірлестіктері арасындағы ақпаратшы билік субъектілері меназаматтар арасындағы атқарушы билік субъектілер арасында. Республикалық атқарушы билік органдары мен жергілікті атқарушы билік органдары арасындағы жергілікті атқарушы билік органдары екі облыс әкімшіліктерінің арасындағы әртүрлі деңгейдегі жергілікті атқарушы билік орындарының ауылдық, аудандық, облыс әкімдері мен әкімшіліктер арасындағы ұйымдастыру ішкі жүйелік ынталандыру жүйеден тысқары жүйеге асырылады. Әкімшілік құқықтың әдіс жолдарының тәсілдікжиынтығы. Солар арқылы басқару қатынастарын реттейді. Әкімшілік әдістердің түрлері оперативтік кеселді билік құқықтвң нұсқаулардан бұл тараудыболғызбайтын ықпал ету тәсілі. Деспозивтік автономиясы ықпал ету субъектілеріне өзара қатынастарын заңмен белгіленетін шеңберді реттеуге мүмкіндік беретін ықпал ету тәсілі. Ұсыныс жүрген заң тұрғысынан мінез құқықтың ең пайдалы түрінн ұсынатынықпалының тәсілі. Әкімшіліктің құқықтық қайта қайнар көздері әкімшілік құқықтық қайта әкімшілік заңдық қайнар көздері. Бұл әкімшілік құқықтың нормативтік құқықтың нормаларын көрінісінің сыртқы нақты нысандары. Әкімшілік құқықтың заңының қайнар көздерінің түрлері. Нормативтік құқықтық акті құқығы шығарушы құзыретті субъектілер қабылдаған әкімшілік шарт нормативтік мазмұны бар. Әкімшілік құқықтың нормалары қаралған немесе көп жақты келісімі әкімшілік прецедент – нақты заңдық іс бойынша шешім ол келешекте пайда болатын барлық ұқсас істер үшін міндетті болады. Құқықтық әдеп-ғұрып тарихта қалыптасқан және дағдыға айналған мемлекеттің санкция берген мінез-құлық ережесі әкімшілік-құқық доктрина әкімшілік құқықтың мәселелер жөніндегі ғылыми еңбектер салаларының негізінде және әкімшілік құқықтық нормалар жасалады және нақты істер бойынша мемлекеттер қабылдана алады. Нормативтік актілердің әкімшілік-құқықтық қайнар көздерінің түрлері Қазақстан Республикасының Конституциясы конституциялық заңдар Қазақстан Республикасы Үкіметінің Қаулылары Министр мен ведомствалардың нормативтік актілері. Парламент палаталарының Сенат пен Мәжілістің қаулылары әкімшілік құқық нормалары қаралған мемлекет арлық келісім шарттар конституциялық кеңестің жарғы сот қаулылары жергілікті өкілді және атқарушы органдарының нормативтік актілері жеткілікті өзін-өзі басқару органдарының нормативтік актілерінің нормативтік актілер. Әкімшілік құқық ғылымы әкімшілік құқығы Қазақстанның құқық ғылымының қоғамды әлеуметтік-әкімшілік құқық саласы және оның реттейтін тілі, пәні туралы ғылым көзқарастары ментүсініктердің білім мен теориялық ережелердің жүйесі. Әкімшілік-құқық ғылымының пән мемлекеттік басқарудың дамуы мен қызметін атқаруының ең жалпы заңдылығы. Әкмшілік құқық ғылымы пәнінің элементтері мемлекттік басқарудың заңдылығы Сенаттар мен ұйымдар жүйесі.Ұйымдар арасындағы құқықтық қатынастарын реттейтін негізгі құжаттар коммерциялық келісім шарт құжат болып саналады. Келісім шарт дегеніміз – белгілі бірқатынасты екі жақтыңкелісімі бойынша реттеп бекітетін құжатты айтуымыз бұл құжат түрлері жасалатын келісімдер жабдықтау жағдайларды жабдықтау мерзімдері тасымалдау бағасысаласы төлемі мен түрлері кепілдіктері құқықтығы мен міндеттері көрсетіледі. Құжат болып табылады. Келісім шарттың жасалуы барысында бірінші жақтың екінші жаққа ұсынысы жасалуы менжүргізіледі. Мұны аферталы деп аталады екен. Яғни аферта жасалатын келісімнің негізгі жағдайлардан тұрады. Екінші жақтың ұсынысы жасалған бірінші жаққа келісім беруі акцентпен алынады.Екі жақтың құжат алмасуы почта құралы арқылы, факс байланыс арқылы, телефон байланысы арқылы, электрон байланысы арқылы және тағы басқа құралдарымен жүргізіледі.Келісім шарттың қатынастары бірінші жақтың шарт жобасы екінші жаққа беру арқылы жасалады. Ал екінші жақ сол шарт жобасын алып, ондағы көріністілігін жағдайға толығымен келісетін болып саналады. Өзінің қолын қояды. Бұл келісім шарттың бір данасы сол шарт жобасын дайындайтын жаққа жіберіледі. Келісім шартты толықтыру кезінде мәселелерге ерекше көңіл бөлу керек.1. екі жақтың құқығын, міндеттерінің көрсетілуі;2. кез-келген екі жақтың шарт тәртібін ұйымның құжаттарына ережелер қойылады. Қазақстан Республикасының қалай жасалуы оған өткендегідей кеңестік партия және Советтік нұсқау құжаттары мен қазіргі кезде қолданбаймыз. Қазір ұлттық тілімізде өзінше жалғыз облысты іс жүргізу керек жақсы ісжүргізу тосқауылы қойылуы керек немесе Министерстваға тексеріп отырып қадағалау осы ұйымдық құжаттарын қадағалап, оларды архивке өткізуі керек. Бізге тағы класификациялау құжаттықматериалдар және техника мен технология жетісу керек. Оның әріп құрал үшін және орта шешімін көру үшін техника мен технология жлға беру барлық нормасынаншындық үлкен. Өзінің жұмыста құжатпен жұмыс істеу үшін барлығын біліп іс жүргізу кезінде дұрыс. Өзінің ең бірінші ережелерінің білуі нормативтік іс жүргізуінің білу үшін көмек жауапкершілік құжаттары мен көрсетілуі үшін ұлттық көптеген бірден ұйымдағы қолданылатын құжаттар ең біріншіден қорғалуы керек. Стандартты ұйымның бір қалыпты құжатты актілеу инфляция және тағы басқа. Сол сияқты өте үлкен товар мәдениетті жұмыс аппаратта жіберу үлкен аппаратта тұратын жерлердегі жұмысшыларға мемлекеттік стандарттауын анықтап отыру.Ең біріншіден іс жүргізе білу үшін аппараттарды жіберу өте жауапты сөзіне құжатта ұйымның жұмыстық құжаттардың кезінде жіберу ең біірінші қорғануда іс жүргізу қажеттілегін тез аударылып үлгеріп күшті жұмыс атқаруы.Іс жүргізу қосылуы өзіне жұмыс дайындалуын барлық құжаттың түрлері нұсқасын, оқулығын қолға алынуын, қабылдануы тіркелуі барлық сұраныс жұмысты көлемді іс архивке қолданылатын құжаттардың қозғалыс құжатты ақпаратты жергілікті жерлерде пайдалынады.Салық комитеті әрбір Қазақстан Республикасының азаматтары мен азаматшаларын айлық жалақы жылдың бір жылдық салық төлем құжаттары болуы тиіс. Кәсіпорында жұмыс істесе сондағы комитетіне жүктеледі. Осындағы құжаттарды толтырукезіндегі іс жүргізу құжаттары мен құжаттандыру мамандығы дайындайды.Салық салу комитетінің қаланың, район сияқты жерлердің сериясы, телефоны қай жылы төленетін және сол салық Қазақстан Республикасының заңдары мен алуы сол азамат немесе азаматшаның аты-жөні көрсетіледі. Анықтама ол бір жайды анықтап беріп, құжат ондағы қала немесе аудан көрсетіледі. Сол жердің әкімшілігі немесе организация осы анықтаманы береді. Сол адамның жағдайына қарап жазылады. Толық мекен жайы көрсетіледі. Анықтама берушінің директоры қолы, мөрі қойылады.Неке қию туралы куәлік. Қазақстан Республикасының азаматы мен азаматшасына берілетін құжат ол құжат әкімшілікте талаптарлық беріледі. Екі жақтың үйленуі туралы құжаттары болып қалыптасады. Келісім құжатты екі мәселедегі құжаттар айы, жылы, күні көрсетіледі.Сақтаушының аты жазылып сатып алудың аты жазылуы қолы қойылуы керек.2000 жыл мен 2005 жылдарға арналған есеп беру кітабі жөнінде қаншама мал бар. Тапсырыс алуы басшысына бағдарламалар негізгі іс шаралар олар 2004жылы мен 2006 жылдарға арналған дамушыларына көрсетілген. Ондағы қанша кәсіпорын, өнер тағы басқа сол сияқты шағын бизнестерді ақпараттық анықтамалар Жауыпкершілігі шектеулі серіктестіктің жарғысы онда жалпы ережелер көрсетілген. Заңды тұлға ретінде мәртебесі анықталады. Қазақстан Республикасында қолданылған заңдарына сәйкес құрылған жауапкершілігі шектеулі серіктестік келісімі мен даму жолындағы стратегиясы бар екен. Оның қолы мен мөрі басылған.

ҚОРТЫНДЫ Қазақстан Республикасының құжатты құжаттандыру ұғымы терминдерінің қалыптасуы жақын арада болып табылады. Практикадағы ұғымды баяғыдағы осы сұрақты зерттеген мамандар Ресейде, Францияда, Венгрияда қалыптасты, яғни бұлар әйгілі мамандар үлес қосқан негізінің құжат ұғымы латын тілінен шыққан. Ол «dokumentum» - үлгі және бір нәрсені дәлелдеуші ұғымға сәйкес келеді. Ал сөйлемнің түбірі тууы түп тамыры инда-европалық көне тілден шыққан. Яғни бір нәрсені жеткізіп беру және оны бағындыру ұғымын аңғартқан. Біртіндеп сөйлемнің түбірі «dok» «dokeo» деген сөзбен алмастырылды. Сөйтіп дамып келе Бірінші Петр кезінде құжаттарды 17ғасыр жарлықтарында арнайы «Дипломатика» ғылымының қалыптасуының негізін қолданылады. Жалпы бұл сөйлемнің түбірі Француздар грек тілінен алды. 1681 жылы Парижде Жан мобильон деген автордың дипломатикаатты кітабы басылып шықты. 19 ғасырда Парижде құжаттың ұғымына қатысты бірнеше терминдер болды.Біртіндеп Парижде құжаттың дамуы басталды. Сонымен қатар, ғылым да дамыды. ХХ-ғасырдан бастап термин жүйесінде құжат ұғымы толықтырылды. Белгияда ғалым Поль-Отле 1868-1944 жылдары қалыптасты.1932 жылы Дүние жүзілік құжаттың конгресінің шешімі бойынша Парижде 1957 жылы Институттың базасының деңгейінің халықаралық құжаттама федерациясы құрылды. Сөйтіп, дами келе енді ғылыми технологияда дамып келе жатыр.Ғылыми техника осы бағытта сәйкес олардың теориялық және тәсілдік негіздерін зерттейтін құрастыру принціптерін зерттелуі мен алу, өңдеу, жұмыс жүргізу ережелерін олардың орындаушы ұйымдастыру құндылығын сараптау. Сонымен қатар бұл пәнде Ғылыми техникалық ұйымдардың атқаратын жұмыстары және даму тәртібін зерттейді. Ғылым және техниканың дамуына сәйкес ғылыми техникасының құжаттар өткен ғасырлардың 60-жылдарында пайда болды. Осыуақытта ғылыми техниканың құжаттамаға жүйелендіру жүргізілді. Яғни осы ұғымға сәйкес ғылыми зерттеулердің нәтижелері болып табылады.Бұл біздің ғылыми техниканың дамуы деп ойлаймыз. Қазіргі кезде ғылыми техниканың құжаттық ақпарттың жүйелі айтатын болсақ құжаттық ақпараттың маманның професионалдық деңгейінде зерттеу объектісі болып құжаттандырылады. Келесі ұғымдар толық айырмашылығын түсіну керек.Ақпарат құжаттандырылуы мүмкін яғни арнайы бір сақтаушыға түспейді. Ақпарат керісінше құжат тақырыпты сондықтан ол міндетті түрле сақтаушыға түсіріледі. Негізінен құжаттандыру ғылымы құжаттандырылған жұмыс жүргізеді.Құжаттағы ақпарат дегеніміз құжаттың бекіткен түскен мәлімдеме, әртүрлі автографтар, резолюция, мөр, қолтаңба тағы сол сияқты нәтижеде осы құжаттың бетіндегі мәлімдеме ақпарттық қосымша мәлімдеме ала аламыз.Қазақстан Республикасының құжатты құжаттандыру ұғымы терминдерінің қалыптасуы жақын арада қолданысқа енгізілді.Қазақстан Республикасының Президентінің 2001 жылғы 7 ақпандағы № 550 «Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001- 2010 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы» Жарлығында іс жүргізудің мемлекеттік тілге көшіру кестесін белгілеу арқылы барлық мемлекеттік ұйымдарда және жергілікті өзін-өзі басқару органдарында мемлекеттік тілдің іс жүргізудегі негізгі тіл ретінде қолдануын қамтамасыз етілуі жоспарланған.Бұл міндет әрбір мекемеде, жоғары және арнаулы орта білімберетін оқу орындарында нормативті-жарлықты құжат түрлері, азаматтық қарым-қатынасты жиі қолданылатын іс қағаздарын, әскери хат түрлерін үйрету курстарын мақсатты және сапалы өткізуге талап етеді.Кәсіпорынды басқару,мәлімет қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап, оны орындау сияқты белгілі дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешеім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болды. Құжаттық ақпарат осы талаптарға сай болуы тиіс.Хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен қатар мәнді де, басты мәселелерін көрсетуімен бағалы. Яғни ақпарат көптігі оны өңдеуді талап етеді. Оны маңызды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап түсінуге ыңғайлы, күйге түсіруді талап етеді. Осы жұмыстардың барлығы құжаттандырушы толықтыруы тиіс. Құжат пен оның сапасының толықтығы, айқындылығы болуы керек. Сондықтан құжаттан тікелей қатынас жасауымен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағдай жабдықталып нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізуші құжаттың хат-хабар мәліметінің қайнар көзі және таратушысы. Заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі болып табылады. Басқарудың құралы ретінде, құжатты жоспарлауда, қаржыландыруда, есеп беруде, оперативті басқаруды ұйымның қызметін кадрлық жағдай қамтамасыз етуде қарастыруда. Құжатқа мемлекеттік құрылым беріледі. Олар мекемелер, кәсіпорындар, азаматтар арсындағы заңды, жеке тұлғалар арасындағы қатынас үшін қызмет етеді. Іс қағаздары жүргізуде жиі кездесетін құжат түрлері өзара сабақтастыққа іріктелуі қажет. Бұл сабақтастық мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізуді жүйелі түрде ұйренуге ықпал етеді.

ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ

1. Әділбек Ж. «Іс жүргізу». Астана 2000. 2. Дүйсембекова Т. «Машинкамен жазу және ісқағаздарын жүргізу».Алматы, 1991.3. В. Салагаев, Б. Шалабай. «Ісқағаздарын жүргізу». Алматы 2000.4. Дүйсембекова Л. «Іс қағаздарын қазақша жүргізу». Алматы 2001.5. Илюшенуо М.П., Кузнецова Т.В., «Документоведения. Документ и системы документации». Москва 1977.6. Стенюков М.В. «Документ и делопроизводство». Москва 1995.7. Делопроизводство. Документационное обеспечения бизнеса. Санкт-Петербург 1997.8. Делопроизводство в кадровой службе. Москва 1997. В.И.Андреева9. Ақылбек Г.Б. Ресми іс қағаздары стилі сөздері мен сөз тіркестерінің қазақша – орысша және орысша – қазақша сздігі. Павлодар 2000.10. Нұрғожина Г.М., Қоянбаева Қ. Мемлекеттік тілде іс жүргізу. Қарағанды 1999.11. Делопроизводство. Л. А. Румынина. Москва 2002.12. Скала Н. «Делопроизводство в Республике Казақстан» Алматы. 2001. 13. Қасымбеков М. Атамұра-қазақстан, Алматы 1994.14. Кушкаренко Е. «Документоведение» Киев «Знание» 2000.15. Люков А.Х. «делпроизводство предпринимателя в Казахстане» Алматы 2002.