Менеджмент | Мұрағат ісін ұйымдастыруда іс-шараларды жүргізу

Мазмұны

1 Алматы облыстық мемлекеттік мұрағатының тарихы
1.1 Алматы облыстық мұрағатының қалыптасу
кезеңдері
1.2 Мұрағаттың алғашқы қызметкерлері

2 Мұрағат ісін ұйымдастыруда іс –шараларды жүргізу.
2.1 Мұрағат ақпараттарын қолданудағы негізгі
бағыттары
2.2 Мұрағатта азаматтардың сұраныстарының
орындалулары

Қорытынды
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі
Қысқарған сөздер тізімі
Қосымшалар
бағдарын табу жолындағы күрделі ізденістерін айқын көзге елестете алуымыз үшін өткенімізді білуге тиістіміз .
Біз аспаннан түскен, ауадан жаратылған жоқпыз, арттағы ұрпақтың игілігі үшін атамекенді қаны мен терін аямай төгіп, азап пен арпалыста алыса жүріп, аман алып қалған ата-бабалардың ұрпағымыз. Олардың бастан кешірген абыройлы сәт тері біздің рухымызды асқақтатып, жеңістері мен жәбірленген сәттері бізді де қателіктер мен адасушылықтардан сақтандырады .
Уақыт талабына тек өткенді біліп, тарихқа қанығып барып , дұрыс жауап таба аламыз. Цицерон айтқандай: “Тарих- тағдырымыз тәрбиешісі”. Есінен айрылған адам соқыр және әлсіз . Мұрағат та сол сияқты. Ол болмаса адамзат өткенге көз жіберу, бүгінгіні түсіну, ертеңгіні жасау мүмкінкіншілігіне ие бола бола алмас еді.”.
“Мұрағат - өткеннің ескерткіші , онсыз адамзат құлықтық ден мүлдем ада болған болар еді.
Мұрағат болмаса көптен-көп жазықсыз қаза тапқандардың аттарын білу мүмкін емес еді”
Қазақстан Республикасаның бүгінгі таңдағы экономикалық дамуы ол тікелей елбасымыздың ұстанған жаңа бағыттағы саясаты десек болады. Мінекей, осындай жаңа бағыттағы саяси, экономикалық мәдени жүйеде елдің ел болып қалуы тікелей оның мәдени құндылықтарына байланысты. Ал мәдени, тарихи құндылықтың қайнар көзі мұрағаттарда екені мәлім. Ендеше мәдени байлықтарымызды көздің қарашығындай сақтап келген мұрағаттардың өз тарихын зерттеу біздің сол құндылықтарымызға көзқарасымызды көрсетсе керек.
Қазақстан Республикасының мұрағат ісін зерттеу; оның даму деңгейін бағамдау ол әрбір мұрағатшы мамнның міндеті деп есептеймін. Себебі мұрағатшылардың зерттеу - объектісі болып табылатын мұрағат ісі, оның ішінде өзіміздің төл тарихымызға қатысты мұрағат ісінің даму тарихын зерттеу ол болашаққа батыл қадам жасауға мүмкіндік береді.
Осындай өзектілікті туындатқан тақырыбымызды диплом жұмысы ретінде қарастыру арқылы тым болмаса аса күрделі мәселенің бір шетін табуға ұмтылдық.
Диплом жұмысының мақсаты - тақырыптың осындай өзектілігінен туындайды. Мұрағат ісінің тарихы осы кезге дейін арнайы қарастырылмағандықтан, оның көптеген мәселелері әлі күнге дейін беймәлім қалып келеді. Дегенмен өзіміздің мұрағаттық деректердегі материалдар негізінде және жаңаша аспектіде қарастыру – дипломдық жұмыстың басты мақсаты болмақ.
Зерттеу міндеттері:
-Алматы облыстық мемлекеттік мұрағатының қалыптасу кезеңіне кеңінен тоқталу,
- Мұрағаттың алғашқы қызметкерлері туралы мәліметтер беру.
-Мұрағат ақпараттарын пайдалануды ұйымдастыруды көрсету.
- Мұрағатта қоғамдық кездесу іс шараларын өткізу,
Зерттеу объектісі: Алматы облыстық мемлекеттік мұрағатының тарихы. Оның қалыптасуы және дамуы.
Зерттеу әдістері: Зерттеудің міндеттері және мақсаттарына сәйкес, ғылыми таным әдістерінің өзара байланысты жиынтығы қолданылды. Оған тарихи, жүйелілік тағы басқа әдістер кірді.
Тақырыптың зерттелу деңгейі. Тарихтың тұнып тұрған жері-ол мұрағат. Сондықтан да жас еліміздің мұрағат ісін дамыту, ондағы барлық игі іс-шаралар мен өзгерістерді қолға алу біздің, болашақ мұрағатшылардың міндеті деп білемін. Міне, сондықтан да осы тақырыпты диплом жұмысына арқау етіп алдым.Тек деректердің негізінде шынайы, өз тарихын жазу мүмкін болмақ. Ал бұндай тарихи деректердің басым бөлігі – мұрағат қорларында сақтаулы. Елімізде деректану ғылымының Мұрағат құрылысын зерттеу, ондағы әрбір тарихи оқиғаларға және оның өрбу барысына баға беру үшін жан-жақты зерттеу мұрағатшылардың алға қойған басты мақсаты болып табылады. Сондықтан отандық мұрағат қызметкерлері өз қызметінің аясында ғылыми жұмыстармен айналысып келеді. Дегенмен де мен диплом жұмысын жазуда негізінен 1921-2007 жылдар аралығындағы құжаттарға көп сүйендім. Әсіресе, мұрағатта құжаттарды толықтыру, адамдардың сұраныстарын қанағаттандыру, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуіне тоқталдым. Диплом жұмысы барысында сұраныстарға жауап беру, кездесу кештеріне дайындалған баяндамаларды тағы басқа құжаттарды қарастырдық.
Диплом жұмысының негізгі нәтижелері, ережелері және ұсыныстары:
-Диплом жұмысы өзінің жүйелілігімен және қызықты ақпарат беруімен ерекшеленеді,
-Диплом жұмысын жазу барысында соңғы жаңалықтар мен ақпараттарды қолдану, өзекті тақырыптарды зерттеуі оның қолданыс аясын кеңейтеді.
Диплом жұмысының құрылымы. Жұмыс кіріспеден, екі тараудан, қорытындыдан, қолданылған әдебиеттер тізімінен, қысқарған сөздер тізімінен, қосымшадан тұрады. Кіріспеде тақырып көкейкестілігі негізделіп, зерттеудің мақсаты мен міндеттері анықталған, оның тәжірибелік маңыздылығы көрсетілген. Диплом жұмысының негізгі мәселелерінің ғылыми шешімі зерттеу объектісінің дамуының өткені мен қазіргісін және құқықтық базасын талдауды талап етті. Осыған байланысты диплом жұмысының негізгі мазмұны үш тарау түрінде жасалды.
1-тарауда Алматы облыстық мемлекеттік мұрағатының рөлі. Мұрағат ісіндегі өзгерістер мен қазіргі кездегі жаңа жаңалықтар қарастырылды. Еліміздің тарихына жаңаша көзқарас және мұрағат құжаттарын жариялау мәселесі, облыстық мемлекеттік мұрағаттың құрылуы бірінші тарауда негізгі орынды алады. Сондай-ақ мұрағаттың алғашқы қызметкерлері осы тарауда қарастырылды.
2-тарауда 1921-2006 жылдардағы мұрағат ісін дамыту проблемалары және оларды шешу жолдары және мұрағат ақпараттарын пайдалануды ұйымдастырудың негізгі бағыттарына жеке-жеке талдау жасалынды.
Қорытында зерттеу нәтижелері шығарылып, негізгі тұжырымдамалар жасалған. Алматы облыстық мемлекеттік мұрағатының қалыптасу тарихындағы өзекті деп табылған жақтары барынша ашылған.
Қолданылған құжаттар тізімінде дипломдық жұмысқа қолданылған басылымдар жүйелілік тәртіппен көрсетілген.
Қысқартылған сөздер тізімінде мұрағат саласындағы барлық қысқарған сөздердің тізімі келтірілген.
Қосымшаға мұрағат қалыптасу тарихынан қысқаша хронологиясы, мұрағат құжаттары негізінде жасалған мақалалар, мұрағат сақтау қорының өсу динамасы , мұрағат қызметкерінің құрмет грамотасы диплом жұмысының текстін растау ретінде кіреді.

1 Алматы облыстық мемлекеттік мұрағатының
қалыптасуы
1.1 Алматы облыстық мемлекеттік мұрағаты
Алматы облыстық мемлекеттік мұрағаты өзінің бастауын ( құрылған мерзімі дәл анықталмаған) облыстық мұрағат қорынан алады. Онда мұрағат 1919 ж. жұмыс істей бастағаны және оның штатында 4 қызметкері болғаны туралы мәліметтер бар. Ал, облыстық мұрағат қорын құру туралы бұйрықта оның Түркістан АССР халық ағарту комиссияратының Орталық мұрағат басқармасының құрамына 1921 жылдың 25 қаңтарында кірді деп көрсетілген.
Құжаттарды жинап сақтау Жетісуда революцияға дейін де болған. Олар мұрағат ісіне ынталылардың іс- әрекеттерінің арқасында сақталынып қалды. Бұл құжаттар Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік мұрағатқорларының едәуір бөлігін құрайды.
1924 ж. қазан айында Орта Азия және Қазақстан республикаларының ұлттық – мемлекеттік межеленуіне байланысты Жетісу губерниясы Қазақ АССР-ның құрамына қосылды. Жетісу губерниялық мұрағат ( 1928 ж. бастап Алматы округтық) Қазақ АССР-ның Орталық Аймақтық мұрағатының басқаруына өтіп, 1929 ж. соңынан 1933 жылдың желтоқсанына дейін соның құрамында болды.
1933 ж. қазан айының 26-да Алматы облыстық атқару комитетінің бөлімі ретінде облыстық мұрағат басқармасы құрылды.Сонымен қатар,бұрынғы облыстық мұрағаты округі қорлары негізінде Алматы облысының Мемлекеттік мұрағаты құрылды. Облыстық мемлекеттік мұрағатының бірінші бұйрығы 1934 ж. қаңтар айының 8-де шықты.
1935 ж. наурыз айының 9-да Алматы облысының аудандарында 16 аудандық мұрағат құрылған.
1939 ж. ақпан айының 1960 ж. тамыз айына дейін облыстық мемлекеттік мұрағат Қазақ ССР IIХК Алматы облыстық мұрағат басқармасының қарамағында болды, 1960 ж. 19 тамызынан қайтадан Алматы облыстық атқару комитетінің мұрағат бөліміне берілді. Ұзақ уақыт мұрағат құжаттары сақтауға қолайсыз ғимараттарда орналасты.
1920 жылдары мұрағат құжаттары қазіргі Достық пен Толе би көшелерінің қиылысындағы бұрынғы пансион ғимаратында тұрды. Қазақстан астанасы Қызыл –Ордадан Алматыға көшірілуіне байланысты мұрағат қаланың әртүрлі орындарында орын ауыстырып тұрды, ал 1930 ж. Темекі көпесі Ледяшевтің аулусында (қазіргі Гоголь және Пушкин көшелерінің қиылысы) орын тапты. 1950 жылдың соңында, 1960 ж. басында облыстық мұрағат қаланың бұрынғы аухатты кісілерінің бірінің үйінде орналасты . Бұл ағаш бөренесінен жасалған бір қабатты үйдің астыңғы кең бөлмесінде (құжаттар сақталды) және үлкен бөлмеде барлық мұрағат ұжымы, сонымен қатар зерттеушілерде жұмыс істеді.Үйдің ауласында бұрынғы үй иесінің флигелі (асханасы) болды. Флигельде мұрағат бөлімінің бастығының кабинеті орналасты. Ал үйдің өзі Фурманов көшесі мен Гоголь көшесінің бұрышында орналасты. Ақырында облыстық мұрағат 1962 ж. арнаулы салынған Абай даңғылы 39 үйдегі ғимаратта Орталық мемлекеттік мұрағаттар мен Республика Мұрағат Басқармасымен бірге орналасты.Мұнда мұрағат жалпы көлемі 1045 ш.м ұзындығы 11212 м. стеллаждары бар, құжаттарды сақтауға қажет температура мен ылғалдылықты қамтамасыз ететін , жақсы жабдықталған жеті сақтау қоймалары бар.
Республикада мезгілді болып тұратын әкімшілік- аумақтық өзгерістерге (Талдықорған облысының бірнеше рет таратылуы және қайтадан құрылуы, кейбір аудандардың бір облыстан екінші облысқа өтуі )кейбір мұрағаттар қоры бір мұрағаттан екінші мұрағатқа ауысып отырды.
1962 ж. аудандық мұрағаттар таратылып , қорлары облыстық мұрағатқа сақтауға түсті, сөйтіп облыстық мұрағат аудандық мекемелердің, майда кәсіпорындардың ( артельдер, дүкендер , т.б ) қорларын да сақтайтын болды.
Бұл жағдай мұрағаттың шағын ұжымын әлеуметтік – құқықтық сұраныстарды орындауда аса көп жұмыс атқаруға мәжбір етті . Кейбір жылдары мұрағаттан 3 мыңнан астам мұрағаттық анықтамалар берілетін еді . Кейде оларды орындауға барлық мұрағат қызметкерлері және директоры қоса қатысатын .
Сонымен қатар, құнды құжаттарды сараптау, қорларды біріктіру немесе бөлу, ғылыми ақпараттық анықтамаларды жетілдіру, құжаттарды есепке алу және пайдалану жұмыстары атқарылды .
1977 ж. құрыла бастаған облыстық мұрағат бөлімшелері мұрағат қорын сақтайтын орындардың жүгін жеңілдетті және халыққа жақындата түсті . 1981 ж. желтоқсанында жаңа құрылған Алматы қаласының Орталық мемлекеттік мұрағатына қалалық мекемелер мен ұйымдардың қорлары берілді. 1985 ж. шаруашылық есептегі аудандық жеке құрам бойынша мұрағаттар құрыла бастады, олардың міндеті аудандық ауылдық бөлімдегі мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың жеке құрам бойынша құжаттарын жинау және сақтау , әлеуметтік – құқықтық сұраныстарды орындау, жергілікті мекемелермен ұйымдардың іс жүргізуін қадағалау жұмыстары еді. Бұның бәрі облыстық мұрағатқа облыстық дәрежедегі қорларды мемлекеттік сақтауға қабылдау мөлшерін көбейту , оларды жетілдіру шараларын жасауға иәжбүр етті .
1992 ж. ақпан айынан бастап Алматы облыстық мемлекеттік мұрағатты Алматы облыстық әкімшілігінің мұрағаттар және құжаттама басқармасының қарамағына, ал 1995 жылдың қазан айынан бастап Алматы облысының Әкімі аппаратына берілді. 1996 жылы қаңтар айында мұрағаттар және құжаттама басқармасы облыс әкімінің мұрағат бөлімі болып өзгертілді. Ол 1997 ж. таратылып, 2000 ж. Алматы облыстық мемлекеттік мұрағат басқармасы болып қайтадан құрылды, облыстық мемлекеттік мұрағат штатынан бөлінді .
2001 ж. 1 қаңтарында Алматы облысының мемлекеттік мұрағатының құрамында 15 бөлімшелері болды, олардың Қабанбай ауылында орналасқан Үшарал, Қапшағай қаласында орналасқан Іле ауданы мен Қапшағай қаласының құжаттарын сақтайтын Қапшағай бөлімшесінен басқалары аудан орталықтарында орналасқан .
Алматы мемлекеттік мұрағаты облыс аумағында жұмыс істеген және істейтін меншік түрінде қарамастан мекемелермен ұйымдардың қызметінде жинақталатын құжаттарды сақтайды ( басқа мемлекеттік мұрағаттардың профиліне жататын мекемелер мен ұйымдардың құжаттарын санамағанда ).
Алматы облыстық мемлекеттік мұрағатында негізінен облыстық мекемелер мен ұйымдардың, кейбір таратылған аудандардың құжаттары, ал бөлімшелерінде аудандардағы құжаттар жинақталған .
Алматы облыстық мемлекеттік мұрағаты 1640 қордың, 523553 сақтау бірліктерінің, мұрағат бөлімшелері – 3005 қордың, 751573 сақтау бірліктерінің сақталуын және пайдалануын қамтамасыз етеді . Бұл құжаттарда Қазақстан Республикасының ең көлемді аймағының бірі Жетісу өлкесінің тарихы туралы ас мол және бай мәліметтер жинақталған . Онда облыстың саяси, экономикалық , әлеуметтік, мәдени дамуы және бүкіл ХХ ғасырдағы облыстың жағдайын баяндайтын құжаттар сақталуда .
Мұрағат қорында Кеңес өкіметінің қалыптасуы, азамат соғысы және Қалпына келтіру кезеңдерінің тарихынан көлемді аумақты қамтитын мәліметтер жинақталған, себебі Жетісу облысына ( губерниясына ) 1924 ж .дейін Қырғыз елінің кейбір аудандарына енетін .
Көптеген мұрағат құжаттары 1924-1925 жж. Орта Азия және Қазақстан республикаларының ұлттық – мемлекеттік межеленуін баяндайды
Өнеркәсіпті мемлекеттік меншіктеу, мемлекеттік және кооперативтік сауданың, тамақ өнеркәсібінің өсуі халық шаруашылығының облыстық және
уездік Кеңестерінің, жергілікті шаруашылық бөлімдерінің, экономикалық кеңестерінің, өнеркәсіп, жоспарлау және сауда мекемелерінің, ұйымдарының қорларында көрсетілген .
Ауыл және деревняларды советтендіру, қазақ еңбекшілеріне патша өкіметі тартып алған жерді қайтарып беру, 1921-1922 жж. Жер-су реформасын жүргізу, көшпелі және жартылай көшпелі қазақ халқын отырықшыландыру, қоныстандыру, тап күресі, колхоз, совхоздар құру, егістік және суарылатын жерлерді көбейту, мал шаруашылығын дамытуға арналған құжаттар аса маңызды орын алады Бұл құжаттар жер басқармаларының, бөлімдерінің, жерге қоныстандыру партияларының, колхоз, совхоз қорларында бар. Олардың арасында “ Қошшы” одағының уездік, болыстық, ауылдық комитеттерінің және шаруалардың өзара жәрдем комитеттерінің қорлары ерекше бағалы .
Халық ағарту бөлімдерінің, мектептердің, техникумдардың, мәдениет, денсаулық сақтау, кинофикация бөлімдерінің қорлары халық арасында сауатсыздықты жою, саяси көпшілік, мәдени-ағарту жұмыстарын ұлттық мәдениетті дамыту, халықтың материалдық жағдайын жақсарту, мәдени деңгейін көтеру мәселелерін сипаттайды.
КСРО ыдырап, коммунистік партия таратылғаннан кейін партияның бай мұрағаты халық игілігіне айналып, мемлекеттік мұрағаттар жүйесіне қосылды. Облыстық мұрағаттың Талдықорған бөлімшесі партиялық құжаттарды сақтауда. Өкінішке орай, Алматы облыстық партия мұрағатының құжаттары Алматы облыстық мемлекеттік мұрағатқа берілген жоқ. Олар Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағатында сақталуда.
Соңғы онжылдықта біздің қоғамымыздың осы кездегі даму барысын сипаттайтын құжаттар түсуде . Жеке тұлғалардың – жазушылар, ақындар, Н.Әлімқұлов, Х.Әміровтың, ғалымдар-Л.Қ.Қылышевтың, У.Х.Шалекеновтың , мемлекет және қоғам қайраткерлері М.С.Фазыловтың, И.Б.Балтағұловтың , Г.А. Ялымовтың , т.б . 28 жеке тұлғалардың қорлары аса құнды, толық құжаттары еліміздің бай және маңызды тарихын толықтыра түсуде.
Облыстық мемлекеттік мұрағатта 2000-ға жақын фото , кино-видео және аудио құжаттар сақталуда.
Аудандық бөлімшелердің қорларында да аса қызықты және мазмұнды құжаттар сақталуда. Мысалы Панфилов бөлімшесінде 1917-1928 жылдардағы жұмысшы , шаруа қызыл әскерлер депутаттарының Жаркент уездік – қалалық атқару комитетінің кеңесінің қорлары, 1919-1993 жылдардағы Панфилов аудандық Кеңесінің халық депутаттарының, 1906-1931 жылдардағы Түркістан почта-телеграф округінің Жаркент уездік почта-телеграф конторасының, 1916-1924жж. Жаркент уездік соғыс комиссияратының, 1918-1928жж. Жаркент уездік денсаулық сақтау бөлімінің, 1915-1927жж. Жаркент уездік халық ағарту бөлімінің қорлары сақтаулы.
Ақсу бөлімшесінде Жетісу облысының Қапал уездік комитетінің жер мәселелерін үйлестіру мекемесінің 1917-1918жж. қоры, лепсі уезінің Черкасск болыстық комитетінің қазақ жарлыларының “Қошшы” одағының1921-1927жж. қорлары сақтаулы.
Үшарал бөлімшесінде Жетісу облысының ( губерниясының) Лепсі уездік халық ағарту бөлімінің 1919-1928жж. қоры, 1922 ж. Жетісу облысы Түркістан республикасының Лепсі уезінің жұмысшы, шаруа және қызыл әскерлер депутаттарының, 1916-1923жж. Лепсі почта – телеграф конторасының Романовск почта-телеграф бөлімінің қорлары бар .
Мұрағаттарда құжаттарға бағытталған белгілі ғылыми- анықтама жүйесі қалыптасқан .Сексен мың карточкадан тұратын жүйелі каталог ,қорлардың құрамы мен мазмұнын көрсететін қысқаша анықтама , облыстың колхоз,
совхоздарының тарихының, Алматы облысының 1932-2000 жылдардағы әкімшілік-аумақтық бөліну тарихының анықтамалары, Алматы облыстық мемлекеттік мұрағаты қорларының құрамы мен маңызы туралы 1991-1998 жж. қамтитын жөнсілтері бар.
2001 жылдан бері облыстық мұрағат мекемелері толық компьютерленген, олар үшін арнаулы мұрағат бағдарламалары дайындалып, қазіргі кезде мұрағатшылар пайдалануда.
Облыс мұрағатшыларының жұмыстары облыстық мұрағат басқарма қарамағындағы шағын типографияда өз қаржыларымен бастырылады ...