Автоматизация рабочего места Архив

Содержание
Введение....................................................................................................................... 8
1 Понятие информационной системы и предметная область............................... 10
1.1 Этап начальной разработки БД....................................................................... 12
1.2 UML диаграммы ............................................................................................... 15
1.2.1 Диаграмма прецедентов............................................................................. 15
1.2.2 Диаграмма компонентов............................................................................ 16
1.2.3 Диаграмма классов ..................................................................................... 17
1.3 Определение атрибутов каждой сущности................................................... 17
1.3.1Составление реляционных отношений ................................................ 18
2Понятие инфологического моделирования, создание БД .............................. 20
2.1 Роль и место СУБД в информационных технологиях ................................. 24
2.2 Описание возможностей СУБД ...................................................................... 25
2.3 Описание этапов проектирования и разработки БД .................................... 26
2.4 Описание MS Access ........................................................................................ 28
2.5 Создание баз данных в СУБД MS Access .................................................... 29
2.6 Язык программирования Delphi..................................................................... 31
2.7 Описание программной части реализации рабочего места ......................... 44
3. Безопасность жизнедеятельности........................................................................ 52
3.1 Анализ условий труда обслуживающего персонала при эксплуатации
технического оборудования .................................................................................. 52
3.2 Расчет системы искусственного освещения помещения ............................. 55
3.3 Анализ пожарной безопасности ..................................................................... 58
3.4 Выводы по безопасности жизнедеятельности............................................... 61
4. Технико–экономическое обоснование ................................................................ 62
4.1 Описание работы и обоснование необходимости......................................... 62
4.2. Расчет затрат на разработку информационных технологий ....................... 62
4.3 Расчет цены программного продукта............................................................. 70
4.4 Вывод по технико–экономической части ...................................................... 71
Заключение ................................................................................................................ 73
Список используемой литературы .......................................................................... 74
Приложение А ........................................................................................................... 76
Приложение Б ............................................................................................................
1 Понятие информационной системы и предметная область
Информационная система – это организованные человеком системы сбора,
хранения, обработки и выдачи информации, необходимой для эффективного
функционирования субъектов и объектов управления.
К компонентам информационной системы относятся:
персонал, обеспечивающий функционирование информационной технические средства;
методы и процедуры сбора и переработки информации.
Информационные системы, как и любые другие системы, помимо
структуры характеризуются функциями, которые они выполняют. С
технологической точки зрения их функции можно подразделить на
подготовительные и основные. Первые заключаются в фиксации, сборе данных,
кодировании и записи их на машинные носители, вводе в память электронно–
вычислительных машин (в случае автоматизации) и систематизированном
хранении. Вторые – сводятся к поиску или содержательной обработке
информации, документальному оформлению и размножению результатов поиска и
обработки, передаче выходной информации потребителям.
Информационные системы можно разбить на три класса: учетные (следящие,
прогнозирующие, справочные); аналитические (советующие, прогнозирующие,
диагностические); решающие (управляющие, планирующие). Как видно из
приведенной классификации,информационные системы разделяются на
следующие уровни: не производящие качественного изменения информации (учетные
системы); анализирующие информацию (аналитические системы); вырабатывающие
решения (решающие системы). Между этими классами существует определенная
зависимость, выражающаяся в том, что предыдущий класс является исходной
базой для последующего, а каждый последующий предполагает возможность
решения задач предыдущего класса. Так, статистические системы помимо
собственных задач выполняют справочные функции, а следящие системы решают
задач статистического и справочного характера [4].
Приведенная классификация автоматизированных информационных систем
раскрывает перспективы их развития. В основу классификации автоматизированных
информационных систем функционирующих в настоящее время может быть
положен такой признак как особенности машинной обработки информации. Их
решение с помощью ПК имеет определенную специфику, которая проявляется в
особенностях технологии реализации информационных задач. По этому признаку
информационные задачи можно разделить на три группы: расчетные, аналитико–
статистические, информационно–поисковые.
Автоматизированные расчетные информационные системы
характеризуются относительно небольшими объемами входной и выходной
информации и значительным удельным весом вычислительных операций.
Автоматизированные аналитико–статистические информационные системы
предназначены для сбора и обработки статистической информации характеризуются
большим объемом входной и выходной информации, а также большим удельным
весом логических операций по сравнению с арифметическими в программах
используемых этими системами [5].
Автоматизированные информационно–поисковые системы используются для
выполнения основных функций органов внутренних дел. Их особенность
заключается в накоплении и постоянном корректировании больших массивов
информации о лицах, фактах и предметах, представляющих оперативный интерес.
Можно отметить большую трудоемкость первоначального ввода рабочего массива
информации и разнесенную во времени работу по добавлению новой
информации. Кроме того, объекты непрерывно находятся в динамике, что требует
постоянного корректирования информации, характеризующей эти объекты.
В процессе развития автоматизированных информационно–поисковых систем
сформировались три вида информационного обслуживания – документальное,
фактографическое и концептографическое. Каждому из этих видов соответствует
своя информационная система, представляющая собой подсистему общей
информационной системы общества.
Документальная система, в течении уже многих веков обеспечивала
информационное обслуживание общества в целом и различных его институтов, в том
числе науки и техники.
Сущность документального обслуживания заключается в том, что
информационные потребности членов общества удовлетворяются путем
предоставления им первичных документов, необходимые сведения из которых
потребители извлекают сами. Обычно грамотное документальное обслуживание
осуществляется в два этапа: сначала потребителю предоставляется некоторая
совокупность релевантных (релевантность – смысловое соответствие содержания
документа информационному запросу смысловое соответствие между двумя
текстами) его запросу вторичных
документов (этот этап называется
библиографическим), а затем, после отбора потребителем из этой совокупности
определенного числа уже пертинентных (пертинентность – соответствие содержания
документа информационной потребности конкретного специалиста) документов, ему предоставляют сами
документы (этот этап называется библиотечным
обслуживанием). Таким образом, потребность в информации при документальном
обслуживании удовлетворяется опосредовано, через первичный документ [5].
В отличии от документального обслуживания фактографическое
предполагает удовлетворение информационных потребностей непосредственно, т.е.
путем представления потребителям самих сведений (отдельных данных, фактов,
концепций). Эти сведения, также релевантные запросам потребителей,
предварительно извлекаются информационными работниками из первичных
документов и после определенной их обработки (оформления) представляются
потребителям. Следует уточнить само понятие "фактографическая
информация". Фактографическая информация следует понимать сведения не
только фактического характера, но и теоретического, предположительного,
оценочного характера, т.е. включать и факты, и концепции, все то, что может
быть объектом извлечения из текста, описания на определенном
информационном языке, хранения и поиска в той или иной информационной
системе [6].
Если в случае документального и фактографического обслуживания
потребителю информации предоставляются документы или сведения,
извлеченные из информационного потока, так сказать, в "натуральном" виде, то
при концептографическое обслуживании все это (документы и сведения)
подвергаются интерпретации, оценке, обобщению со стороны
информационного работника. В результате такой интерпретации
формулируется так называемая ситуативная информация, содержащая в себе
оценку рассматриваемых сведений, тенденций и перспективы развития
отдельных научных и технических направлений, рекомендаций и пр. По этой
причине под концептографическим обслуживанием можно также понимать
формулирование и доведения до потребителей ситуативной информации, в
явном виде не содержащейся в анализируемых источниках, а полученной в
результате информационно–логического и концептографического анализа
некоторой совокупности сообщений. Другими словами, в случае
концеттографического обслуживания потребителю представляются не только
сведения о документе или сами сведения из документа, но и некоторая
дополнительная информация, привнесенная информационным работником в
процессе их интерпретации.
Все виды информационного обслуживания функционируют на основе
своих специфичных рядов вторичных документов. По сути дела каждая из
разновидностей обслуживания сводиться к созданию своего ряда вторичных
документов доведению их да потребителя различными средствами и в
различных режимах информационного обслуживания [7].
1.1 Этап начальной разработки БД
1.1.1 Анализ предметной области
Название предметной области «Архив».
Архив – учреждение или структурное подразделение организации,
осуществляющее хранение,комплектование, учёт и использование
архивных документов. Архив отвечает за обработку и хранение различных
данных или документов. К Архиву относятся люди, учреждения, предприятия
которые не посредственно работают с архивом. К таким людям относятся
архивариусы.
Архивариус может как работать непосредственно с документами
хранящимися в архиве, так и осуществлять определенную обработку
документов.
Каждому архивариусу выделяется определенное количество
подчиненных для работы с документами
В соответствии с предметной областью система строится с учетом
следующих особенностей и ограничений:
1) Не каждый сотрудник имеет доступ к архиву.
2) Не каждый сотрудник имеет право обрабатывать информацию в
архиве.
3) Доступ к архиву имеет только Архивариус (начальник отдела Архив) и
директор предприятия где установлен «Архив».
4) Просматривать данные находящиеся в Архиве, тоже может
просматривать не каждый.
5) Не может быть двух одинаковых документов находящихся в «Архиве».
6) Не может быть двух одинаковых сотрудников в отделе архив.
7) Сотрудники в отделе архив делятся на две категории: 1–ая категория
(сотрудники которым разрешено просматривать, обрабатывать, извлекать и
выдавать необходимую информацию или документы) и 2–ая категория
(сотрудники которые могут только просматривать наличие данной информации
или документа в архиве).

Программный комплекс архив выполняет следующие функции:
1 Обеспечения работы с электронными образами карточек дел.
2 Перевода бумажного архивного фонда организации в электронный вид,
с обеспечением хранения электронных образов документов в электронном
хранилище данных.
3 Ручной регистрации карточек дел и документов, не
зарегистрированных в программном комплексе «Делопроизводство».
4 Автоматизированного формирования номенклатуры дел предприятия
5 Группировки дел в пределах фонда, использование хронологически–
структурно й схемы систематизации дел.
6 Экспертизы ценности документов, включая отбор документов на
государственное хранение, контроль сроков их хранения на основе принятых
критериев; выделение дел к уничтожению.
7 Учета и контроля движения дел и документов, ведения карты–
заместителя на выданные дела и документы.
8 Формирования основных отчетных форм.

Функциональные особенности
При передаче дел в архив на каждое дело заводится карточка с указанием
реквизитов архивного хранения (дата открытия и закрытия дела, заголовок
дела, количество листов и т.д.). В учетную карточку вносятся реквизиты,
связанные с систематизацией документального фонда
В процессе архивного хранения отслеживаются перемещения, выдача на
руки, возврат, выбытие дел и документов
Поддерживается возможность оперативного контроля возврата дел и
документов, выданных на руки
Предоставляется возможность атрибутивного поиска, как по реквизитам
дел, так и по реквизитам документов [8].
Предварительная модель базы данных представлена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 – предварительная модель базы данных

Главный модуль – модуль, с помощью которого осуществляется
взаимодействие остальных модулей разрабатываемого ПП. Данный модуль
является связывающим звеном между остальными модулями.
Справочный модуль – модуль отвечающий за снабжение пользователя
необходимой информацией. Отвечает за работу интерактивного помощника.
Модуль ввода данных – модуль отвечающий за прием информации от
пользователя.
Модуль поиска запрашиваемых данных
–модуль отвечает за
подсоединение интерактивного помощника(если он необходим) и поиск
данных.
Модуль базы данных – данный модуль отвечает за работы пользователя с
базами данных, т.е. поиск данных, по базе данных(в ограниченном режиме для
пользователя, т.е. он просто ищет, но не чего менять не может).
1.2 UML диаграммы

Для разработки программного обеспечения и моделирования бизнес–
процессов используем принципы объектного моделирования. На сегодняшний
день существует 13 диаграмм UML 2.0:

Диаграмма активности.
Диаграмма классов.
Диаграмма связей.
Диаграмма компонентов.
Диаграмма составных структур.
Диаграмма развертывания.
Диаграмма обзора взаимодействий.
Диаграмма объектов.
Диаграмма пакетов.
Циклограмма.
Диаграмма машин состояния.
Диаграмма синхронизации.
Диаграмма прецедентов.
Наиболее часто употребляемыми являются 9 из них.
1.2.1 Диаграмма прецедентов

Диаграмма прецедентов применяется для демонстрации возможностей
различных пользователей в зависимости от предоставленных им прав.
Определение акторов:
1 Архивариус (начальник отдела архив).
2 Помощник архивариуса.
3 Пользователь (человек который хочет получить данные из архива).
Варианты использований:
1 Проверяет работу помощника.
2 Обрабатывает данные.
3 Осуществляет поиск данных.
4 Подает запрос на поиск или обработку данных.
Пример:
Ассоциативной связи: Архивариус – проверяет работу помощника.
Включение: Помощник обрабатывает данные и осуществляет поиск
данных.
Расширение: Получает ответ на свои запрос от помощника.

1.2.2 Диаграмма компонентов

Диаграмма компонентов показывает набор компонентов и отношений
между ними. Компонент – это физически заменяемая часть системы, которая
имеет набор интерфейсов и обеспечивает их реализацию.
В данном случае исполняемый модуль Архив.exe обращается за
получением или добавлением информации к базе данных db1.mdb. Но
обращается не напрямую, а через MS Access. Таким образом MS Access
является интерфейсом между программой и базой данных, обеспечивая их
взаимодействие. Диаграмма компонентов представлена на рисунке 1.3.
db1.mdb
Архив.exe
MS Access
Рисунок 1.3 – Диаграмма компонентов.
1.2.3 Диаграмма классов
Диаграмма классов в UML является частным случаем ER диаграммы. ER
диаграммы используются для логического проектирования баз данных. Главное
их отличие: В ER диаграмме уделяется внимание структуре данных, а в
диаграмме классов – поведению классов. Диаграмма классов представлена на
рисунке 1.4.....