Документирование процессов движения кадров

Содержание
Введение ……………………………………………………………………… стр. 3
Глова 1. Документирование процессов движения кадров
1.1 Правила приема на работу…………………………………………… стр. 4
1.2 Правила перевода работника на другую должность………………… стр. 6
1.3 Правила увольнения работника………………………………………... стр. 7
Глава 2. Составление и оформление приказов по личному составу ………………………………….стр. 8
Глава 3. Оформление и ведение трудовых книжек……………… стр. 10
Глава 4. Оформление и ведение личных карточек………….…….стр. 17
Глава 5. Пример оформления кадровой документации……....стр. 20
Заключение ……...……………………………………………………стр. 21
Список литературы………….……………………………………..стр. 23
Введение
Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
Такая документация ведется в учреждениях, органи¬зациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с законов о труде РК. Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель ор¬ганизации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель мо¬жет быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.
В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно со¬вмещает секретарь или бухгалтер.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов:
- организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутрен¬него распорядка и т.д.);
- распорядительные (приказы по личному составу);
- информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.);
- документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т.п.
Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Глава 1. Документирование процессов движения кадров
1.1 Правила приема на работу.
Прием на работу производится на основании заявле¬ния гражданина. Основанием может послужить и пись¬менный трудовой договор (контракт).
Заявление, как правило, пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов. Рекомендуемый формат заявления - А4.
Заявление адресуют на имя руководителя организа¬ции и составляют в виде просьбы.
Реквизиты заявления:
- адресат;
- автор;
- наименование вида документа;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- дата.
В реквизите «автор» указывают фами¬лию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда — номер телефона, паспортные данные).
После резолюции руководителя заявление подшивается в личное дело работника.
Трудовой контракт - этот договор, фиксирующий письменное соглашение меж¬ду организацией и частным лицом об установлении тру¬довых отношений и регулирующих эти отношения.
Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую си¬лу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй — у работника.
Реквизиты трудового контракта:
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер документа;
- место составления;
- текст;
- подписи;
- печать.
Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, ус¬ловия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).
Трудовой контракт, подписанный руководителем ор¬ганизации и работником, хранится в личном деле работ¬ника.
Граждане, поступающие на работу, обязаны предъя¬вить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об обра¬зовании, профессии, в некоторых случаях и другие доку-менты (например, медицинскую справку). Ими заполня¬ются личные листки по учету кадров, составляется авто¬биография.
На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тек¬сте приказа не указана дата приема на работу, то дейст¬вие приказа считается с момента его подписания.
После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.
В бухгалтерии организации на основании приказа за¬водится лицевой счет по зарплате, а в отделе кадров — личное дело работника.
1.2 Правила перевода работника на другую должность.
Перевод работника на другую должность осуществ¬ляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов).
При переводе работника на другую должность по производственной необходимости должна сохраняться средняя зарплата.
Разработана унифицированная форма представления о переводе, которая включает в себя следующие реквизи¬ты:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дату;
- регистрационный номер;
- место составления;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Представление о переводе, подготовленное руководи¬телем структурного подразделения, адресуется на имя ру¬ководителя организации, а после его рассмотрения руко¬водителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.
В тексте приказа по личному составу при переводе ра¬ботника на новую должность необходимо указать назва¬ние должности, структурное подразделение, вид перевода, причину, перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям КЗоТ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.
После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма Т-2). Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом.
1.3 Правила увольнения работника
Увольнение работников организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (по статьям КзоТ: нарушение трудового договора, за несоответствие занимаемой должности, по решению судебных органов и др.).
Основанием для издания приказа по личному составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника в виде ссылки на документально оформленное обоснование.
При увольнении материально ответственного сотрудника дополнительно разрывается договор о материальной ответственности с организацией. Проводится инвентаризация.
После издания приказа об увольнении работника про¬изводится запись в его личной карточке (форма Т-2) и в трудовой книжке.
Кроме приказов о приеме, переводе, увольнении, от¬делом кадров издаются и другие виды приказов по лич¬ному составу: о командировании работников организации, о предоставлении отпусков, об изменении фамилии, име¬ни, отчества, приказы о поощрении, другие приказы.
Глава 2. Составление и оформление приказов
по личному составу
Приказы по личному составу составляются, оформля¬ются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Датой приказа является дата его подписания. Прика¬зы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам (№ 5-к, № 16-ок). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года.
Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Сутпекава Д.К. », в сводных — «по личному составу», при этом в названии группа сотрудников не перечисляется.
Текст сводных и некоторых индивидуальных прика¬зов по личному составу состоит только из распорядитель¬ной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопреде-ленной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТА¬ВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу — фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями КЗоТ.
Например, текст приказа об увольнении должен вы¬глядеть следующим образом:
УВОЛИТЬ:
Сутпекова Д.К. , старшего мастера, 20.02.98 по собствен¬ному желанию ст. 31 КЗоТ.
Основание: заявлениеСутпекова Д.К.
Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, по¬служивший основанием на издание распорядительного документа.
Проект приказа по личному составу визируют юрис¬консульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или за¬мещающее его должностное лицо.
На основании КЗоТ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку. Это условие становится особенно важным при решении трудовых кон¬фликтов.
Регистрируют приказы по личному составу в специ¬альных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные:
- дата приказа;
- регистрационный номер приказа;
- содержание приказа;
- кем подписан приказ.
При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится 3 года, а приказы о приеме на работу — 75 лет, потому приказы по личному составу группируются в дела в соот¬ветствии с установленными сроками их хранения......