Разработка базы данных Учет канцелярских товаров на складе

Содержание
Введение
1 Теоретическая часть
1.1 Анализ информационных технологий
1.2 Обзор программных и инструментальных средств
1.3 Функционально – ориентированное программирование с
помощью BPwin
2 Проектирование базы данных
2.1 Постановка задачи
2.2 Построение инфологической модели базы данных
2.3 Построение концептуальной модели базы данных
3 Программная реализация базы данных
3.1 Назначение программы
3.2 Основные принципы создания интерфейса
3.3 Работа с приложением
4 Экономические расчеты
4.1 Технико-экономическое обоснование проекта
4.2 Расчет затрат на создание базы данных
4.3 Экономическая эффективность от внедрения базы данных
5 Безопасность жизнедеятельности
5.1 Анализ потенциально опасных и вредных факторов
5.2 Расчет системы кондиционирования помещения
5.3 Расчет шума в помещении
5.4 Расчет искусственного освещения точечным методом
5.5 Расчет искусственного освещения методом коэффициента
использования
Заключение
Список литературы
Приложение А Техническое задание
Приложение Б Листинг программы
Приложение В ER-диаграмма
Анализ информационных технологий
1.1 Обзор предметной области
С каждым днем объемы информации растут. Такой рост происходит в
каждой сфере жизнедеятельности человека: экономической, политической и
т.д.
Соответственно непрерывно ускоряется процесс обработки,
накопления, хранения и использования информации. По последним научным
данным, проведенных учеными, объем информации каждые десять лет
удваивается.
Поэтому возникает необходимость использования таких средств,
которые позволяют эффективно хранить, обрабатывать и распределять
накопленную информацию.
Эффективная работа предприятия всецело зависит от уровня
оснащения компании различными информационными средствами,
основанными на базе компьютерных систем автоматизированного учета.
Компьютерный учет заметно отличается от обычного учета и имеет свои
особенности.
На сегодняшний день персональный компьютер является
неотъемлемой частью жизни каждого офисного работника. С помощьюкомпьютера можно выполнять большие объемы работыза значительно короткие сроки.
Компьютер не только упрощает работу учета, тем самым сокращая
время работы, требующееся на оформление документов, но и дает
возможность избавиться от огромного количества ненужной и устаревшей
информации. Все отчеты о положении в торговле, которые создаются с
помощью компьютера, можно получить и без него, никакой особой
математики в компьютере не содержится. Однако на расчеты потребуется
огромное количество времени, за которое они станут просто не нужны или
ими придется занять такое количество работников, что на их зарплату уйдет
значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов.
Информационные технологии – широкий класс дисциплин и областей
деятельности, относящийся к технологиям создания, хранения, управления и
обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники.[18]
Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами
данных, используется на персональных компьютерах уже давно. Однако же
раньше эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения
данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько
сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди
избегали работы с ними до тех пор, пока не получали полных,
ориентированных на пользователя приложений. Главной целью данного
дипломного проекта является разработка базы данных по учету канцелярских
товаров на складе. База данных позволит избавить работника склада от
повседневной работы по выписке расходных документов. Раньше данная
работа занимала много времени, потому что все документы выписывались вручную. Создание базы данных позволит значительно сократить время
работы сотрудников. Работнику необходимо будет только выбрать из
списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника,
выбрать дату и отправить на печать этот документ. Все необходимые
реквизиты автоматически окажутся в печатной форме, в соответствии с
установленной формой печати документов. При поиске нужного объекта,
если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет
перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию.
Разработанная база данных позволит выполнить эту работу за считанные
секунды, сделать выборку по этой позиции и свести к одному единственному
искомому документу. Трудоемкость и эффективность работы канцелярского
склада значительно увеличится, за счет сокращения времени на выполнение
долгих работ. Работа канцелярского склада заключается в принятии партии
товаров от поставщиков и отпуску его клиентам. Для эффективной работы
склада необходимо вести учет поступающих и отпускаемых товаров,
поставщиков и клиентов. На складе происходит движение материальных и
информационных потоков.
Движение материальных потоков подразумевает товарооборот на
складе от поставщиков, либо со склада к клиенту. А все хранящиеся
документы на складе называются информационным потоком. Системы
управления материальными потоками разрабатывают и тестируют на основе
строгого анализа, основанного на нескольких основных принципах.
Принцип ориентации требует сначала рассмотреть всю систему в
целом, чтобы понять, как почему она работает, а также изучить связи с
другими системами.
Принцип потребности предусматривает поиск ответа на вопрос: Что
требуется от системы, или что она должна выполнять?
Принцип координации обуславливает интеграцию системы
координацией всех операций хранения и обработки.
Принципа стандартизации важно придерживаться при выборе
упаковки, необходимо выгодно стандартизировать как можно больше
упаковок.
Принцип «точно в срок» гласит, что не следует перевозить товар, пока
он не понадобится.
Принцип минимального перемещения предусматривает такую
организацию систем, чтобы грузы с товаром перемещались по кратчайшим
расстояниям.
Склады являются важными звеньями технологического процесса
промышленных предприятий, а для оптовой и розничной торговли они
служат фундаментом, именно поэтому склады предприятий, намеренных
опережать конкурентов, требуют современной организации, современных
технологий и квалифицированных кадров.
В экономической деятельности используются различное множество
разновидностей складов. По назначению можно выделить следующие виды:
а) производственные - склады сырья, комплектующих, материалов,
цеховые склады готовых изделий, заводские склады готовой продукции;
б) таможенные - склады при железнодорожных станциях;
в) сезонные хранения - склады для товаров сезонного характера;
г) розничные - склады торговых предприятий.
Основные функции склада:
а) обработка партий товаров;
б) приемка поступивших товаров с проверкой по количеству и
качеству;
в) размещение товаров для хранения;
г) обеспечение сохранности товара от повреждений и хищений;
д) подбор, упаковка и отгрузка товара по заказам клиентов;
е) инвентаризация всех запасов, выборочная проверка соответствия
фактического наличия данным компьютерного учета.
Склад канцелярских товаров занимается работой по принятию товара.
Для выполнения данной работы необходимо и обязательно наличие
приходной накладной. После принятия заказа, товар со склада отправляется
клиенту на основании товарно - транспортной накладной. Данная накладная
содержит следующие данные: номер, реквизиты грузоотправителя, клиента,
грузоперевозчика и дату отгрузки. После получения клиентом заказанного
товара, он обязан произвести оплату, которая оформляется платежным
поручением. Платежное поручение выписывается на основе товарно -
транспортной накладной.
Счет фактурой называется такой документ, который непосредственно
выдается поставщиком покупателю или предоставляется поставщиком банку
для подтверждения платежа покупателя. Общая часть включает реквизиты
поставщика и покупателя, а в спецификации указываются наименование
товара, единицы измерения, цена и сумма. В данном разделе приведен общий
анализ предметной области, который в нашем случае заключается в анализе
деятельности канцелярского склада. Анализ предметной области играет
большую роль в создании программного продукта, так как для того, чтобы
разработать систему необходимо знать какие функции она должна
выполнять, что нужно для эффективной работы склада, от каких недостатков
в работе склада нам необходимо избавиться посредством создания
программного продукта. Поэтому нам необходимо рассмотреть в полной
мере все операции, которые непосредственно связаны с товарооборотом на
складе, хранением товара на всех этапах от поступления его на склад, до
реализации.
В работе склада можно выделить три таких этапа: это закупка товара,
его хранение и собственно говоря, сама реализация. Необходимо каждый
этап рассмотреть более подробно. На этапе закупки на склад поступает товар
от поставщиков. Поставщиками могут быть различные юридические лица,
например, заводы - изготовители, посредники. Товар поступает на склад
различными партиями и в разных количествах. Во время поступления товара
на склад, необходимо владеть информацией об этом товаре. Также склад может выполнять операцию по хранению товара для лиц,
заинтересованных в этом. Для полной работы склад должен выполнять
следующие перечисленные функции: прием, учет, хранение и отгрузку
товара, рассортировку товара, определение необходимости в транспортных
средствах и рабочей силе. На складе должны обеспечиваться все условия для
хранения товара, находящегося на временном хранении, внутренней
транспортировке, процесса упаковки и подготовки товара к отправке
клиенту. Склад обязан вести учет Процедура принятия продукции на склад:
а) продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и
приходной накладной;
б) контролер, работающий на складе, проверяет приходную
накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов
(накладных);
в) рассматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально
принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о
том, что товар принят на хранение;
г) грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер
делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступивший товар.
На рисунке 1.1 представлен логистический процесс на складе.
Рисунок 1.1 - Логистический процесс на складе
На складе должен быть работник, который отвечает за товар. Этот
человек обязан проводить инвентаризацию, которая заключается в том, что работник в этой сфере в сопровождении книги переучета должен осмотреть
и переписать данные о товаре находящемся на складе. Затем эти данные
сверяются в книге учета товаров работниками, которые ответственны за все
документы на складе. После проделанной работы составляется отчет по
данным переучета.

Отгрузка товара со склада:
а) получатель товара должен предоставить накладную на отгрузку
товара;
б) контролер обязан проверить эту накладную и зарегистрировать ее в
книге учета входящих документов;
в) далее контролер должен дать указание работникам склада на поиск
необходимого товара и его отгрузку;
г) затем получатель товара проводит его осмотр, т.е. проверяет,
нужный ли товар отгрузили и в нужном ли количестве он находятся;
д) контролер должен зарегистрировать в книге учета факт отгрузки
товара;
е) далее контролер выдает получателю груза сопроводительный
документ по отгрузке товара;
ж) на последнем этапе происходит непосредственно отгрузка товара
техническими средствами.
Сотрудник склада, который отвечает за формирование документов
отчетности, занимается сбором входящих и исходящих документов. После
сбора он обрабатывает их вручную и формирует итоговые документы
отчетности.
Если обратить внимание на вышесказанное, то можно заметить, что
все операции по учету документов на складе проводятся без использования
автоматизированной системы, т.е. вручную, тем самым замедляя работу
склада.
Базовые требования к автоматизированной системе:
а) повысить эффективность работы сотрудников склада за счет
обработки большого объема информации в сжатые сроки;
б) необходимость повышения качества персонального обслуживания
клиентов, предоставляя возможность для хранения истории работы с
клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации;
в) автоматизировать все процессы склада на базе единой системы.
Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, нам будет
необходимо создать такую систему, которая бы упростила работу со всеми
операциями, производимыми на складе.
Главная цель создания базы данных в нашем случае - это повышение
эффективности выполнения основных обязанностей работников склада.
Критериями выбора технических средств являются:
а) надежность функционирования системы;
б) функциональная полнота системы;
в) быстродействие;
г) минимизация затрат на стоимость:
1) аппаратных средств;
2) прикладных систем;
3) сопровождения системы;
4) развития системы.
д) сокращение количества времени выполнения операций.
В дипломном проекте рассматривается база данных «Учет
канцелярских товаров на складе». База данных будет обеспечивать
процедуру хранения информации о товаре, а также информацию о продаже
товара, о поставщиках и клиентах склада, о бракованной партии товара. Этот
программный продукт необходим для быстрого обслуживания клиентов, и
сокращения работы сотрудников склада.
База данных должна выполнять следующие основные функции:
а) добавлять либо по необходимости удалять из списков всех товаров
поступивший (проданный) товар;
б) добавлять либо удалять из списков новых (уволенных) клиентов и
поставщиков;
в) вводить (изменять) и обновлять подробную информацию о каждом
товаре;
г) сохранять добавленные в списки записи, просматривать наличие
товара на складе;
д) получать подробную информацию по любому товару, используя
возможность поиска по различным критериям.
Для получения информации о конкретном товаре в базе данных будет
существовать функция поиска подробной информации о товаре.
Для каждого товара, поступившего на склад должна храниться
следующая информация:
а) наименование;
б) количество;
в) цена.
В базе данных можно будет осуществлять поиск интересующей
информации по необходимому критерию. Пользователю будет достаточно
ввести в поле поиска известные ему данные и в результате получить полную
информацию об интересующей информации.
Кроме всего перечисленного, база данных будет содержать
информацию обо всех поставщиках товаров и клиентах. В базе данных все
необходимые данные, касающиеся товара, будут заноситься в специальные
таблицы с помощью соответствующих диалоговых окон, в которых можно
будет добавлять, удалять, сохранять, обновлять, редактировать данные.
Просмотреть всю информацию можно будет, открыв нужную таблицу.
База данных учета канцелярских товаров будет содержать следующие
таблицы:
а) заказ;
б) клиент;
в) поставщик;





г) покупка;
д) брак;
е) товар.
Исходные данные о складе канцелярских товаров: склад располагается
в одном помещении. У склада есть поставщики, осуществляющие поставку
товаров. Так же на складе есть свой штат сотрудников: менеджеры,
бухгалтер, кладовщики, грузчики - водители. При покупке товара, клиент
получает чек с указанием товара и его стоимости, на основании которого со
склада ему сразу отгружают необходимый товар. Если товар отсутствует на
складе, то работник склада выписывает отсутствующие товары и на
основании этих данных составляет заявку на имя фирмы, которая поставляет
товар.

1.2 Обзор программных и инструментальных средств

Самыми тяжелыми этапами разработки информационных систем
являются этапы анализа и проектирования, в процессе которых CASE-
средства обеспечивают качество принимаемых технических решений и
подготовку проектной документации. Также основную роль играют методы
визуального представления информации. Это предполагает построение

структурных

или иных диаграмм в реальном масштабе времени,

использование многообразной цветовой палитры, сквозную проверку
синтаксических правил. Для облегчения работы разработчиков используются
графические средства моделирования предметной области, они позволяют в
наглядном виде изучать существующую информационную систему,
перестроить ее в соответствии с поставленными целями и имеющимися
ограничениями.
Для разработки нашей базы данных мы будем
использовать
программное средство под названием «Microsoft SQL Server 2008».
Существует
множество причин, по которым SQL Server, система,
включающая в себя Database Engine, сервисы анализа (Analysis Services),
сервисы отчетов (Reporting Services) и сервисы интеграции (Integration
Services), является лучшим выборомдля широкого спектра конечных
пользователей программистов баз данных, создающих бизнес-приложения.
SQL Server является, несомненно, лучшей системой для операционных
систем Windows, по причине тесной интеграции с этим системами.
Поскольку количество установленных систем Windows огромно и
по- прежнему продолжает быстро расти, SQL Server является широко
используемой системой.
Database Engine В качестве компонента системы реляционной базы
данных является самой простой в использовании системой баз данных. В
дополнение к популярному интерфейсу Microsoft предоставляет некоторое
количество различных инструментов, помогающих создавать объекты баз
данных, настраивать приложения баз данных и управлять задачами
системного администрирования....