Организация работы с документами в ТОО «АМК»

Содержание
Введение 3

Глава 1. Управление документами и составление управленческой документации в Республике Казахстан 6
1.1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих документов 6
1.2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой документации 11
1.3. Типология управленческой документации 24

Глава 2. Создание, хранение и программное обеспечение аппаратных средств при производстве документов организации 33
2.1. Требования к управленческим документам, изготовленным с помощью печатающих средств 33
2.2. Формирование текстовых документов в программе Microsoft Word 36
2.3. Работа с документами посредством программы Microsoft Excel 46

Глава 3. Организация работы с документами в ТОО «АМК» 57
3.1. Анализ механизма работы с документами в ТОО «АМК» 57
3.2. Проблемы и перспективы совершенствования работы с документами в ТОО «АМК» 63

Заключение 86
Список литературы 89
Приложение 90
Глава 1. Управление документами и составление управленческой доку-ментации в Республике Казахстан

1.1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих докумен-тов

Содержание и структура текста управленческого документа в значи-тельной мере зависят от его функционального назначения. В то же время со-держание и структура управленческих докумен¬тов является в значительной степени однородной, устоявшейся . Содержание и структура текста наиболее распространенных уп¬равленческих документов регламентируется соответ-ствующими разделами Методических рекомендации по унификации текстов. Так, типовая структура большинства управленческих документов предпола-гает наличие следующих компонентов:
а) обращение к адресату;
б) вводная часть (в небольших по содержанию документах она может отсутствовать или объединяться со следующей частью тек¬ста) или введение;
в) констатирующая часть;
г) заключительная часть или заключение;
д) предложения и выводы.
Текст отдельных управленческих документов может состоять и из ка-кой-то одной (основной для данного вида документа) части, например, текст прика¬за — только из приказной части, текст письма — только из изложения прось¬бы, текст справки — только из описания фактов и сведений и т.п.
Текст сложных и объемных управленческих документов обыч¬но де-лится на части, разделы, главы, пункты и подпункты. Каждый раздел доку-мента должен иметь заголовок, нумерация пунк¬тов — быть сквозной, при этом части и главы принято обозначать римскими цифрами, пункты — араб-скими цифрами, а подпункты — строчными буквами русского алфавита.
Чаще всего тексты управленческих документов оформляются в виде связанного (так называемого сплошного) текста, а в необхо¬димых случаях — в виде анкеты или таблицы. Допускается также сочетание перечисленных ви-дов и способов представления текста. При составлении текста в виде анкеты наименования призна¬ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с гла-голом второго лица множественного числа настоящего или про¬шедшего времени. При этом характеристики, выраженные словес¬но, должны согласо-вываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен¬ные име-нем существительным в именительном падеже. Подзаго¬ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Ес¬ли таблица печатается более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы, а на второй и всех после¬дующих страницах указывается не полное название, а номера со¬ответствующих граф.
Составление текста управленческого документа должно начинаться с изучения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм законо-дательства, руководящих документов, а в необходимых случаях и соответ-ствующего справочного материала, в том числе материалов служебной пере-писки, уже имеющихся в распоряжении разработ¬чика. Проекты документов могут составляться на отдельных лис¬тах в специальных рабочих тетрадях или в виде файла . При этом следует помнить, что служебные документы со-ставляются от име¬ни юридического лица — организации (предприятия, учреждения). При составлении текста управленческого документа следует придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих закон¬ность и наибольшую целесообразность его использования, способ¬ствующих его по-следующему своевременному исполнению и эф¬фективному воздействию на ситуацию. Согласно этих правил, на¬иболее существенным и характерным для содержания текста до¬кументов деловой переписки является:
• соответствие содержания нормам законодательства и требо¬ваниям руководящих документов;
• обоснованность (соответствие фактам) констатирующей час¬ти со-держания;
• конкретность и реальность приказной (распорядительной) части со-держания;
• оригинальность содержания (содержание не должно дубли¬ровать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходи-мости иметь соответствующие ссылки на них);
• краткость, четкость, однозначность формулировок;
• соответствие грамматике и орфографии языка .
Тексты управленческих документов составляют на русском или ка-захском языке в соответствии с законодательством РК о государственном языке.
Следует также сказать несколько слов о специфике стиля изло¬жения управленческих документов. В соответствии с общеприняты¬ми на этот счет правилами текст управленческого документа сле¬дует излагать в официально-деловом стиле, представляющем со¬бой функциональную разновидность рус-ского языка и предназна¬ченную для использования (общения) в процессе управления орга¬низацией (предприятием, учреждением), в том числе и по-средством документов. Специфическими чертами данного стиля является:
• подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых формах письменного общения (обращения) между долж¬ностными лицами, соблюдении жестко определенных правил оформления управленческих до-кументов;
• адресность, подразумевающая наличие конкретных субъек¬тов (участников) управленческой деятельности, — отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) документов;
• повторяемость словарных величин в сочетании с ограничен¬ностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении управленческих документов;
• тематическая ограниченность управленческих документов, в кото-рых, как правило, не освещается более одного-двух крупных вопросов;
• нейтральный тон изложения содержания управленческого докумен-та, предполагающий отказ от разного рода «лирических отступлений», вольных эпитетов и многословия;
• лаконичность, ясность и точность .
При составлении текстов управленческих документов также рекомен-дуется:
• пользоваться преимущественно простыми предложениями;
• применять устойчивые словосочетания и обороты речи, а термины — исключительно в однообразном, общепринятом толко¬вании. Терминоло-гия управленческого документа должна соответствовать установ¬ленной нор-мативными документами для той или иной деятельности. Термины, значение которых может быть адресатом недопонято, должны быть или исключе¬ны из текста документа, или откомментированы в подстрочном примечании;
• использовать прямой порядок слов в предложении, при ко¬тором подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяе-мым словом, вводные слова находятся в начале предложения;
• не применять устаревшие слова и выражения (так называе¬мые арха-измы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалек-тов;
• не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в существо предложения, избегать неоправданного употребления иностранных слов;
• использовать сказуемые либо в повествовательном («уста-навливается», «содержится», «применяется») либо в повелитель¬ном («вы-полнить», «решить», «согласовать») наклонении.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обес-печивающие:
• их юридическую силу;
• оперативное и качественное их исполнение и поиск;
• возможность автоматизированной обработки документов .


1.2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой документации

Деятельность организации обеспечивается управленческой докумен-тацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком реше-ния вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организаци-ями.
В целях решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в орга-низации создаются следующие виды управленческих документов:
1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты, ин-струкции, штатные расписания и другие);
2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, реше-ния и другие);
3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяс-нительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки, соглаше-ния, списки, справки и другие);
4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуаль-ные, другие планы и отчеты);
5) подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.
Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные ви-ды документов.
Распорядительный документ отменяется или изменяется распоряди-тельным документом организации-автора или вышестоящего органа. Дей-ствие распорядительного документа может быть приостановлено в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
Проект управленческого документа, затрагивающего интересы дру-гих организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногла-сия по проекту документа оформляются приложением или указываются в со-проводительном письме .
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов организации, фиксируются в протоколах. Протоко-лы оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проек-тов постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровыва-ется, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых слу-чаях, предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу .
В пределах своей компетенции организация осуществляет переписку с другими организациями и отдельными гражданами.
Документы, направленные по телефаксу, электронной почте, допол-нительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью.
В целях определения правил составления, оформления различных управленческих документов, способов, форм и методов работы с ними про-водится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопро-изводстве и снижают объем документооборота.
Классификация документов проводится по видам (постановления, приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные), происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние, внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой «Для служебного пользования»).
Для классификации управленческих документов в организации со-ставляется классификатор.
При разработке классификатора используются учредительные доку-менты организации, положения о ее структурных подразделениях, долж-ностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу.
Унификация документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Ти-повые формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде сборника.
Реквизиты являются обязательными элементами оформления офици-ального документа. Их состав и схема расположения определены Государ-ственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 «Организаци-онно-распорядительная документация. Требования к оформлению докумен-тов» (Приложение № 1 к данной работе).
При изготовлении бланка письма (Приложение № 2) используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения рекви-зитов:
1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, лого-тип, товарный знак (знак обслуживания);
2) официальное наименование вышестоящего органа;
3) официальное наименование организации;
4) справочные данные об организации;
5) дата документа;
6) регистрационный номер документа;
7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
8) адресат;
9) заголовок;
10) отметка о контроле.
При изготовлении бланков других видов управленческих документов, кроме письма используются следующие реквизиты и ограничительные от-метки для расположения реквизитов:
1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, лого-тип, товарный знак (знак обслуживания);
2) официальное наименование вышестоящего органа;
3) официальное наименование организации;
4) наименование вида документа;
5) место составления или издания документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) заголовок к тексту;
9) отметка о контроле.
Государственный герб Республики Казахстан помещается на бланке документа в соответствии с законодательством о государственных символах Республики Казахстан и требованиями Государственного стандарта Респуб-лики Казахстан СТ РК 989-96 «Государственный герб Республики Казах-стан. Технические требования».
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроиз-водится на бланке в соответствии с учредительными документами организа-ции.
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не поме-щается на бланке с изображением Государственного герба Республики Ка-захстан.
Официальное наименование организации-автора документа, офици-альное наименование ее вышестоящего органа должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и/или учредительными документами организации.
Всякое юридическое лицо имеет свое наименование, позволяющее от-личить его от других юридических лиц. Наименование юридического лица включает в себя его название и указание на организационно-правовую фор-му. Оно может включать в себя дополнительную информацию, предусмотренную законодательством. Наименование юридического лица указывается в его учредительных документах. В наименовании юридическо-го лица не допускается использование названий, противоречащих требова-ниям законодательства или нормам общественной морали; собственных имен лиц, если они не совпадают с именем участников либо если участники не по-лучили разрешения этих лиц (их наследников) на использование собственно-го имени.
Наименование юридического лица, являющегося коммерческой орга-низацией, после регистрации юридического лица является его фирменным наименованием. Под определенным фирменным наименованием юридиче-ское лицо вносится в единый государственный регистр юридических лиц.
Юридическое лицо имеет исключительное право использования фир-менного наименования. Лицо, неправомерно использующее чужое фирмен-ное наименование, по требованию обладателя права на фирменное наимено-вание обязано прекратить использование такого наименования и возместить причиненные убытки.
Права и обязанности юридического лица, связанные с использовани-ем фирменного наименования, определяются законодательством.
Запрещается использование в фирменных наименованиях, знаках об-служивания, товарных знаках юридических лиц, не являющихся государ-ственными органами, указаний на официальные названия государственных органов Республики Казахстан, установленные законодательными актами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан.
Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в соответствующих нормативных правовых актах или учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наиме-нования.
Наименования филиала, представительства или структурного подраз-деления организации указываются в том случае, если они являются автором документа, и располагаются ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, но-мера телефонов, телефаксов, телексов, адрес электронной почты, номер бан-ковского счета и, по усмотрению организации, другие сведения.
Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламен-тируется законодательством Республики Казахстан, учредительными доку-ментами организации.
К примеру, согласно Закону Республики Казахстан от 27 ноября 2000 г. N 107-II «Об административных процедурах», управленческий правовой акт государственных органов должен отвечать следующим требованиям:
1) правовой акт не должен противоречить Конституции Республики Казахстан, законодательству и правовым актам вышестоящих государствен-ных органов;
2) структура правового акта должна обеспечивать исчерпывающее раскрытие предмета регулирования, а содержание должно обеспечивать единообразное понимание и применение подготавливаемого правового акта;
3) в правовом акте должно быть четко изложено содержание намеча-емых мер, исчерпывающе определен круг лиц, на которых распространяется действие правового акта и (или) которые несут ответственность за их реали-зацию в установленные сроки;
4) правовые акты, требующие реализации на нижестоящих уровнях управления, должны содержать конкретные поручения определенным госу-дарственным органам и (или) должностным лицам по их выполнению.
Правовые акты государственных органов, противоречащие требова-ниям Конституции Республики Казахстан и законодательству Республики Казахстан, являются недействительными с момента принятия и не должны применяться на территории Республики Казахстан.
При противоречии правовых актов, принятых государственными ор-ганами различных уровней, применяется правовой акт вышестоящего госу-дарственного органа.
При противоречии правовых актов, принятых государственными ор-ганами одного уровня, применяется правовой акт того органа, в чью компе-тенцию входит принятие данного решения. По заявлению заинтересованного лица решение о приоритете одного правового акта над другим принимается вышестоящим государственным органом или судом. ....