Экономика | Бастапқы құжаттар

Мазмұны
Кіріспе
1-тарау. Бастапқы құжаттар
1.1. Бастапқы құжаттар және бұлардың мазмұны
1.2. Бастапқы құжаттарды классификациялау
1.3 Құжаттарды стандарттау мен үйлестіру
2-тарау. Құжаттарды бухгалтерлік өңдеу
2.1. Шаруашылық фактілерін құжаттау және құжатайналысы
2.2. Есеп регистрлары
Қорытынды
Пайдаланылған әдебиеттер
Кіріспе
Бухгалтерлік есеп әр түрлі сенімділік дәрежесіндегі көптеген мәліметтер қалыптастырады. Барлық шашыранды мәліметтер жүйеленуі және топтастырылуы керек. Толықтылық принципіне сай барлық шаруашылық фактілері толығымен бастапқы құжатттар негізінде бухгалтерлік есеп счеттарына үздіксіз жазылады. Бастапқы құжаттар есептік жазуларды негіздеудің құралы ретінде міндет атқарады. Өз мәнінде рәсімделген құжаттардағы мәліметтер шаруашылық фактілерінің заңдылығы мен сенімділігін көрсетеді.
Бастапқы құжаттар шаруашылық қызметіне жетекшілік ету мен басқару үшінде қажет. Бұлар аркылы басқарушылардың берген тапсырмалары орындаушыларға жеткізіледі. Мысалға, цехтардың қойған талабы қоймадан босатылған материалдар есебіне, кассалық шығыс ордер кассадан төленген нақты ақшаның есебіне, қоюшылардың жөнелткен тауарлары жөніндегі счет-фактурасы есеп айырысу шотынан ақша қаражатының аударылуы есебіне негіз болып, мұндағы құжаттар өздерінің орындаушыльщ міндетін атқарады.
Бухгалтерлік бастапқы құжаттар негізінде орын алған шаруашылық фактілерінің дұрыстығы тексеріледі. Сонымен қатар шаруашылық қызметінің ағымдағы барысы талданып, жіберілген қагелер мен есеп жүргізу тәртібін бұзушылықтьщ себеп-салдары анықталады. Яғни бухгалтерлік құжаттар тексеру мен талдау қызметі функцияларын орындайды.
Бухгалтерлік есеп құжаттары экономикалық және заңды ақпараттар қалыптастырудан тұрады.Құжаттардың экономикалық тұрғыда танылуы - байқалған шаруашылық фактілері мазмүнын ең әуелі бастапқы құжаттарға жазып, мұндағы цифрларды тиісті бухгалтерлік есеп регистрларына тіркеу арқылы қалыптасады.
Орындалған шаруашылық фактілері материалдык объекті түрінде дәлелді мәліметтер алуды қамтамасыз етеді және құжаттар мазмұны заңды тұрғыда танылады.
Сонымен шаруашылық жүргізу фактісінің алғы шарты құжаттау болып табылады. Бухгалтерлік есеп счеттарын жүргізу үшін арнайы модельденген үлгідегі бастапқы құжаттарға шаруашылық операцияларының көрсеткіштері міндетті түрде жазылады. Құжаттарға жазылған мәліметтер мен ақпараттар логикалық іс-әрекетке жауап беретіндей тіркеліп, тек ақиқат операцияларды көрсетуі керек.
Ұйымдар қызметі өрісінде нақтылы орындалған іс-әрекеттер мен экономикалық қатынастарды құжаттарға түсіріп жазу бухгалтерлік есеп жүйесінің негізін құрайды. Яғни бухгалтерлік есеп жүргізу құжаттардан қана туындайды. Құжаттарға түспеген жазулар - жоқ жазулар. Қүжаттау процесіне сүйене отырып, ұйымдар мен жеке түлғалар арасындағы заңды қатынастарды ажыратуға болады.
1-тарау. Бастапқы құжаттар
1.1. Бастапқы құжаттар және бұлардың мазмұны
Бастапқы құжаттар деп — заңды мағынасы бар шаруашылық фактілерініц мазмұнын арнайы үлгідегі қағаздарға рәсімдеп жазу мен куәландыруды айтамыз.
Орындаушы бухгалтерлер: «құжат жоқ болса, жазу да болмайды» - деген қағиданы есте сақтауы керек. Бастапқы құжаттарды сапалы рәсімделуінің негізінде бухгалтерлік есеп жүйесінің сапалылығы да сипатталады. Яғни шаруашылық фактілерінің мазмұны бастапкы құжаттарға аса жоғары санадағы ұқыптылықпен, толық және дәлме-дәл жазылып, құжаттардың дер кезділік қасиеті мен анықтығы, сондай-ақ арнайы үлгідегі бастапқы құжаттар жасау талабы толығымен іске асырылуы керек.
Қандай да болмасын құжаттардың өзіне тән заң актілерімен және арнайы ережелермен белгіленген деректері (реквизиттері) болады. Реквизит латын сөзі. Бұл сөз «қажетті» деген ұғым береді. Реквизиттер барлық құжаттарға түсірілуі керек. Құжаттардың деректері мен мәліметтері арнайы мақсаттарға қарай толтырылады. Қүжаттар үлгісін пайдаланып, мұның деректерін толтырушы адамдар заң алдында, осы ұйымның қабылдаған өз ережесін және құжат айналысын бүзбау үшін жауапты болады. Құжаттардың деректеріне (реквизит) мыналар жатады:
- құжаттардың аталуы және құжат үлгісінің коды;
- құжатарды рәсімдеген күн;
- шаруашылық фактісінің мазмұны;
- шаруашылық фактісін сандық және сапалық бақалаудағы өлшеу бірлігі;
- орындалған фактіге жауап берушілердің аты-жөні, бұлардың қойған қолы, ұйымның аталуы.
Құжаттардың аталуы (мысалға, акт, материалдар алудың талабы, кассалық шығыс ордер т.б.) орындалатын шаруашылық фактісінің сипатын көрсетіп, құжаттаудың дәлелділік қасиетін көрсетеді.
Құжаттардың рәсімделген күні - біртекті шаруашылық операциялары қайталанып отыратындықтан құжат рәсімделген күннің тексерушілік және ақпараттық мағынасы болады. Құжаттарға, бұлардың рәсімделген күнін қою арқылы бір құжаттың екінші рет немесе тағы да пайдаланбауы қадағаланады.
Сандық және сапалық өлшеу арқылы шаруашылык фактілері мәліметтерін басқа да фактілерден ажыратып қарап, әрбір факті өз нышанына қарай тіркеледі.
Шаруашылық фактілерінің мазмұны тиісті бастапқы құжаттарға дұрыс және толық жазылып рәсімделеді және мұндағы мәліметтердің дәлдігі осы фактінің орындалуына жауапты адамдардың қойған қолдарымен расталады. Қол коюға құқысы бар жауапгы адамдар тізімін осы ұйымның бас бухгалтерінің қатысуымен ұйым жетекшісі бекітеді. Бастапқы құжаттарға жазылатын жазулар сиямен химиялық қаламдармен, жазу машиналары және ЭЕМ қолдану арқылы жазылады. Қандай да болмасын бастапқы құжаттарға жазылған жазулар таза, түзу және мұқият жазылып, құжаттағы қажетті деректер (реквизиттер) толығымен толтырылуы керек. Құжат деректері толық толтырылмаған немесе қате толтырылып, бұрмаланған жағдайда, мұндай құжаттардың заңдылық күші болмайды. Сонымен қатар, шаруашылық операцияларын жүргізуге байланысты мәліметтер негізсіз жағдайда қалады.
Бухгалтерлік есеп счетттарын жүргізу үрдісінде басқа да ақпараттар ағынын тасымалдаушы құралдар қолданылады. Мысалға, бастапқы құжат қайта өңделіп, автоматтттандыру және машиналық тасымалдау жүйесіне түсірілуі мүмкін. Қазіргі заманғы компьютерлік технологияның есеп жүйесінде кеңінен қолданылуына байланысты магнитттік дискілер, ленталар, перфоленталар, т.с.с. есеп құралдары ресми құжаттар қатарында қолданылатын болды.
Бухгалтерлік есеп тәжірибесінде аса жоғары бағаланатын құжаттар бір ғана дана болып жасалынады. Мысалға, ұйым кассасына кіріске алынатын ақша қаражаттарына арналған «кіріс-ордерін» бірнеше рет қайталап жазып ақшаны, қайталап кіріске алуға болмайды. Егер әр құжат тиісті масатқа ғана арналып, әрбір көшірмеге орындаушылардың қолдары қойылып, әрбір дана құжат өз қызметі мен атқаратын міндетіне қарай рәсімделген жағдайда, әрбір дана құжат, көшірме емес, түбіртекті құжат болып есептелінеді. Мысалға, сатылатын тауарларға екі дана накладной қағазы жазылып, бірінші данасы жөнелтілген тауарлармен бірге сатып алушыға жіберіледі, ал екінші данасы тауар сатушы ұйымда қалады. Егер заңдылық жағынан қарағанда қүжатттарға жазылатын жазулар тек қана бір дана (алғанщы) жазулар болып танылса, экономикалық жағынан қарағанда құжаттар бірнеше дана болып қаралуы да мүмкін. Қандай жағдайда болмасын құжаттарға жазылатын жазулар шындық пен дұрысгықты ғана көрсетуі керек.
Бастапқы құжаттарды рәсімдеу барысында жіберілген қателер төмендегі әдістерді қолдану арқылы түзетіледі:
1) Қолмен жазылған құжаттарда жіберілген қате (банктік және кассалық құжаттардан басқа құжаттардағы қателер) жазу бір сызықпен сызылып, қате жазудың жоғары жолына (үстіне) түзетілген сомалар немесе дұрыс текст жазылады. Бастапқы құжаттағы түзетілген қате «Түзетілді» сөзін жазу арқылы, осы құжатты рәсімдеуші жауапты адамның қойған қолымен расталады. Банктік және кассалық қүжаттарды ешқандай әдістермен түзетуге болмайды.
2) Шаруашылық фактілері маңызын толық және сенімді орындап бастапқы құжаттарды қолдану үшін Қазақстан Республикасы «Бухгалтерлік есеп және қаржылық қорытынды жөніндегі» Заңның 3 тармағының 6-1 бабына сәйкес ҚР қаржы министрлігінің 19 наурыз 2004 жылғы № 128-ші бұйрығымен бастапқы құжаттардың типтік үлгісі бекітілді.
3) Қазіргі кезеңде еліміздегі барлык ұйымдар бастапқы құжаттардың типтік үлгісін кеңінен қолданып келеді. Бухгалтерлік есеп жүйесінде қолданылатын бастапқы құжаттар үлгісін дұрыс рәсімдеу мен құжаттарға жазылған мәліметтерді тексеру және бұларға жазылған мәліметтерді зерделеп отыру әрбір орындаушы бухгалтерлердің кәсіби білімділігіне байланысты.
Шаруашылық фактілерін қүжаттау үйымдардың бухгалтериясында ішкі және сыртқы аудит қызметін жүргізуге, қаржы-шаруашылық қызметін талдауға, сондай-ақ материалды-жауапты адамдар жұмысын бақылауға, активтер, капитал және есеп айырысу тәртібі қозғалыстарына негіз болады.
1.2. Бастапқы құжаттарды классификациялау
Ұйымдарда экономикалық мазмұны мен үлгі пішіміне қарай көптеген бастапқы құжаттар қолданылады. Бухгалтерлік есеп жүйесінде қолданылатын бастапқы құжаттардың атқаратын міндетін, бұларды рәсімдеудің жолдарын, құжаттарды өңдеу әдістерін білуіміз керек. Бухгалтерлік есеп жүргізудің бастапқы кезеңін қалыптастыратын құжаттар сыртқы пішім үлгісіне, атқаратын міндеті мен мазмұнына және шаруашылық фактілерін тіркеу әдістері мен ерекшеліктеріне қарай біртекті топтарға топтастырылады. Топтастыру деп - бастапқы құжаттарды біртектес нышандарына қарай классификациялауды айтамыз. Бастапқы құжаттар төмендегі нышандарға (признаки) қарай классификацияланады:
- атқаратын міндетіне;
- жинақтау дәрежесіне;
- шаруашылық фактілерін тіркеу әдісіне;
- жасалған орындарына;
- шаруашылық фактілерінің сипатына.
Атқаратын міндетіне қарай құжаттар ұйымдастыру мен әміршілік, растаушы, бухгалтерлік рәсімдеуші және қиыстырушы болып бөлінеді.
Ұйымдастыру мен әміршілік құжаттары ұйымдар қызметін жалпы басқару жұмыстарын іске асыруға арналған. Мұндай құжаттарға белгілі бір шаруашылық әрекеттерді орындау жөнінде берілген бұйрық, сондай-ақ материалды құндылықтар алуға берілген сенім хат, банктерден ақша алуға берілген чектер, төлеу-тапсырма құжаты жатады.
Ұйымдастыру мен әміршілік құжаттарын негізінен ұйымның барлық құрылымдық бөлімшелеріндегі жауапты адамдар жасайды. Есеп пен қорытынды есепті ұйымдастыру жөніндегі құжаттар реквизиттерін бухгалтерлік қызмет атқарушылар (банк чектерін т.с.с) толтырады. Қаржылық және есептесу операцияларына арналған құжаттарды қаржы бөлімі мен бухгалтерия қызметкерлері рәсімдейді. Жабдықтау мен өткізу (сату) жөніндегі құжаттарды негізінен ұйымдағы коммерциялық қызмет атқарушылар, сондай-ақ есеп қызметкерлері (материалдар жіберу талабы т.с.с.) жасайды.
Растаушы құжаттарды шаруашылық фактілерінің орындалуы мен рәсімделінуіне жауапты адамдар жасап, қолдарын қояды. Жауапты адамдар шаруашылық фактілерінің орындалғандығын растайды. Бұлар материалды құндылықтардың алынғандығы мен өз орнымен дұрыс жұмсалғандығына әрқашанда жауапты болады. Растаушы құжаттарға тауар тасымалдау накладнойлары, материалды құндылықтар алу актілері, кассалық ордерлер т.с.с. жатады. Растаушы құжаттар негізінде бухгалтерлік есеп счеттарының жазулары орындалады.
Бухгалтерлік рәсімдеуші құжаттар есеп жазуларын жүйелеу мен счеттар корреспонденциясын анықтау үшін ұйымдастыру мен әміршілік және растаушы құжаттар негізінде рәсімделеді. Мұндай құжататр әміршілік етуші және растаушы құжаттардың қосымшасы түрінде танылып, мұндай құжаттардың жеке мағынасы болмайды. Егер атқарушы бухгалтер басшылыққа алынатын нұсқаулар мен ережелерге сай, мысалға негізгі құралдарға амотизация есептеу, әлеуметтік сақтандыру жөнінде анықтамалар мен есептеулер жасаған жағдайда бухгалтерлік рәсімдеуші құжаттар жеке мағынада болады.
Қиыстырушы құжаттар әртүрлі құжаттар нышанынан құралады. Мысалы: 1) әміршілік және растаушы (еңбек ақы төлеудің есептесу-төлеу ведомостысынан), растаушы және бухгалтерлік рәсімдеуші (аванстық есеп), әміршілік, растаушы және бухгалтерлік рәсімдеуші (кассаның шығыс ордері); 2) кассаның шығыс ордерінде ақшаның төленуі жөніндегі әмірлік (әмірлік етушінің қойған қолы), ақшаның төленгендігі женіндегі кассирдің және ақшаны алғандығы жөніндегі алушының қойған қолдары, сондай-ақ осы операцияның мазмұнын тиісті счеттарға жазу жөніндегі счеттар корреспонденциясы көрсетіледі. Бухгалтерлік есеп жүргізу тәжірибесшде қиыстырушы құжаттар негізінен құжаттарды өңдеу жолдарын жеңілдетуге және құжаттар саны мен есеп шығындарын барынша қысқартуға бағыталған.
Жинақтау дәрежесіне (жасау тәртібіне) қарай құжаттар бастапқыдағы бірінші кезеңдегі рәсімдеу және екінші кезеңдегі жинастырушы құжаттарға бөлінеді. Бастапқы рәсімдеу құжаттары шаруашылық фактілерінің орындалған сәтінде (қабылдау актілері, счет-фактуралар, тауар тасымалдау накладнойлар, шығыс накладнойлар, кассалық ордерлер т.б.) рәсімделеді. Екінші (жинастырушы) құжаттарда бастапқы құжаттардағы мәліметтер жинастырылады. Мысалы, кіріс және шығыс құжаттарының негізінде қойма меңгерушісінің жасаған материалдық есебі (отчеты); жол жүру белеті, қонақ үйге төлеген ақшаның түбіртегі т.б. негізінде тапсырған жауапты адамның аванстық есебі (отчеты) екінші жинастырушы құжаттарға жатады.
Шаруашылық фактілерін тіркеу әдісіне қарай құжаттар бір реттік және жинақтаушы1 құжаттар болып бөлінген.
Бір реткі құжаттар шаруашылық фактісінің бір-ақ рет орындалғандығына (кіріс және шығыс ордерлер, материалдардың берілуіне қойылған талап және басқалар) арналған.
Жинақтаушы құжаттар біртектес бірнеше операциялар мен әр кезеңде (аптада, онкүндікте, ай ішінде) бірнеше рет мазмұны жағынан қайталанып отыратын шаруашылық фактілерін (мысалға жұмыс наряды, шектеп алу картасы т.с.с.) жинақтауға арналған.
Жинақтаушы құжаттардың мысалына бухгалтерияда жүргізілетін тіркеу жорналын алуға да болады. Бухгалтериядағы тіркеу жорналына біртектес көптеген операциялардық мазмұны сабақтастық жолмен тізбеленіп жазылады. Белгіленген есепті кезенің аяқталуына қарай тіркеу жорналындағы мәліметттер жинағы бухгалтерлік есеп счеттарына ауыстырылып жазылады.
Жасалған орындарына қарай құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді. Ішкі құжаттар ұйымның өзінде рәсімделіп, осы ұйымның ішінде қолданылады. Ал сыртқы құжаттар басқа заңды және жеке тұлғаларда жасалынады. Көпшілік жағдайда сыртқы құжаттарды
1 Ескерту «Жинастырушы» және «жинақтаушы» терминдерін синонимдер түрінде қарамай, бірінші термин бір мағынадағы кұжаттарды жинастыруға арналса, екінші термин әр түрлі мағынадағы құжаттарды жинақтауға арналған
осы ұйымның басқа жақтарда қызмет атқарушы сыртқы уәкілдері де жасап тапсырады. Мысалы, акциоеерлердің алған акция құжаты осы ұйым құжатының құрамында болмаса да, мұның мазмұнын атқарушы бухгалтер міндетті түрде тіркеп отырады. Ішкі құжаттарға: жол қағаздары, кіріс және шығыс ордерлері, актілер, еңбек ақы төлеу ведомостысы және басқалар жатады. Сыртқы құжаттарға: тауар тасымалдау накладнойлары, қоюшылардың счет-фактуралары, сот орындаушысының құжаттары т.с.с. жатады.
Шаруашылық фактілерініц сипатына қарай құжаттар кассалық, банктік, материалдық, есеп айырысу болып сипатталады. Сонымен қатар, құжаттар авторлық, кызметтік, жеке, стандарттық және стандарттық емес, түп нұсқалық, көшірме қүжаттар болып та сипатталады.
Құжаттар бір жолға жазылатын (белгілі бір жұмысты орындауға берілген тапсырма), көп жолдық бірнеше атаулардан тұратын (счеттар, тауар тасымалдау накладнойы) болып та ажыратылады.
1.3. Құжаттарды стандарттау мен үйлестіру
Қазақстан Республикасында осы күнгі бухгалтерлік есеп пен қорытынды есеп жүйесінің бірегейлігін жетілдіру және біртектес шаруашылық операцияларының түсініктілігін сақтау мақсатында бастапқы құжаттарды стандарттау мен үйлестіру мәселелері күн тәртібінен түспейтін мәселелер қатарында қаралған. Стандарттау өрісінде құжаттардың атқаратын міндеті мүның ішкі және сыртқы оңтайлы үлгі пішімі және бұларды икемді жасау мен жетілдіру талабы қаралған.
Әр түрлі ұйымдарда іске асырылатын операцияларға тән бастапқы құжаттарды рәсімдеу мен өңдеу, бұларға жазылатын мәліметтердің қарапайымдылығы мен түсініктілігін қамтамасыз ету, біртектес шаруашылық операцияларының маңызын бір ұғым мен үлгі пішімге салу мақсатында құжаттарды орталықтандырылған түрде - жасауды үйлестіру деп атаймыз. Осы шараларды орындау нәтижесшде ұйымдардың барлық түрлерінде қолданылатын типтік құжаттар (кассалық, банктік т.с.с.) туындайды. Типтік құжатттарды қатаң түрде тұрақты бір үлгі мен өлшемге (размер) салуды (келтіруді) - стандарттау деп атаймыз. Қажет деп табылған жағдайда, ұйымдар, үйлестірілген құжаттар үлгісіне қосымша реквизиттер мен өзгертулер енгізуіне (кассалық және банктік операцияларға арналған құжаттардан басқасына) болады. Мұндай жағдайда құжаттар үлгісіндегі бастапқыда қойылған реквизиттер өзгеріссіз қалуы керек. Құжаттарды, пішім үлгісіне енгізілген қосымша өзгерістер ішкі ұйымдық әмірлік құжаттармен рәсімделуі керек.
2-тарау. Құжаттарды бухгалтерлік өңдеу
2.1. Шаруашылық фактілерін құжаттау және құжатайналысы
Ұйымдар қызметіндегі жекелеген шаруашылық фактілері мазмұнын құжаттау процесімен расталады. Ұйымдар өрісінде орын алған операциялар мазмұнын тиісті құжаттарда рәсімдеп көрсетуді шаруашылық операцияларын құжаттау процесі деп атаймыз. Сенімді мәліметтер көрсетілген бастапқы құжаттар есеп регистрларына жазудың негізі болып табылады.
Құжаттар қозғалысының қолайлы (оптималды) жүйесін қалыптастырмай тұрып, ұйымдарға тән бухгалтерлік есептің сапалы, жақсы және тиімді бағытын ұйымдастыру мүмкін емес.
Құжаттардың пайда болуынан бастап (алынуы), бұларды өңдеп, есеп жүйесінде көрсеткеннен кейін мұрағатқа (архивке) тапсыруды құжатайналысы дейміз.
Бухгалтерлік есеп тәжрибесінде құжаттар үш түрлі ағыннан:
- басқада ұйымдардан түскен кіріс құжаттарынан;
- басқа да үйымдарға жіберілген шығыс құжаттарынан;
- осы ұйымда жасалынып ішкі қызметге пайдаланылатын ішкі құжаттардан тұрады.
Құжаттар айналысын сапалы және жауапты жасау ұйымдар қызметі мен жекелеген тұлғалардың қалыпты жағдайда жақсы жұмыстар атқаруына негіз болатын ақпараттарды дер кезінде толығымен алуды қамтамасыз етеді.
Құжатайналысы процесінің графигін ұйымның бас бухгалтері жасап, осы ұйымның басшысына бекіттіртеді. Құжатайналысының графигі ұйымдағы тиімді құжатайналысын көрсететін әрбір жекелеген бастапқы құжаттарды жасаушы бөлімшелер мен жауапты адамдардың санынан, құжаттарды бухгалтерия тапсыру мерзімін көрсетуден тұрады. Мұндай график ұйымдардағы есеп жүйесінің сапасын жақсартуға, бухгалтерияның...